Sådan overholder du deadlines og afslutter opgaver til tiden: 8 tips

For mange er deadlines en frygtelig sag. Du kan udsætte, indtil deadline nærmer sig og undlade at fuldføre opgaven i tide på trods af din sidste indsats.

Missede deadlines kan have en negativ indvirkning på din produktivitet og indtryk i både det personlige og professionelle liv. Tjek de punkter, der er forklaret her, for at finde ud af, hvordan du nemt kan overholde enhver deadline.

1. Skab mange små milepæle

Får komplekse og tidskrævende opgaver dig til at udsætte? Hvis ja, så er du ikke alene. Nogle gange føles dit sind overvældet og demotiverer dig til at arbejde indtil sidste øjeblik.

Det er derfor, du skal nedbryde dine ambitiøse mål i mindre milepæle. Hvis dit mål for eksempel er at færdiggøre en 50-siders opgave, kan du dele den op i små kapitler og arbejde på et kapitel hver.

Når du gør dette, vil din underbevidsthed ikke føle sig overbebyrdet. I stedet vil de små deadlines virke overskuelige og motivere dig til at komme i gang med arbejdet. Når du fortsætter med at nå alle de små milepæle efter hinanden, vil det ikke være svært at nå det store mål.

2. Find en motiverende partner

At arbejde alene er svært - især når det involverer en kompleks opgave. Selvom det giver dig frihed at arbejde alene, kan du også ende med at blive en person uden motivation til at fuldføre arbejdet. Da du ikke er ansvarlig over for nogen om dine personlige deadlines, kan manglende milepæle blive almindelige.

Hvis du har problemer med at administrere dine selvpålagte deadlines, kan du altid involvere en anden. Det ville være rart at have nogen, der kender til dine deadlines. Denne ansvarlighedspartner kan være en person fra din familie eller venner.

For at afslutte læsningen af ​​et kapitel kan I gå i en løkke med en klassekammerat og studere sammen. Hvis du ikke kan finde en partner, vil det være inspirerende at vide om nogen, der har opnået den samme milepæl.

3. Hold altid styr på fremskridt

At gøre fremskridt ved at spore en daglig vane vil hjælpe dig med at afslutte en opgave til tiden. Selvom du sætter en deadline, betyder det ikke, at du afslutter den på den sidste dag. Det betyder, at du vil arbejde på projektet i flere dage for at afslutte det inden deadline.

Du er måske ikke lige produktiv i alle disse arbejdsdage. Regelmæssig sporing af fremskridt vil dog hjælpe dig med at identificere hullerne og lade dig kompensere for dine svage punkter.

Du kan bruge MeisterTask at spore, hvor meget du har gjort på en opgave. Du kan tilføje et hvilket som helst antal opgaver til det og spore deres fremskridt, mens du arbejder på dem hver dag.

4. Undgå at efterlade smuthuller i planlægningen

Inden du kommer med en deadline for personlige opgaver, skal du have gennemgået en detaljeret planlægningsproces. At kende målene, arbejdsprocessen og den tilgængelige tid er nogle ting, du bør overveje, inden du fastsætter en deadline. At have problemer med din planlægning kan koste dig deadline.

Det nytter ikke at bebrejde dig selv for at overse en deadline, hvis du havde fejl i din planlægningsproces. For eksempel skal du låne nogle bøger på et bibliotek for at afslutte et projekt på mandag. Du lavede planlægningen for fredag, men biblioteket holder lukket lørdag og søndag.

Som du kan se, er der et smuthul i denne ordning. På grund af dette er du nødt til at gå glip af deadline her. For at undgå sådanne omstændigheder skal du sørge for, at din arbejdsplan ikke har nogen fejl.

5. Hold distraktioner i bugten

Distraktioner er en af ​​de største grunde til, at du ikke er i stand til at udføre opgaver i tide. Lange e-mails, notifikationer på sociale medier, presserende, men mindre vigtige opgaver, et familiemedlem, der kigger forbi for at chatte – alt dette distraherer dig fra dine mål og hæmmer din arbejdsgang.

Når først dit sind er omdirigeret til noget andet, er det svært at bringe den samme koncentration og opmærksomhed tilbage til dit originale arbejde. Når du er i gang med en opgave, så prøv at gøre så mange fremskridt som muligt på én gang.

Du kan slå dine mobil- og computermeddelelser fra til undgå distraktion. Brug af anti-distraktionsapps er også nyttigt for at holde dig fokuseret i arbejdstiden.

Hvis du har for mange ting på tallerkenen, kan det ske at miste overblikket over deadlines og afventende opgaver. Den bedste måde at være opmærksom på dine opgaver og deadlines er at bruge et kalenderværktøj. Sådanne apps hjælper dig med at planlægge opgaver, begivenheder og møder.

Det bliver nemt at holde styr på dine tidligere og fremtidige deadlines og milepæle med kalendersoftwaren. Disse apps giver dig mulighed for at visualisere de kommende deadlines på en sorteret måde. Tjek disse værktøjer dagligt for at holde styr på dine to-do-opgaver for dagen.

Google Kalender er en kalenderplanlægningsapp, som du kan bruge til din personlige og professionelle opgaveplanlægning. Det understøtter også integration med forskellige projektstyringsværktøjer, der gør visualisering af deadline ubesværet.

7. Brug en blød deadline

En blød deadline er en foreløbig deadline, du sætter før den oprindelige. Hvis du spekulerer på, om en blød deadline kan hjælpe dig, er svaret ja. Det er ikke kun nyttigt for professionelle projekter. Bløde deadlines er lige så effektive for personlige milepæle.

Selv de bedst anlagte planer kan opleve hikke. Du kan blive syg eller have nogle tekniske problemer. Lad ikke disse tvinge dig til at gå glip af en deadline. Hav en blød deadline på plads, og prøv at afslutte arbejdet inden det.

Udover at redde din ryg under eventuelle uventede begivenheder, vil det sikre rettidig afslutning af en opgave.

8. Undgå udsættelse for enhver pris

De fleste af jer er enige om, at udsættelse er grunden til, at I bliver ved med at misse deadlines, selv de selvpålagte. Mens opgavekompleksitet er ansvarlig for dette i de fleste tilfælde, kan folk nogle gange udsætte, da der ikke er nogen belønning for at afslutte en opgave.

Udsættelse bliver mere almindeligt i personlige opgaver, der ikke involverer nogen vejleder eller belønning. Men du kan altid forkæle dig selv efter at have afsluttet arbejdet til tiden. Det vil inspirere dig til at undgå udsættelse næste gang.

Relaterede: De bedste tips til at undgå udsættelse og overholde deadlines

Rettidig færdiggørelse af opgaven øger produktiviteten

Deadlines bør ikke være stressende og demotiverende. I stedet skal det motivere dig til at udføre opgaverne i tide. Du kan følge de nævnte ting her for at overholde dine selvskabte deadlines.

Du bør også undgå forsinkelser i dit professionelle liv for enhver pris ved at finde ud af de mulige årsager og deres løsninger.

9 grunde til, hvorfor projekter bliver forsinkede, og hvordan man undgår dem

Find ud af, hvorfor dine projekter kan blive forsinket, og hvordan du taktfuldt kan undgå dem.

Læs Næste

Om forfatteren