Brug disse nye Google Kalender-funktioner til at optimere dine eksterne arbejdstimer

Mens du arbejder eksternt, spiser du tid og energi på at styre de uendelige gøremål. For at tackle dette spørgsmål om tidsstyring er der masser af nyttige værktøjer tilgængelige online. Men Google Kalender er et af de mere populære værktøjer til at optimere din tid og eliminere spild af tid.

Så denne artikel vil introducere dig til nogle seje funktioner, tricks og udvidelser, du kan bruge til at få mest muligt ud af din eksterne arbejdstid med Google Kalender.

Google Kalenders nye funktioner

Google opdaterer løbende Google Workspace (tidligere G Suite) og tilføjer nye funktioner til sine apps, herunder Kalender. Lad os diskutere nogle af disse funktioner og deres fordele.

1. Planlæg kalenderbegivenheder fra chat

Når du sender beskeder til dine kolleger eller klienter i Google Chat, kan du planlægge Google Kalender-begivenheder direkte uden at forlade Chat. Denne praktiske funktion sparer masser af tid og besværet med at skifte fane nu og da.

Det er tilgængeligt for alle Google-brugere, uanset deres Workspace-plan. I Chatens skrivebjælke er der en

kalender ikon. Ved at klikke på den åbnes Kalender i sidepanelet (på skrivebordet) med begivenheden. Som standard tilføjer det alle chatmedlemmer som deltagere, men du kan altid foretage ændringer.

2. Forudplan Google Meet Breakout Rooms

Denne funktion giver dig mulighed for at oprette Google Meet Breakout Rooms på forhånd gennem Google Kalender. Ved at forudplanlægge Breakout Rooms kan du maksimere din mødetid og undgå besværet med at oprette værelser under opkaldet.

Muligheden for at oprette Meet Breakout Rooms er tilgængelig for alle brugere undtagen Workspace Business Starters, Education Fundamentals og G Suite Basic-brugere. Det her artikel om planlægning af Google Meet Breakout Rooms vil guide dig om, hvordan du gør det.

3. Del din tilgængelighed let og præcist

Fjernarbejde giver dig mulighed for at indstille dine timer. Men at lade dine kolleger vide om din stadigt skiftende tilgængelighed bliver en udfordring.

Nu kan du kommunikere din tilgængelighed til dine kolleger ved hjælp af de to nye muligheder i Google Kalender: gentagelse af kontorer uden for kontoret og opdeling af din arbejdstid i flere segmenter om dagen. Mens du aktiverer posteringer uden for kontoret, kan du vælge om du vil afvise alle møder eller kun de nyligt tilføjede.

4. Se forslag til Google Chat Baseret på dine Google Kalender-begivenheder

Når du har planlagt et møde i Google Kalender, viser Chat en genvej til chatforslag øverst på chats afsnit. Denne genvej vises 10 minutter før begivenheden og forbliver der i 10 minutter efter begivenheden / mødet.

Takket være denne funktion kan du dele filer og opfølgningsdokumenter uden besvær. Opdatering af deltagerne om ændringer i klokkeslæt eller dagsorden blev også lettere med denne funktion. Alle, undtagen brugere med personlige konti, kan bruge denne funktion.

5. Se personlig og forretningskalender sammen (Android 11 og nyere)

Denne var måske den mest nødvendige funktion i Google Kalender. I stedet for at skifte mellem dine personlige og arbejdskalendere ser du begge dine kalendere sammen.

Medmindre du har delt din personlige kalender med arbejdskontoen, kan administrator eller dine kolleger ikke se dine personlige engagementer. Selvom alle Google-brugere kan drage fordel af denne funktion, er den kun tilgængelig på enheder med Android 11 og nyere.

Bemærk: Både administrator og brugere skal aktivere denne funktion, før enhver bruger kan bruge denne funktion.

6. Bliv underrettet, når nogen abonnerer på din kalender

Ved at abonnere på din kolleges delte kalender kan du holde dig opdateret om de ændringer, de foretager i deres kalender.

