Når det kommer til tidsestimering og freelance projektledelse, er det vigtigste at spore dine arbejdstimer nøjagtigt. Det er vigtigt, at du kender dit projekt godt for trygt at give dine kunder et realistisk skøn over, hvor lang tid en bestemt opgave vil tage.

Når alt kommer til alt, ønsker du ikke at finde dig selv, der over- eller underopkræver dine kunder. Lad os tage et kig på nogle af de tips, du bør huske på, mens du gør det.

1. Definer dit projektomfang

Det første skridt er at sikre dig, at du har et fast greb om, hvad projektet vil indebære. Find ud af præcis hvilke opgaver, deadlines og budgetter du skal håndtere. At have en konkret forståelse af omfanget og de involverede opgaver vil hjælpe dig med at undgå unødvendige udgifter.

Pas på omfangskryb. Hvis du ikke er forsigtig, vil dit projekt sandsynligvis strække sig længere, end du oprindeligt havde forventet. Den bedste måde at undgå dette på er ved at have en Arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS) for at kortlægge alle opgaver i detaljer og effektivisere din arbejdsgang med din klient. Du kan også bruge en projektomfangsskabelon til dette formål.

instagram viewer

Hent:Smartsheet (Fås som en Excel-fil)

2. Brug en korrekt tidsvurderingsteknik

For enhver pris bør du forsøge at undgå under- og overvurdering. Mange freelancere har en tendens til at angive deres timepris, når de bestemmer værdien af ​​det udførte arbejde, men dette kan enten føre til oppustede fakturaer eller endda underpris for din tid – især hvis du ikke har taget højde for uforudsete forhold, ressourcebegrænsninger og andre faktorer. Her er nogle metoder til at estimere projekttimer nøjagtigt:

  • Ekspertvurdering: Dette er nødvendigt i tilfælde, hvor data er vanskelige eller umulige at måle, eller hvor detaljerede specifikationer ikke er nøjagtigt tilgængelige. Nøglen til at bruge denne teknik er at indhente så meget information og analyse som muligt, før du træffer en beslutning. Du bør bruge denne metode til at identificere delopgaverne og deres varighed i indsatsestimaten og tidsprognosefasen.
  • Analogt skøn: Analog estimering er en almindelig praksis, der involverer at bruge et eller flere projekter med lignende funktioner som grundlag for dit estimat. Du kan bruge tidligere erfaring, branchegennemsnit eller andre ressourcer til at hjælpe dig med denne proces. I det væsentlige bruger analog estimering historiske data fra lignende projekter for at lave et skøn.
  • Trepunktsestimat: Denne metode involverer at bestemme alle mulige scenarier (optimistiske, pessimistiske og mest sandsynlige), såvel som deres sandsynligheder for at forekomme, og derefter komme med et endeligt estimat. Det beregnes almindeligvis ved hjælp af trekantsfordelingsteknikken eller PERT beta-estimering.

Når du bruger den trekantede fordelingsmetode, kan du tage middelværdien af ​​følgende estimater – det optimistiske estimat (O), det pessimistiske estimat (P) og det mest sandsynlige estimat (M). Så den trekantede fordelingsligning vil se sådan ud:

E= (O+P+M)/3

PERT står for "Program Evaluation and Review Technique". Det er en beslutningsmodel, der hjælper grupper med at prioritere deres arbejde ved at bestemme, hvor meget tid de skal bruge til at udføre forskellige opgaver.

PERT beta distributionsmetoden er mere et vægtet gennemsnit. Det giver mere vægt til det mest sandsynlige resultat og mindre vægt til de andre resultater. Projektledere bruger almindeligvis denne metode til at estimere projektafslutningsdatoer, da den har tendens til at være mere nøjagtig.

PERT Beta-ligningen kan estimeres på følgende måde:

PERT Beta Distribution = (P + O + 4ML ) / 6

Efter vores eksempel ovenfor, lad os sige, at i tilfælde af en freelancer, der arbejder på opgave A (hvilket sker med være en kampagne på sociale medier) er det mest optimistiske skøn to uger, og det værst tænkelige scenario er ni uger. Det mest sandsynlige skøn er fire uger.

Ved at anvende PERT beta-ligningen ville det omtrentlige tidsestimat vise sig at være 4,5 uger. Ved hjælp af denne metode kan vi også tage højde for standardafvigelse i dette tilfælde for at give vores kunder en bredere gennemføringstid. For opgave A kan vi udtrykke det som nedenfor:

Standardafvigelse = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Dette svarer til 1,75 i vores eksempel. Derfor kan vi give et sandsynligt afslutningsvindue på 6,25 uger i stedet for 4,5 uger.

