6 avancerede Microsoft Excel-funktioner, du skal kende

Selvom Microsoft Excel har eksisteret i længst tid, har det masser af funktioner, som du sandsynligvis ikke ved noget om. Selv Microsoft-eksperter kan fortælle dig, at hver dag er en lærerig dag med Excel.

Så hvad er nogle af disse vidunderlige avancerede funktioner, som du har gået glip af? I denne artikel vil vi udforske seks avancerede Excel-funktioner, du skal kende, og hvordan de kan hjælpe med at øge din produktivitet.

1. Fuzzy Matching

Fuzzy matching er en Microsoft Excel produktivitetsfunktion der giver dig mulighed for at tjekke relaterede elementer på tværs af forskellige lister og flette dem, hvis de er omtrent ens.

For eksempel, hvis du udfører en undersøgelse, og nogle poster har skrivefejl, vil et fuzzy match tælle dem sammen med de korrekt stavede indtastninger, så længe stavemåden forbliver så tæt som muligt på den rigtige en.

Relaterede: Sådan laver du et mindmap i Excel

For at gøre dine indtastninger endnu mere nøjagtige, kan du indstille dit foretrukne niveau af Similarity Threshold til dit fuzzy match. Du skal dog vide, at fuzzy matching-funktionen kun fungerer på tekstkolonner. Sådan får du dit fuzzy match-up:

1. Først skal du sørge for, at du har Fuzzy Lookup installeret og aktiveret på Excel.
2. Det næste trin er at omdanne din liste til en tabel. Det opnår du ved at fremhæve din liste og trykke på Ctrl + T.
3. Når du har gjort dette, vil du se Fuzzy Lookup Tool vises på proceslinjen.
4. Vælg nu, hvilken af ​​de konverterede tabeller du vil sammenligne.
5. Du vil derefter se en pop-up, der beder dig om at vælge Lighedstærskel du vil have til sammenligningen - en tærskel på 0,85 er ikke så slemt.
6. Til sidst skal du vælge en celle, hvor Fuzzy opslagstabel vil blive indsat, og klik Gå på den Opslagsværktøj for at fuldføre din sammenligning.

2. Nyt vindue og arrangere

Hvis dit arbejde kræver, at du håndterer flere arbejdsark, så er dette en funktion, du vil finde nyttig. Microsoft Excel giver dig mulighed for at åbne forskellige vinduer og arrangere dem som du ønsker for nem adgang.

Med alle de faner, du har brug for, åbne, og efter din mening kan du spare dig selv for tid og besvær med at blande flere vinduer. Det vil også bidrage langt med at minimere fejl og forvirring.

Relaterede: Sådan ombrydes tekst i Excel

For at bruge arrangementsfunktionen skal du følge disse trin:

1. Åbn dine ønskede projektmapper, og klik derefter på de arbejdsark, du vil åbne.
2. Klik på Udsigt fanen, så Arranger alle.
3. Vælg den mulighed, der passer dig bedst, i den dialogboks, der vises.
4. Klik Okay.

3. Tekst til kolonner

Så du har lavet ændringer i dit regneark, da du pludselig skal opdele dataene fra en kolonne i forskellige. Lad os sige, at du vil have for- og andetnavne i to separate kolonner. Det virker hektisk, ikke? Heldigvis behøver du ikke at kopiere og indsætte dine data celle for celle med tekst til kolonne-funktionen.

Relaterede: De bedste onlinekurser til at mestre avanceret Excel

Det giver dig mulighed for at adskille teksterne i dine kolonner ved hjælp af en afgrænset bredde eller et afgrænsningstegn såsom komma, bindestreg eller mellemrum. Så hvis posterne i din kolonne har nogen af ​​disse, vil funktionen gøre dig i stand til at flytte en del af dens data til en ny kolonne.

