Gmails arkiv vs. Slet: Hvilken er bedst til en organiseret indbakke?

Hvis du har for mange unødvendige e-mails, der roder i din indbakke, kan du enten arkivere eller slette dem. Men du undrer dig måske: Bliver arkiverede e-mails slettet, og er arkivering det samme som slet?

Arkiverede e-mails fjernes fra din indbakke, og slettede e-mails ender i papirkurven. Men hvornår er det fordelagtigt at arkivere, og hvornår er det at foretrække at slette? Sparer arkivering af e-mails plads i Gmail? I denne artikel vil vi gennemgå begge funktioner i detaljer, og hvornår det er bedst at bruge hver.

Hvad sker der, når en e-mail arkiveres?

Når du arkiverer en e-mail i Gmail, flyttes den fra din indbakke og relaterede kategorier til Alle e-mails. Du kan dog stadig få adgang til e-mailen ved hjælp af Gmail-etiketter eller i mappen Alle e-mails. Det vil også blive trukket fra antallet af ulæste e-mails i din indbakke.

Husk, at arkiverede e-mails ikke slettes, medmindre du manuelt sletter dem fra din Gmail-konto. Hvis nogen svarer på en arkiveret e-mail, vil svar-e-mailen også blive vist i din indbakke.

Sådan arkiveres en e-mail i Gmail

Du kan arkivere en eller flere e-mails ved at markere afkrydsningsfeltet foran dem og klikke på Arkiv ikonet øverst.

Du kan også højreklikke på e-mailen og vælge Arkiv fra menuen.

Sådan finder du arkiv-e-mails i Gmail

For at finde arkiverede e-mails i Gmail, gå til Al Mail på sidebjælken i Gmail for at finde dine arkiverede e-mails.

Alternativt kan du indtaste i: arkiv ind i Gmails søgelinje for kun at se arkiverede e-mails.

Sådan automatiseres e-mailarkivering i Gmail

Hvis du ikke vil manuelt vælge e-mails til arkivering, kan du bruge Gmails filterfunktion til at gøre det automatisk for dig. Sådan kan du gøre det:

1. Klik på Indstillinger ikonet øverst i din Gmail, og vælg Se alle indstillinger fra venstre sidebjælkevindue.
2. Vælg Filtre og blokerede adresser fanen.
3. Giv afsenderens detaljer med andre relevante oplysninger, og klik Opret filter.
4. Marker afkrydsningsfeltet i det næste vindue Spring indbakken over (arkiver den) mulighed og klik Opret filter.
5. Det nye filter vil automatisk arkivere e-mails fra den pågældende afsender.

Sådan fjernes arkivering af e-mails i Gmail

Hvis du ved en fejl har arkiveret en e-mail, som du ønsker i din indbakke, kan du fortryde den ved at vælge Fortryd i bunden notifikation pop-up.

Men hvis du gik glip af meddelelsen, skal du gå til Al Mail og vælg e-mailen. Øverst skal du klikke på Flyt til indbakke ikon.

Alternativt kan du indtaste i: arkiv ind i Gmails søgelinje og vælg en eller flere e-mails, du vil fjerne fra arkivet. Højreklik på din e-mail og vælg Flyt til indbakke fra listen.

Hvad sker der, når en e-mail slettes?

Når du sletter en e-mail fra din Gmail-konto, fjernes den automatisk fra din indbakke og flyttes til papirkurven. Du kan enten slette e-mails permanent eller gendanne slettede e-mails til din indbakke fra papirkurven.

Når du permanent sletter en e-mail, sletter du også alle tilknyttede vedhæftede filer. E-mails i din papirkurv slettes dog permanent efter 30 dage. Du kan også tømme din papirkurv helt.

Sådan sletter du en e-mail i Gmail

Der er to metoder til at slette en e-mail fra Gmail. Du kan vælge en eller flere e-mails fra indbakken og klikke på Slet ikonet øverst.

Du kan også højreklikke på udvalgte e-mails og vælge Slet fra listen.

Sådan sletter du flere e-mails i Gmail

Hvis du vil for at slette flere e-mails i Gmail, Vælg Alle fra rullemenuen i afkrydsningsfeltet øverst, og klik på Slet ikon.

Det vil dog kun slette 50 e-mails ad gangen, og hvis du vil slette mange e-mails, så skal du gøre det flere gange.

Alternativt kan du konfigurere et Gmail-filter til automatisk at slette e-mails fra bestemte afsendere.

1. Klik på Indstillinger ikonet øverst i din Gmail, og vælg Se alle indstillinger.
2. Vælg Filtre og blokerede adresser fanen.
3. Giv afsenderens detaljer med andre relevante oplysninger, og klik Opret filter.
4. I det næste vindue skal du markere afkrydsningsfeltet for Slet detog klik Opret filter.
5. Det nye filter vil automatisk slette e-mails fra den pågældende afsender.

Hvad er forskellen mellem arkivering og sletning af en e-mail?

