Microsoft Outlook er alles foretrukne e-mail-klient. Det er nemt at bruge med masser af produktivitetsforbedrende funktioner, der regelmæssigt bruges i en virksomhedsindstilling. Du udfører ofte handlinger gentagne gange i løbet af dagen i Outlook.
Heldigvis har Microsoft inkluderet en smart produktivitetsforøgende funktion kaldet Quick Steps for at hjælpe med at automatisere en række trin. Læs videre, mens vi fortæller, hvad Quick Steps er, og hvordan du kan få mest muligt ud af det for at blive mere produktiv i Outlook.
Hvad er hurtige trin i Microsoft Outlook?
Quick Steps er en letanvendelig produktivitetsfunktion, der er tilgængelig i Outlook 2013 og fremefter. Det gør det muligt at automatisere en række af flere gentagne handlinger hurtigt. Automatisering af disse opgaver har den ekstra fordel, at det gør det nemmere at administrere adskillige postkasser på én gang, samtidig med at du sparer værdifulde mængder af tid dagligt.
Du kan bruge Hurtige trin til forskellige scenarier. En hverdagsbrug kan være automatisk at flytte en e-mail til en specifik mappe samtidig
videresende en e-mail til en kollega og markere det som afgørende med blot et enkelt klik.Som standard giver Microsoft Outlook dig nogle almindeligt anvendte hurtige handlinger. Du kan bruge dem som de er eller tilpasse standard hurtige trin efter dine behov. Hvis det ikke er nok, kan du oprette et brugerdefineret Quick Step for at forbedre din rutinemæssige arbejdsgang.
Brug af standard hurtige trin i Microsoft Outlook
På Microsoft Outlook kan du nemt bruge standard hurtige trin på farten. Der er fire foruddefinerede hurtige trin i Outlook (som en del af Office 365): Flyt til, Til Manager, Team-e-mail, og Svar & Slet.
Du skal konfigurere disse med de korrekte modtager-e-mailadresser og foretrukne mapper, før du kan bruge dem første gang. For at bruge Flytte til Hurtigt trin, følg nedenstående trin:
- Fra Hjem fanen, klik på Flytte til fra Hurtige trin afsnit.
- I den Første gangs opsætning dialogboks, vælg den mappe, som du vil flytte e-mails til, og omdøb Quick Step, hvis det kræves.
- Klik på Gemme, og du er klar til at flytte e-mails hurtigt.
- Vælg den e-mail, du vil flytte til en anden mappe, og klik på det gemte hurtige trin fra Hjem fanen. Outlook flytter e-mailen direkte til den konfigurerede mappe.
Du kan konfigurere de andre standard hurtige trin på lignende måde. Du kan også være interesseret i at lære hvordan du arkiverer dine e-mails i Microsoft Outlook på din computer.
Sådan opretter du et brugerdefineret hurtigt trin i Microsoft Outlook
Hvis du finder ud af, at standard-hurtige trin ikke kan passe til din arbejdsgang, kan du nemt oprette et tilpasset hurtig trin. Det kan blot være en simpel handling, såsom at slette eller videresende en e-mail, eller en række handlinger, såsom at videresende en e-mail til en kollega og derefter flytte den til en dedikeret mappe.
Når du er konfigureret, kan du automatisere disse stringente opgaver med blot et enkelt klik. For dette eksempel vil vi oprette et brugerdefineret Quick Step i Microsoft Outlook, der:
- Flytter en e-mail til en anden mappe
- Markerer e-mailen som ulæst
- Videresender e-mailen til en kollega
- Markerer e-mailen som vigtig
Sådan sætter vi det op:
- Vælg Lav ny mulighed fra Hurtige trin fanegruppe under Hjem.
- Giv dit Quick Step et navn under Navn felt (vi giver det et navn Demo).
- Fra rullemenuen under Handlinger sektion, vælg først Flyt til folder og vil vælge destinationsmappen.
- Klik på Tilføj handling knappen og vælg Marker som ulæst.
- Klik igen Tilføj handling for at konfigurere videresendelse af e-mail og vælge Frem.
- I den Til… indtast den e-mailadresse, som du vil videresende e-mailen til, eller vælg en fra din adressebog.
- Til sidst klikker vi videre Tilføj handling at inkludere flagstatus.
- Eventuelt kan du også opsætte en Genvejstast fra rullemenuen.
- Når du er klar, skal du klikke på Afslut.
- Du kan bruge dit brugerdefinerede Quick Step fra Hurtige trin sektion eller den konfigurerede genvejstast.
Microsoft Outlook er lige så produktivt som nogensinde
Hurtige trin i Microsoft Outlook er et vidnesbyrd om Outlooks ry som en professionel e-mail-klient, der gør rutinearbejde nemt. Hvis du nogensinde overvejer at skifte fra Microsoft Outlook, kan du blive positivt overrasket over funktionerne i andre e-mail-klienter.