Sådan reducerer du møder på arbejdspladsen ved hjælp af Tangos workflowdokumentation

Træder møder i realtid ind i din dag? Disse interaktioner kan unødigt fylde din tidsplan, når du arbejder eksternt. Selvfølgelig er nogle møder værdifulde, og vi ville aldrig argumentere andet.

Men hvis du nogensinde har nået slutningen af ​​et videoopkald og betragtet det som spild af din tid, eller endnu værre, hvis du ville have taget flere noter, vil du blive glad for at høre, at der er et alternativ: Tangos workflow-dokumentation værktøj.

Hvordan dræner møder i realtid produktiviteten?

Videokonferenceværktøjer er blevet normen i fjernarbejdskulturer. Software som Zoom, Microsoft Teams og Google Meet har været integreret i at holde distribuerede teams forbundet og engageret. Men virker de? Forskning tyder på noget andet.

Et arbejdspladsstudie,"Webcam-undersøgelsen: Udmattet eller engageret?", så på den negative virkning af at bruge videokonferencesoftware. 49 % af den amerikanske arbejdsstyrke, eller 32 millioner mennesker, har følt Zoom udbrændthed på grund af øgede møder kombineret med presset for at bruge deres webcam hele vejen igennem.

Det er heller ikke ligetil at vende tilbage til arbejdet efter et videoopkald. Formue rapporterer, at det tager 25 minutter at genoptage fokus, når et møde fragmenterer din arbejdsgang.

Og en Stanford undersøgelse afslører, at en tredjedel af arbejdstagerne ikke har det minimumsbenchmark på 90 % internetforbindelse, der kræves for at deltage i virtuelle møder i første omgang. Dette kan være stressfremkaldende for medarbejdere, der ikke kan samarbejde effektivt med deres holdkammerater.

Hvordan letter workflowdokumentation presset ved videomøder?

Du tænker måske, "hvis der bare var en anden måde." Og det er her, Tangos workflow-dokumentationsværktøj kommer i spil. Tango er en gratis Chrome-browserudvidelse, der skaber workflow-dokumentation, inklusive instruktioner og vejledninger.

Workflow-dokumentation er ikke en passende erstatning for alle virtuelle møder. Men hvis du er involveret i realtidsinteraktioner, hvor du har brug for det del din skærm under et Zoom-møde eller forklar en proces til dine holdkammerater, så er Tango et fantastisk alternativ at bruge asynkront.

Ved at bruge browserudvidelsen optager du dit skrivebordsarbejdsgang og gennemgår de nøjagtige handlinger, du skal tage. Softwaren opretter en detaljeret oversigt over disse handlinger, som du kan eksportere og dele med dit publikum. De vil gennemgå dette asynkront i deres egen tid, uden stresset ved at forsøge at planlægge et realtidsmøde med dig.

Hvilken type møder eliminerer Tango?

Tango er et glimrende alternativ til følgende typer møder:

1. Onboarding

Opret Tango workflow-dokumentation for at vise dine nyansatte, hvordan de navigerer rundt i dine systemer. Du vil give noter om alt fra at logge ind på apps for første gang til at tilpasse deres dashboard. Forvent færre børnesygdomme og en mere flydende onboarding-proces ved at have ensartet dokumentation på plads.

2. Træningsgennemgange

Tango kan også oprette intern træningsdokumentation for at opbevare en delt ressource, som dine medarbejdere kan få adgang til.

Eksempel: hvis du har brug for at lære dit team at bruge et nyt dataværktøj, så brug Tango til at lave en trin-for-trin guide. Du kan også fremvise bedste arbejdsmetoder, og hvordan du bruger opdaterede produktfunktioner.

3. Produktdemonstrationer

Hvis du har et fantastisk SaaS-produkt at dele med dine kunder, gør Tango det nemt at demonstrere præcis, hvordan du bruger det. Inkorporer denne workflow-dokumentation i casestudier og del den som en del af din præsentation.

4. Salgspladser

Hvis du udsender kolde pitches til potentielle kunder eller partnere, ved du allerede, at det er en kamp i sig selv at få modtageren til at åbne din e-mail. Men når de først læser din besked, vil de ikke være i stand til at modstå at se en hurtig demo som en del af dit pitch.

Sådan opretter du mødefri dokumentation ved hjælp af Tango

Klar til at begynde? Det første skridt er at tilmelde dig en gratis Tango-konto, og installer derefter Tango Chrome-browserudvidelsen.

1. Installer Tango Chrome-browserudvidelsen

Download Tango fra Google Chrome Webshop. Dernæst skal du fastgøre din udvidelse ved at gå til browserlinjen og klikke på Gåde stykke. Find Tango-udvidelsen, og klik på knappenålen for at gemme den i din browser.

2. Fang dit arbejdsflow med Tango

Naviger til fanen, hvor du vil begynde at optage din arbejdsgang, og klik på Tango-nålen i din browserlinje. Tryk på den store lilla knap for at begynde at fange din arbejdsgang, når du er klar, og gå derefter gennem de trin, du ønsker at optage.

Tango vil arbejde i baggrunden for at tage skærmbilleder og autogenerere beskrivelser af din arbejdsgang. Skal du foretage justeringer?

Brug workflow-controlleren i nederste venstre hjørne af din skærm til at sætte din arbejdsgang på pause og genoptage den, fuldføre den eller kassere den, hvis du er tilfreds med den første optagelse. Når du er tilfreds, skal du trykke på det grønne flueben for at fuldføre dit projekt.

3. Rediger din Tango-arbejdsgang

Fra Tango-editorskærmen kan du se din autogenererede arbejdsgang. For at give ekstra kontekst kan du prøve at tilføje tekst, oprette eller slette trin, uploade yderligere skærmbilleder eller omarrangere trinene, hvis du foretrækker det.

Er du bekymret for, at følsomme oplysninger er synlige? Opgrader til Tango Pro-udgaven for $16 om måneden, og du kan bruge begge dele Live sløring tilstand eller Slør sektion i billedredigeringsprogrammet, når du gennemgår den optagne arbejdsgang.

Har du brug for at give noget ekstra opmærksomhed? Tilføj nyttige pile eller felter ved at klikke på Anmærk.

4. Del din workflow-dokumentation

Det sidste trin i at skabe professionel workflow-dokumentation er at eksportere og dele det. Trinene er de samme, uanset om du vil distribuere det til din chef, holdkammerater eller kunder eller endda lægge det op på sociale medier eller dit websted.

Trykke Del & Eksporter i øverste højre hjørne og vælg følgende muligheder:

• Del: Tilføj en e-mail med seertilladelser (eller editor med Pro-versionen)
• Magisk kopi: Indsæt linket i Google Docs, Notion, Confluence osv. eller noget, der understøtter HTML.
• Hent: eksporter din arbejdsgang som en PDF.
• Indlejre: Kopier en offentlig indlejringskode og indsæt den i dit yndlingsværktøj.

Drej fra konference til optagelse

Næste gang du forbereder dig til et fjernmøde med videoopkald, så spørg dig selv, om du vil lede dit publikum gennem en trin-for-trin-proces. Hvis dette er tilfældet, vil du drage fordel af at oprette workflowdokumentation i stedet for at forsøge at forklare dine handlinger i et liveopkald.

Brug Tango som et væsentligt asynkront kommunikationsværktøj i dit produktivitetsarsenal til at fange din arbejdsgang og distribuere efter behov.

De 4 bedste asynkrone videokommunikationsværktøjer til fjernhold

Læs Næste