Sådan bruger du tekst til kolonner-funktionen:

1. Klik på den kolonne, der har din tiltænkte tekst.
2. Klik på Data, vælg derefter Tekst til kolonner.
3. Der vises en dialogboks, der viser Konverter tekst til kolonner-guiden. Klik på Afgrænset > Næste.
4. Vælg Afgrænsninger der gælder for dine data. Dette kan være Plads eller Komma.
5. Når du er færdig, klik på Næste og vælg data Bestemmelsessted på dit arbejdsark.
6. Klik derefter på Afslut.

Du skal bemærke, at denne funktion også er praktisk til andre data, såsom datoer eller serienumre. Nøglen er at sikre, at alle dine afgrænsninger er på det rigtige sted, før du forsøger at opdele dataene.

4. Importer statistik fra websteder

Overførsel af data fra et bestemt websted til dit Excel-ark kan også være et smertepunkt, men ikke længere. Med Import Stats-funktionen er det hele så enkelt. Her er, hvad du skal gøre for at få denne funktion op at køre.

Først skal du åbne det Excel-ark, som du vil importere data til.

1. Klik på Fil, og vælg i rullemenuen Åben. Vælg derefter Tilføj et sted. Når du har gjort dette, vises en dialogboks, der spørger dig, hvilke filer du vil importere til Excel.
2. Gå ned til spørgsmålslinjen, tilføj URL'en på det websted, du vil importere data fra, og klik Åben. Det vil tage et sekund eller to, og så åbnes en anden dialogboks, der beder dig om at indtaste din Windows-sikkerhedsnøgle. Dette vil ske, hvis den pc, du bruger, har en login-adgangskode, når du starter Windows.
3. Så indtast dit Windows-brugernavn, login-adgangskoden, og klik okay.

5. Fjern dubletter

Det sidste du ønsker, når du beskæftiger dig med data, er redundans. Desværre, efter at have overført data fra en kolonne til en anden eller fra et andet websted, kan du risikere at få tingene replikeret. For at undgå dette kan du bruge funktionen Fjern dubletter i Excel.

1. Vælg tabellen, og fortsæt derefter til Fanen Data for at få dette gjort.
2. Her, klik videre Fjern dubletter. Dette vil bede et vindue om at åbne. Pop-up-vinduet vil spørge, hvilke kolonner og rækker du vil scanne for dubletter. Indtast de nødvendige kolonner og rækker, og Excel vil rydde dine kopier.

6. Brugerdefinerede lister

Brugerdefinerede lister er en effektiv måde at undgå kedelig dataindtastning og risiko for fejl. Oprettelse af en tilpasset liste på forhånd giver dig mulighed for det tilføj et rullemenu eller brug Excels autofyld-funktion, så du sparer tid.

Relaterede: Excel-formler, der hjælper dig med at løse problemer i det virkelige liv

Nogle få eksempler omfatter en tilpasset liste over produkter, medarbejdere eller lokationer. Du kan også bruge Excels brugerdefinerede lister, såsom ugedage eller årets måneder. For at bruge Excels autofyld-funktion kan du blot skrive et ord og trække i udfyldningshåndtaget for at fuldføre resten.

Excel giver dig mulighed for at bruge din brugerdefinerede lister på ethvert Excel-regneark eller -projektmappe ved at klikke på Fanebladet Fil > Muligheder > Fremskreden > Rediger brugerdefinerede lister på Windows, og Excel > Præferencer > Brugerdefinerede lister på Mac.

Brug disse nye tricks til at eje din Microsoft Excel

Hvis du er en stor fan af Microsoft Excel, er der gode nyheder til dig; du kan ikke udtømme dens vidunderlige funktioner! Selvom det kan lyde skræmmende, så husk, at de alle eksisterer for at gøre dit arbejde lettere og mere produktivt. Hvad mere er, behøver du ikke lære dem alle på en dag.

Bare husk at øve dig hver dag og få mest muligt ud af funktionerne i denne artikel. Hvis du bruger dem ofte, har du dem lige ved hånden på ingen tid!

Sådan bruger du spor ændringer i Microsoft Excel

Du kan bruge Excels Track Changes mulighed for at holde styr på ændringer i et regneark, der skal opdateres eller gennemgås af andre. Sådan gør du!

Læs Næste

Om forfatteren