Sådan skriver du en kondolence-e-mail på arbejdet (med skabeloner)

Når en kollega oplever et tab, kan din tankevækkende støtte være en følelse af stor trøst for dem. Men at udtrykke din medfølelse via e-mail kan være ret svært. I stedet for at trøste dem, kan du ende med at volde din kollega endnu mere nød ved et uheld at sige noget forkert.

Det er derfor, du skal vide, hvordan du skriver en professionel kondolence-e-mail på arbejdet. Læs videre for at lære, hvad du må og ikke må, ved at tilbyde trøst via e-mail. Vi har også inkluderet forskellige kondolence-e-mail-skabeloner, som du kan bruge til at udtrykke din sympati.

Ting at gøre, når du skriver en kondolence-e-mail

Her er nogle ting, du bør gøre, når du skriver en kondolence-e-mail:

En passende emnelinje

Start e-mailen med en passende emnelinje. Du kan bruge sætninger som "Beklager dit tab", "Mine kondolencer", "Mine sympatier" eller "Ked af at høre om dit tab."

Målet er at skrive noget kortfattet og præcist, så din kollega med det samme kender formålet med e-mailen. De kan derefter beslutte, om de vil åbne den eller ej.

Kom lige til sagen

Når det kommer til professionelle rammer, er der nogle almindelige fejl at undgå i dine e-mail-åbningslinjer. Så gå aldrig af sporet og tal om ikke-relaterede ting, især når du skriver professionelle kondolence-e-mails.

Du skal forstå, at din kollega sørger, så du bør ikke spilde deres tid med unødvendigt lange e-mails. Kom lige til sagen ved at sige noget som: "Jeg har hørt om dit tab, og jeg kondolerer med mine dybeste." eller bare: "Jeg er meget ked af dit tab."

Gør det personligt

Hvis du ved, hvilket forhold din kollega havde til den afdøde, kan du overveje at inkludere disse oplysninger for at få e-mailen til at lyde mere personlig. Et eksempel kunne være: "Jeg er virkelig ked af, at din bror er gået bort."

Hvis du personligt kender den person, der døde, kan du overveje at inkludere et fælles minde om vedkommende i kondolence-e-mailen. Dette vil ikke kun ære deres minde, men også vise din støtte til de efterladte.

Tilbyd din støtte

I det sidste afsnit af din kondolence-e-mail skal du sørge for at tilbyde din kollega din støtte. Fortæl dem, at du altid vil være der for dem, og de har din fulde støtte i denne hårde tid. På denne måde vil din kollega ikke føle sig alene i deres sorgproces.

Endnu vigtigere, vær klar til at tilbyde din støtte, hvis din kollega beder om det, uanset om det er i form af et hurtigt opkald eller et personligt besøg. Men selvom de ikke har brug for hjælp i øjeblikket, vil din kollega helt sikkert sætte pris på gestus.

Du kan derefter afslutte e-mailen med en professionel signatur, da det er en af ​​de top email etikette for at gøre det. Det får dig ikke kun til at se mere professionel ud, men hjælper også modtageren med at kontakte dig, hvis det er nødvendigt.

Ting, du skal undgå, når du skriver en kondolence-e-mail

Her er et par ting, du for enhver pris bør undgå, når du skriver en kondolence-e-mail i et professionelt miljø:

En afslappet hilsen

Når det kommer til professionelle e-mails, er tommelfingerreglen at styre væk fra tilfældige hilsener. Dette er især vigtigt, når det kommer til e-mails med kondolence.

Der er forskellige professionelle hilsener, du kan bruge i stedet, såsom "Hilsen", "Kære hr/fru" eller en simpel "Hr./Fru" før navnet på din kollega. Du kan bruge et "Hej", hvis den efterladte er en nær arbejdsven. Men alt mere afslappet kan virke uhøfligt.

Antager religiøse overbevisninger

At antage din kollegas religiøse overbevisning og inkorporere religiøse kondolencer i din e-mail baseret på disse antagelser er aldrig en god idé. Din kollega kan finde dette upassende eller direkte respektløst.

Men hvis du er tæt på de efterladte og virkelig tror på, at det vil trøste dem, hvis du nævner et velkendt religiøst ordsprog, kan du gøre det. Men sørg for, at det er kort, og at ordene er indrammet korrekt.

At give uopfordrede råd og sammenligne deres tab med dit eget

Mange mennesker begår den fejl at give uopfordret rådgivning, når de kondolerer. Du skal forstå, at hvis det er nødvendigt, vil en person bede om råd på egen hånd. Så hold dig væk fra at sige ting som: "Prøv at blive beskæftiget for at holde dit sind væk fra denne tragedie."

Ydermere ønsker ingen, at deres sorg bliver ugyldiggjort eller sammenlignet med andres. Så sørg for at undgå at skabe paralleller mellem tabet af dine kolleger og dine egne.

Kondolence e-mail skabeloner

Her er nogle kondolence-e-mail-skabeloner, du kan bruge til at hjælpe dig med at vise din støtte til en kollega. Du kan også oprette:

Skabelon 1:

Emnelinje: Min medfølelse

Hej [kollegas navn],

Jeg er dybt ked af at høre om dit tab. Jeg vil gerne udtrykke min dybeste medfølelse. [Afdødes navn] var en fantastisk person, og jeg husker dem med glæde fra dengang, vi mødtes [Oplys, da du mødte den afdøde].

Jeg vil have dig til at vide, at jeg er her for dig, hvis du har brug for noget.

Venlig hilsen,

[Dit navn]

Læs mere

Skabelon 2:

Emnelinje: Jeg er ked af dit tab.

Hej [kollegas navn],

Jeg hørte om det nylige tab i din familie. Modtag venligst min dybeste medfølelse. Jeg håber, at du finder trøst i de gode minder, du delte med dem. [Indsæt det fælles gode minde] er stadig et af mine bedste minder med dem, som jeg værner meget om.

Hvis du har brug for noget eller vil have nogen at tale med, skal du vide, at jeg kun er et opkald væk.

Med venlig hilsen

[Dit navn]

Læs mere

Skabelon 3:

Emnelinje: Min medfølelse.

Kære [kollegas navn],

Jeg er dybt ked af at høre, at [afdødes navn] er gået bort. Jeg håber, at du har al den støtte, du behøver for at komme igennem denne svære tid. Kontakt venligst, hvis du overhovedet har brug for noget.

Venlig hilsen,

[Dit navn]

Læs mere

Professionelle kondolence-e-mails kan styrke arbejdsforhold

Dette er, hvad du må og ikke må, ved at skrive en professionel kondolence-e-mail sammen med nogle skabeloner til at hjælpe dig. Start din e-mail med en kortfattet emnelinje og brug en professionel hilsen.

Glem ikke at holde e-mailen kort, udtrykke din medfølelse og vise din støtte. Sørg også for at læse din e-mail igen, før du trykker på "send", for at sikre, at du ikke ved et uheld siger noget, der gør tingene værre.