9 uprofessionelle fejl, når du er vært for videoopkald til arbejde

Mange fagfolk undervurderer stadig virtuelle møder. De forbereder sig lidt eller slet ikke, da disse opkald sker via videokonferenceplatforme, plus de kunne slukke deres kamera og mikrofon.

Selvom virtuelle møder er mere bekvemme end personlige møder, er de ikke mindre vigtige. At være dårligt forberedt kan forårsage forsinkelser, hæmme samarbejdet eller forvirre beskeder. For at sikre professionelle, effektive virtuelle møder, følg disse tips, når du hoster og deltager i videoopkald til arbejde.

1. Overser sikkerhedsforanstaltninger

Det er uprofessionelt og usikkert at ignorere privatlivsforanstaltninger, før du hopper på arbejdsrelaterede videoopkald. Du vil udsætte dine møder for risiko for indtrængen, hvor tredjeparter kaprer tilfældige videokonferenceopkald, f.eks. Zoom-bombning. Bemærk, at ubudne gæster har forskellige motiver. Nogle er bare internettrolde, der søger at genere folk, men andre er dygtige cyberkriminelle, der udfører datatyveri.

Den bedste tilgang er at sikre møder ved at:

• Indstilling af adgangskoder: Indstil en unik adgangskode til hvert møde – sørg for, at du sender dem privat til deltagerne.
• Aktivering af venteværelser: De giver dig mulighed for at screene og bekræfte deltagere, før du tilmelder dig.
• Begrænsning af deltagere: Det er nemmere at administrere virtuelle møder med begrænsede deltagere.

Det er værd at læse op på måder at hold dit privatliv intakt, når du bruger videokonferenceplatforme.

2. Lad din mikrofon være tændt under møder

Lad være med at lade din mikrofon være tændt under videomøder. Det vil opfange tilfældige lyde fra mennesker i nærheden, dine kæledyr og kørende apparater, som deltagerne kan finde distraherende. I værre tilfælde kan lyden fra din ende overdøve andres stemmer.

For at sikre lyd og stemmeklarhed skal du bruge mute-funktionen med omtanke. Tænd for din mikrofon, når du taler, sluk for dig selv, når du lytter, og klik på emojis på skærmen, hvis du har brug for at afbryde højttalere.

Indrømmet, at tænde og slukke for din mikrofon kan blive irriterende under lange møder. Men det er en enkel, men effektiv måde at vise respekt for andres bidrag og opmærksomhed under samtaler.

3. Indstilling af dårlige videoopkaldsbaggrunde

Medarbejdere bør finde en pæn, professionel baggrund for virtuelle møder – det vil forbedre det indtryk, du efterlader på andre. De vil se dig som en organiseret person, der altid er på forkant med tingene. Alternativt får et rodet, snavset miljø dig til at virke som en person, der knap deltager i online møder eller samarbejder.

Det betyder selvfølgelig ikke, at du skal bygge bibliotekshylder på dit hjemmekontor. En almindelig, ren væg med minimale forhindringer ser enkel og minimalistisk ud, plus den indeholder ikke distraherende elementer.

Men hvis du arbejder med begrænset plads, skal du redigere din baggrund. Lad os sige, at du ofte bruger Zoom. Du kan rulle gennem Zooms virtuelle baggrunde eller sløre dine omgivelser lige før dit Zoom-opkald starter. Du vil måske også lære hvordan du designer din egen Zoom-baggrund.

4. Brug af private chatfunktioner til personlige samtaler

Undgå at bruge den private chatfunktion på videokonferenceapps til personlige samtaler, især når du deler ikke-arbejdsrelaterede spørgsmål. Der er en chance for, at dine supervisorer kan se disse beskeder. Selvom værter ikke kan se private chats i realtid, viser nogle apps dem i mødeposter efter opkald. Det er sikkert at antage, at arbejdsgiverne har total kontrol over virksomhedens konti.

Men selvom dine ledere ikke manuelt gennemgår private samtaler, er det upassende at komme med nedsættende kommentarer under arbejdsopkald. Du kan blive straffet, hvis nogen ser dine beskeder. Fokuser på at opretholde en respektfuld, produktiv atmosfære – gem dine drillerier til de relevante kanaler.