  • Bottom-up estimering: Den enkleste (og mest nøjagtige) metode til at beregne freelance projekttimer er bottom-up estimeringstilgangen. Denne tilgang antyder, at du starter helt fra bunden af ​​din arbejdsopdelingsstruktur, tæller alle udgifter op og derefter tilføjer efter behov.

Med denne tilgang kan du oprette nøjagtige estimater ved at starte i bunden og arbejde dig op gennem hver omkostning på dit projektomfang. Det hjælper dig med at få dækket alle omkostninger på én gang.

3. Beregn dit Fudge-forhold

Da alle freelancere ikke arbejder på samme måde, kan det være svært at måle, hvor meget tid de bruger på at arbejde på et projekt. I sådanne tilfælde kan brug af en fudge ratio-beregner hjælpe dig med at beregne nøjagtige estimater. Det hjælper dig med at se andelen af ​​tid over/undervurderet, så du kan optimere dine fakturerbare timer.

For eksempel, hvis du vurderer, at det vil tage dig fire dage at afslutte et projekt, men det tager dig kun to dage, så er dit fudge-forhold 2:1. Målet med fudge-forholdet er at bestemme, hvor hurtigt du kan bevæge dig gennem opgaver i dit projekt, og hvor meget slæk du har i din tidsplan.

4. Tag højde for ledig tid og pauser

Du tror måske, at du blot kan lægge de timer sammen, du lægger i, men det er ikke rigtig sådan, det fungerer. Feriedage og ledige tider bør indregnes i det samlede antal timer, du planlægger at arbejde.

Hvis du ikke holder pauser, ender du med at brænde ud hurtigere end forventet. Hvis du bruger samarbejdsværktøjer såsom Slack eller Todoist, bliver det vigtigt at konfigurere en ferie eller ude af kontoret når man holder fri.

Hvis du holder en fridag, bør du medregne det, mens du beregner det antal timer, du planlægger at arbejde om ugen. Hvis du har forlænget ledig tid eller en pause på arbejdet, så er det også værd at bemærke det – du skal blot tilføje en time eller to til dine samlede arbejdstimer hver uge.

Hent: Vertex42 (Fås som en Excel-fil)

5. Faktor i planlægning, beredskaber og revisioner

En af de mest almindelige fejl, freelancere begår, er ikke at tage højde for planlægningstid. Tilsvarende er beredskabsestimater nødvendige for at tage højde for uforudsete omstændigheder, der kan opstå i løbet af et projekt - for eksempel ressourcebegrænsninger.

  • Planlægning: Du skal bruge tid til at planlægge dit arbejde og sikre dig, at du får al den information, du har brug for, fra kunderne. Dette er især vigtigt, når du arbejder med kunder, der er nye i din branche, eller som aldrig har arbejdet med dig før.
  • Administration: Du skal bruge tid til administrative opgaver som at sende fakturaer eller oprette konti på sociale medier. Du kan også have brug for tid til kundeopfølgning efter projekter er afsluttet.
  • Forudsætninger/revisioner: Hvis et projekt tager længere tid end forventet, eller hvis noget går galt med et projekt, kan du få brug for ekstra tid til administrative opgaver eller tilføjelser eller revisioner.

Tidsregistrering er en fantastisk måde at få en bedre forståelse af, hvor meget tid du bruger på hvert projekt. Du kan bruge værktøjer som projekttidslinjeskabeloner eller timeseddelskabeloner og apps til tidsregistrering for at sikre, at du får korrekte data om, hvor lang tid det tager dig at udføre opgaver.

Du vil også opdage, at opsætning af et system til tidsregistrering, som f.eks Pomodoro teknik, hjælper dig med at øge produktiviteten, holde styr på dine fremskridt og sørge for, at du overholder deadlines.

7. Gennemgå dine endelige skøn

Du er færdig med dit skøn, og nu er det tid til at lave det endelige tal. En af de ting, du skal gøre her, er at gennemgå dit estimat. Kontroller, om nogen opgaver er udeladt fra estimatet. Hvis ja, skal du tilføje de ekstra timer tilbage til det endelige skøn. Ved hjælp af en række skabeloner til projektledelse kan hjælpe.

Hvis du har et estimat fra din klient, skal du gennemgå det for at sikre dig, at tallene er inden for rimelighedens grænser. Hvis der er uoverensstemmelse mellem dine to estimater, så bed dem om flere detaljer om, hvad de vil have, og hvordan de vil have det udført.

Evaluer og administrer dine fakturerbare timer nøjagtigt

Emnet projekttimer er et omstridt emne for freelancere, da hver person vil have deres egen sats (baseret på erfaring, fagekspertise, kundekrav osv.) og problemløsningsmetodologi.

Hvis du planlægger at beregne dine freelance fakturerbare timer, vil det være uvurderligt at kende disse tips og tricks. Forhåbentlig vil de spare dig tid og penge på dit næste projekt – og gøre hele processen meget mindre stressende.