Sådan forbedres tidsstyring med Outlook Delay Delivery Feature

Nogle gange skal du sende oplysninger ud eller sende opgaveopdateringer via e -mail, men timingen er ikke rigtig. I stedet for at ødelægge din arbejdsgang og udsætte den, kan du bruge Outlooks forsinkelsesleveringsfunktion og være smart om dit output.

Hvad er Outlook's forsinkede levering?

Outlooks forsinkelsesleveringsfunktion giver dig mulighed for at beslutte, hvornår du ønsker, at en bestemt e -mail skal sendes til dens modtagere, i stedet for at sende den med det samme. Det er et nyttigt værktøj, der kan give dig ro i sindet uden at gå på kompromis med din tidsplan.

Følg disse trin for at bruge Delay Deliver:

1. Klik på ny email.
2. Når du har skrevet din e -mail og indtastet modtagerne, skal du gå til Muligheder fane.
3. Klik på Forsink levering.
4. Under Leveringsmuligheder, klik på afkrydsningsfeltet ud for Lever ikke før.
5. Vælg a Tid og Dato at du gerne vil have din mail sendt ud.
6. Klik på Tæt.
7. Klik på e -mailen Sende.

På trods af klik Sende, bliver din e -mail først sendt ud på det tidspunkt og den dato, du har angivet. Lad os nu se på, hvorfor du måske vil bruge det.

Regel for to minutter

To-minutters opgave-reglen siger, at hvis du har en opgave på din dagsorden, der kun tager dig to minutter at gennemføre, skal du bare gøre det nu, frem for at sætte det på din huskeliste. Det er et hurtigt og let prioriteringsværktøj, men det tager ikke højde for, hvad der derefter sker.

Hvis opgaven på to minutter er en e-mail, som du skal sende ud, modtager du muligvis svar fra dette, som du ikke har tid til at følge op på, og dette ender alligevel på din huskeliste. For at undgå dette kan du bruge Forsinket levering til at fuldføre opgaven og sende den ud, når du ved, at du har plads i din hverdag til at besvare eventuelle svar.

Relaterede:Sådan optimeres din opgaveliste til at blive mere effektiv

Du kan endda markere afkrydsningsfeltet ved siden af Brug afstemningsknapper på den Forsink leveringejendomme vindue, hvis du vil have simple svar fra dine kolleger, som f.eks ENgree, uenig, måske.

Udsendelse af meddelelser

Du skal muligvis afgive en meddelelse via e -mail, der skal sendes ud på et bestemt tidspunkt. Måske venter du på en bestemt dato eller en deadline, og i løbet af den tid er du ude af kontoret eller har orlov.

I stedet for at spilde tid på at få en kollega til at sende det ud til dig eller sende det ud på forhånd, kan forsinkelsesleveringen gøre det for dig uden at skulle være logget ind. Når du så vender tilbage til kontoret, vil alle allerede være hurtige. På Forsink leveringsejendomme, får du også mulighed for at vælge Betydning rulleliste, med et valg af Høj lav, og Normal.

Relaterede: Uddrag og download flere e -mail -vedhæftede filer i bulk

Håndtering af din svartid

At få tingene gjort hurtigt og effektivt er et vidnesbyrd om dine evner; desværre drager ledere og kolleger ofte fordel af dette ved at sende mere arbejde din vej. Hvis du ikke vil ændre din måde at arbejde på, kan du forsinke dine e -mails for at administrere andres forventninger til din tilgængelighed.

Alternativt, hvis du skal sende flere opdateringer om et projekt, kan du klikke på afkrydsningsfelt ved siden af Udløber efter, som vil slå igennem på meddelelsestitlen, når udløbsdatoen er gået. Dette vil fortælle dig og dine kolleger, at denne e-mail ikke længere er relevant, og du kan slette efter behov.

Relaterede: Selvledelsesfærdigheder at erhverve for personlig og arbejdslivsproduktivitet

Forsinkelse til at styre din tid bedre

At øve god tidsstyring betyder nogle gange at forsinke opdateringer og svar for at komme foran rushen og kan skubbe dig fra reaktivt arbejde til proaktivitet.

Grundlæggende giver brug af Delay Delivery i Outlook dig kontrol over din lydhørhed, mens du holder dig rolig i den viden, at opgaven er udført.

Sådan tilbagekaldes en afsendt e -mail i Outlook

Har du nogensinde ramt send og fortrudt det øjeblikke senere? Vi har alle været der og ønsket, at vi kunne fortryde at sende. Vi viser dig, hvordan du husker en e -mail i Outlook eller forsinker afsendelse i Gmail.

Læs Næste

Om forfatteren