5. Deltagelse i onlinemøder i forkerte indstillinger

Mens fjern- og hybridarbejdsmodeller tilbyder fleksibilitet, bør du stadig deltage i virtuelle møder i passende indstillinger. Stop med at deltage i arbejdsopkald, mens du kører bil, rejser eller spiser. Du vil blot distrahere andre, hvis du udstøder tilfældige, tankeløse svar, når din opmærksomhed er delt.

Den bedste tilgang er at kommunikere din situation. Enten flytter møder til din næste tilgængelighed, eller fravælg helt at deltage - begge dele er mere passende end at deltage i dem for at foregive fremmøde. Hvis du ikke har en passende indstilling til at foretage opkald derhjemme, kan du også overveje at deltage i et coworking space. Hvis du gør det, så sørg for at du overveje forskellige faktorer, før du vælger dit coworking-rum.

Skriv en professionel, tilpasset OOO-e-mail, før du tager på orlov. Sørg for, at dine kolleger ved, hvem de skal kontakte for presserende anmodninger og beskeder, ellers vil de afbryde din pause.

6. Deltager sent i onlinemøder

Punktlighed er vigtig for både personlige og virtuelle møder. Det er uhensigtsmæssigt at ringe for sent og forårsage forsinkelser. Du vil spilde alles tid på at vente på dig.

De fleste videokonferenceapps viser også advarsler, når brugere kommer ind eller forlader lokalet, hvilket andre kan finde irriterende. Tag Zoom som eksempel. Det skaber høje boblelyde, hver gang nogen deltager i opkaldet - du kan ikke bare snige dig ind i møder ubemærket. Du kan endda afbryde hovedtalerens tankegang.

For at undgå disse forsinkelser skal du planlægge påmindelser i kalenderapps. Indstil dine alarmer til at gå i gang fem minutter før aftaler, og synkroniser dem derefter på tværs af alle dine arbejds- og personlige enheder.

7. Undlader at forberede din enhed til skærmdeling

Forbered din enhed/dine enheder på forhånd, hvis du vil bruge skærmdelingsfunktionen til et arbejdsopkald. Ideelt set bør du rydde alle de mapper, du vil navigere i. Skjul fortrolige filer, personlige filer og upassende indhold, blandt andre ikke-arbejdsrelaterede genstande, for problemfri præsentationer. Intet er mere pinligt end at have dine kolleger til at se noget privat.

Professionelle, der ofte holder præsentationer, bør bede om udpegede arbejdsanordninger; ellers vil du spilde tid på at rydde og gendanne filer.

8. Ikke at lægge nogen tanke i dit udseende

Stop med at antage, at virtuelle møder er valgfrie kameraer. Dine forretningspartnere eller supervisorer kan lejlighedsvis bede dig om at tænde dit kamera – du bør passe på, hvordan du ser ud. Vask dit ansigt, red dit hår, og tag en passende top på. Placer også dit kamera i nærheden af ​​en lyskilde, så dit ansigt er klart og synligt.

9. Skødesløst engageret i afslappet samtale

Det er almindeligt, at medarbejdere deltager i smalltalk, mens de venter på, at andre deltagere deltager i arbejdsopkald. Hyggeligheder bryder den akavede stilhed, før møderne starter. Selvom du kan bringe ikke-arbejdsrelaterede emner lidt op, så begrænse dig venligst til arbejdsegnede kommentarer. Bliv ikke for begejstret, bare fordi dine venner også er på opkaldet. Forestil dig, hvor pinligt det ville være, hvis dine forretningspartnere, kunder, kolleger og supervisorer pludselig sluttede sig til.

Hvis du er vært for opkaldet, skal du aktivere venteværelset, så du kan screene deltagere og give andre brugere en heads-up. Sørg for, at alle komponerer sig selv, før de lukker folk med autoritet ind. I mellemtiden bør deltagere være opmærksomme på lydmeddelelserne for nye deltagere.

Værtsarbejde ringer som en forretningsprofessionel

Med flere virksomheder, der anvender hybrid- og fjernarbejde, vil virtuelle møder gradvist blive normen. Du bør stoppe med at behandle dem mindre end personlige sammenkomster. Tilsyneladende mindre fejl som at slukke dit kamera, se usoigneret ud og bruge en rodet baggrund er uprofessionelle. Din manglende forberedelse kan i sidste ende støde kolleger.

Skab en enkel rutine, før du hopper på videoopkald. Gør det til en vane at skifte til arbejdstøj, teste dine enheder og sætte ordentlige baggrunde op.