Når du sender en fil, er det bedre at sende den i mindst to formater for at sikre, at modtageren kan åbne den. Hvis du har oprettet et Excel-regneark, bør du tilføje en PDF-fil til den e-mail, da det er et af de mest almindelige filformater.
Ved hjælp af Excels indbyggede værktøjer kan du gemme dit regneark som en PDF-fil eller endda dele det via e-mail. Du kan også bruge et onlineværktøj til at konvertere dine Excel-filer til PDF. I denne artikel vil vi se nærmere på hver metode.
Forbered regnearket
Når du konverterer en Excel-fil til en PDF, kan du ende med manglende information, unødvendige tomme celler eller underlige tabeller. For at undgå det, brug Sidelayout værktøjer til at indstille udskriftsområdet, vælge sideretningen eller tilføje sideskift.
Hvis du planlægger at sende filen til en kollega, kan det være umagen værd at tage sig tid og organisere dine Excel-regneark, så du får pæne PDF-filer.
1. Gem filen som en PDF
Hvis du vil konvertere en Excel-fil til en PDF, er dette den nemmeste metode, du kan bruge. I Excel skal du åbne
Fil menu, klik Gem som, og vælg en placering. Åbn rullemenuen og vælg PDF(*.pdf) mulighed. Klik derefter Gemme.I vinduet Gem som skal du klikke på Muligheder knap. Du kan vælge, om du kun vil gemme det aktive ark eller hele projektmappen, sideintervallet, og hvilke oplysninger Excel skal indeholde, når filen gemmes.
Bemærk: Før du gemmer filen, fjern eventuelle tomme rækker i dit Excel-regneark, da det kan ødelægge PDF-filens overordnede udseende.
2. Eksporter regnearket som PDF
Denne mulighed ligner den første, da du kan eksportere filen som PDF ved hjælp af Excel-værktøjer. Åbn værktøjslinjen Fil fanen. Vælg derefter Eksport og klik Opret PDF/XPS-dokument. Når du har valgt filplaceringen, skal du klikke Offentliggøre, og Excel forvandler regnearket til en PDF-fil.
Hvis du ofte har brug for at gemme Excel-regneark som PDF, kan du tilføje Udgiv som PDF eller XPS kommando til værktøjslinjen. Sådan kan du gøre det:
- Gå til Fil > Indstillinger.
- Vælg i venstre rude Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang.
- Sæt Vælg kommando fra til Alle kommandoer.
- Vælg fra kommandolisten Udgiv som PDF eller XPS og klik Tilføje.
- Klik Okay for at tilføje kommandoen.
3. Del filen som PDF
Excel giver dig også mulighed for at dele regnearket som PDF uden at skulle gemme det på din computer. Vælg Fil fanen og klik Del.
Klik på for at uploade filen til din OneDrive-konto Del med folk. Så længe du har konfigureret din OneDrive-konto, og du ikke er det løbe tør for lagerplads, bør du ikke have noget problem med at dele filen. Hvis du vil e-maile den, skal du klikke på E-mail knappen og vælg Send som PDF.
Husk, du kan bruge Send som PDF mulighed, hvis du har tilsluttet din Outlook-konto.
4. Brug en onlinekonverter
Hvis du bruger en computer, der ikke har installeret Office-pakken, kan du bruge et onlineværktøj til at konvertere Excel-regnearket til en PDF-fil. Vi anbefaler at bruge Cleverpdf.com.
For at konvertere filen skal du blot klikke på Excel til PDF flise, upload dit regneark og klik Start konvertering. Når det er gjort, kan du downloade PDF'en til din computer.
Det bedste ved Cleverpdf er, at du kan bruge det til meget mere, da det har mere end 40 pænt organiserede gratis konvertere.
Konverter Excel-filer til PDF på ingen tid
Nu ved du, hvordan du kan konvertere Excel-filer til PDF. Selvom det ikke er svært at lære, bliver det meget sværere, når en af dine kolleger beder om en PDF, og du skal hurtigt finde præcise instruktioner online.
Hvis du ønsker at øge din Excel-viden, er der flere gratis hjemmesider og kurser, du kan bruge til at blive regnearksmester.