Med det mål at sikre gennemsigtighed har Google meddelt, at du nu modtager en e-mail, hvis nogen af ​​dine kolleger abonnerer på din kalender. Denne funktion er tilgængelig for alle brugere.

7. Understøttelse af flere Exchange-slutpunkter i Google Kalender

Med udrulningen af Kalender Intertop funktion, kan du synkronisere din Google Work-kalender med flere Microsoft Exchange-slutpunkter og se hinandens tilgængelighed. Funktionen fungerer for Exchange lokale og Exchange online-servere.

Alle brugere fra begge sider kan se hinandens kalendere, men du kan stadig skjule enhver begivenhed ved at markere den som usynlig.

Denne funktion er tilgængelig for alle Google-brugere undtagen Workspace Essentials, G-Suite Nonprofits-kunder og Enterprise Essentials.

Relaterede: Værktøjer til at synkronisere Microsoft Outlook med Google Kalender

Andre praktiske funktioner i Google Kalender

Udover de nye funktioner, vi har skitseret ovenfor, har Google Kalender også en samling andre funktioner, der kan gøre fjernarbejde lettere. Her er en oversigt over flere Google Kalender-funktioner, du bør drage fordel af, når du arbejder hjemmefra.

1. Planlæg zoommøder direkte fra Google Kalender

Zoom Scheduler-browserudvidelse, udviklet af Zoom selv, giver dig mulighed for at forudplanlægge Zoom-møder direkte fra Google Kalender.

Når du opretter en ny begivenhed i Google Kalender, ser du en mulighed for at oprette et Zoom-møde på forhånd ligesom et Google Meet-opkald. Zoom indsamler alle oplysninger fra Kalenderbegivenhed og giver dig et mødelink. Det er en simpel funktion, men en ægte tidsbesparelse.

Hent: Zoomplanlægger til Chrome | Outlook | Firefox (Ledig)

2. Send en agenda til dig selv via e-mail

Uanset om du er en scatterbrain eller en ekstremt organiseret person, vil du meget gerne modtage en e-mail om morgenen med dagens dagsorden. Heldigvis giver Google dig mulighed for at gøre det. Ved at aktivere denne mulighed i Google Kalender modtager du din dagsplan i din indbakke kl. 5:00 hver dag.

3. Brug Find en tidsfunktion til at planlægge møder

Når dit team arbejder eksternt, bliver det svært at finde en tid til møder. Med denne smarte funktion kontrollerer Google deltagerens kalendere og viser dig de tilgængelige slots. Således kan du hurtigt arrangere møder uden at bekymre dig om tilgængeligheden af ​​deltagere.

4. Lav kalenderbegivenheder fra e-mail

Har du modtaget en e-mail med oplysningerne om et arrangement? Tilføj det til Google Kalender direkte ved at klikke på ikonet med tre prikker over e-mailen, og spar din tid.

5. Brug Toggl til at spore kalendertid

Når du arbejder eksternt, er det vigtigt at spore, hvor meget tid du faktisk har brugt til at deltage i møder eller aftaler, især hvis du får betalt i timen. I dette tilfælde kan du bruge Toggl til at spore den samlede tid, du har brugt på Google Kalender-begivenheder.

Hent: Toggl til Chrome | Firefox (Gratis, abonnement tilgængeligt)

Brug disse funktioner til at arbejde smart

Uanset om du arbejder eksternt eller internt, er Goggle Calendar et godt værktøj til at samarbejde med dit team. Disse nye funktioner har yderligere muliggjort fjernarbejde, så du kan holde styr på opgaven og spore.

Selvom alle de nævnte tricks og udvidelser kan øge din produktivitet, kan du ikke få mest muligt ud af din tid, før du lærer at bruge tastaturgenveje til Google Kalender.

Google Kalender: Hver tastaturgenvej, du har brug for

Administrer din Google Kalender som en professionel med dette gratis PDF-snydeark, der kan downloades.

Læs Næste

Om forfatteren