Der er mange forskelle mellem Gmail-arkiv vs. slette, afhængigt af hvordan de fungerer. Her er et par væsentlige forskelle at huske:

• Selvom både arkiverede og slettede e-mails fjernes fra indbakken, flyttes arkiverede e-mails til mappen Alle e-mails – mens slettede e-mails flyttes til papirkurven.
• Slettede e-mails er tilgængelige i papirkurven, indtil de er fuldstændigt fjernet fra din konto efter 30 dage. Arkiverede e-mails kan på den anden side tilgås fra mappen Alle e-mails.
• Arkiverede e-mails slettes ikke automatisk, men slettede e-mails fjernes automatisk fra papirkurven efter 30 dage. Arkiverede e-mails forbliver på din Gmail-konto, indtil du manuelt sletter dem.
• Slettede e-mails frigør lagerplads efter at være blevet permanent slettet fra din Gmail-konto. Arkiverede e-mails bliver dog fortsat gemt på din konto og tæller med i din samlede lagerallokering.
• Når du bruger Gmail-søgemaskinen til at finde noget, er arkiverede e-mails inkluderet i resultaterne, men slettede e-mails er det ikke.
• Når du klikker på etiketten for at se alle e-mails, der er tagget med den, vises den arkiverede e-mail også. Slettede e-mails kan dog kun ses i papirkurven.

Hvornår skal du arkivere en e-mail?

Hvis du spekulerer på, hvornår det er at foretrække at arkivere vs. slette e-mails fra din Gmail-konto, her er et par grunde til at foretrække at arkivere e-mails frem for at slette dem:

• Du kan rydde op i din indbakke og gøre den mere overskuelig ved at arkivere e-mails, du ikke længere har brug for.
• For at opnå indbakke nul, arkiver alle gamle e-mails der fylder din indbakke.
• Du kan arkivere vigtige e-mails, som du måske ikke har brug for lige nu, men som kan være nyttige i fremtiden.
• Du kan blive bedt om at beholde visse e-mails af sikkerhedsmæssige årsager. Arkivering kan hjælpe dig med at holde styr på disse e-mails og undgå utilsigtet sletning.
• Når en e-mail-samtaletråd er afsluttet, og der ikke forventes flere svar, kan du arkivere disse vigtige e-mail-diskussioner for at registrere dem og gøre dem nemmere at finde.
• Arkivering af en e-mail giver dig mulighed for at opbevare følsomme oplysninger og vedhæftede filer, som du ikke ønsker at miste fra din indbakke.

Gmail-arkiv vs. Slet e-mails: Hvornår er det bedst at slette en e-mail?

Der er mange grunde til, at du bør slette en e-mail i stedet for at arkivere den. Her er nogle af de bedste grunde til at slette uønskede e-mails fra din Gmail-indbakke:

• Hvis du er helt sikker på, at du ikke får brug for en e-mail i fremtiden, bør du slette den for at rydde op i din indbakke.
• Du kan slette en e-mail, hvis du ikke ønsker, at den skal vises i dine Gmail-søgeresultater i fremtiden.
• Hvis du har brug for at frigøre noget lagerplads i Gmail, kan du slette ældre e-mails, som du ikke længere har brug for.
• Når du ikke længere har brug for at se eller hente vedhæftede filer eller dokumenter fra en e-mail, skal du slette dem efter at have dobbelttjekket.
• Spam og salgsfremmende e-mails kan fylde din indbakke og optage lagerplads. Du kan nemt frigøre plads til vigtige e-mails ved at slette spam-e-mails på én gang.

Sådan sletter du arkiverede e-mails

Arkiverede e-mails forbliver på din Gmail-konto, indtil de manuelt slettes. Du kan slette arkiverede e-mails på et par måder. Sådan kan du gøre begge dele:

1. Gå til Al Mail mappen, vælg den arkiv-e-mail, du vil slette, og klik på Slet ikonet øverst.
2. Indtast alternativt i: arkiv ind i Gmails søgelinje, vælg arkiv-e-mailen og klik på Slet ikon.

Hvorfor er arkivering af en e-mail en bedre mulighed?

Når det kommer til Gmail-arkiv vs. slette e-mails, er det ofte bedst at arkivere dine e-mails. På den måde kan du gå tilbage og finde en e-mail, når du foretrækker det. Derudover giver dette dig mulighed for at holde styr på alle tidligere samtaler og gør det nemt at finde specifikke oplysninger, når det er nødvendigt.

Sletning af e-mails kan resultere i tab af data og gøre det sværere at hente oplysninger senere. Som et resultat behøver du ikke at bekymre dig om at miste e-mails, som du nemt kan arkivere og flytte ud af din indbakke.

Generelt skal du kun slette e-mails, som du er sikker på, at du aldrig får brug for igen. Så hvis du ikke vil slette noget for altid, skal du vælge Gmail-arkiv i stedet for at slette det. Tilsvarende rydde op i din Outlook-indbakke ved at arkivere e-mails du ikke ønsker at slette.

Organiser din Gmail-indbakke ved at arkivere e-mails

Nu kender du svaret til: "Er arkiv det samme som slet eller ej?". Arkivering hjælper dig med at holde din indbakke organiseret og fri for rod ved at flytte e-mails, som du ikke længere har brug for, til mappen Alle e-mails.

Hvis du for eksempel modtager en ny e-mail og behandler den, kan du hurtigt arkivere den for at holde din indbakke fri. Alle e-mails, som du har slettet i papirkurven eller arkiveret i mappen Alle e-mails, kan dog nemt flyttes tilbage til din indbakkemappe.