En komplet guide til de 15+ Google Workspace-apps

Google Workspace (tidligere G Suite) er en integreret suite af webbaserede applikationer designet til at strømline arbejdsgange og øge produktiviteten for enkeltpersoner, teams og virksomheder.

Du er sikkert bekendt med nogle af de populære Google Workspace-apps som Gmail og Google Docs. Men du er måske ikke klar over, at der i øjeblikket er 18 apps i dette arbejdsområde - hver tjener et unikt formål og tilbyder et væld af funktioner til at øge din effektivitet og samarbejde med andre.

I denne artikel tager vi et dybt dyk ned i hver af disse apps, hvad de gør, og diskuterer nogle af deres bedste funktioner.

Gmail er et e-mail-værktøj, der lader dig oprette unikke e-mailadresser (der slutter med at_gmail.com eller et brugerdefineret domæne) til afsendelse og modtagelse af e-mails. Du kan også bruge funktioner som prioriteret indbakke, filtre, favoritter og etiketter til at administrere dine e-mails og reducere rod. Det er gratis at oprette en Gmail-konto, og hvis du ikke har en endnu, kan du lære det

oprette en ny Gmail-konto til dig selv eller for andre.

De bedste funktioner i Gmail:

• Fortryd afsendelse af en besked op til 30 sekunder efter klik på "send".
• Integreres problemfrit med andre Workspace-apps som Drev, Kalender og Meet.
• Avancerede spamfiltreringsalgoritmer til automatisk at identificere og bortfiltrere ondsindede e-mails.
• Tilpas din Gmail ved at oprette forbindelse til eksterne apps fra Google Workspaces Marketplace.

Google Meet (tidligere Hangouts) er Googles version af Zoom – et videokonferenceværktøj til at afholde virtuelle møder og webinarer med venner, kolleger eller kunder. Du kan starte et møde med det samme, oprette et til senere eller planlægge det i Google Kalender. Hvis du har brug for hjælp til, hvordan du gør dette, så tjek dette komplet guide til afholdelse af møder i Google Meet.

De bedste funktioner i Google Meet:

• Engagementfunktioner som at række hånden op, sende emojis og en chat.
• Del dokumenter, diasshow og andre dokumenter ved hjælp af skærmdelingsfunktionen.
• Giver real-time undertekster på 10+ sprog, inklusive engelsk, fransk og italiensk, med flere tilføjet.
• Et omfattende bibliotek af visuelle effekter til at anvende filtre og sløre eller ændre din baggrund.

Google Chat er et meddelelsesværktøj, der fungerer som et centraliseret knudepunkt for problemfri kommunikation og samarbejde i Google Workspace-økosystemet. Det giver teams mulighed for at forbinde, kommunikere og dele filer i realtid, hvilket fremmer effektive projektdiskussioner og øger produktiviteten.

De bedste funktioner i Google Chat:

• Integreres med Drev, Docs, Sheets og Slides til oprettelse og deling af filer.
• En indbygget opgavefunktion til at oprette og tildele opgaver til teammedlemmer.
• Få videochat ved at starte et øjeblikkeligt møde med funktionen Tilføj videomøde.
• Modtag e-mail-notifikationer, når nogen omtaler (ved hjælp af @omtaler) eller sender direkte beskeder til dig.

Google Kalender er et værktøj, der lader dig planlægge begivenheder, koordinere møder og holde styr på vigtige deadlines. Du kan oprette flere kalendere til forskellige aspekter af dit personlige eller professionelle liv og skifte mellem kalendere for at se specifikke begivenheder eller få et overblik over alle dine aktiviteter.

De bedste funktioner i Google Kalender:

• Del kalendere med andre, så de kan se eller planlægge aftaler.
• Opsæt tilpassede påmindelser for at modtage advarsler (via mobil eller e-mail) før begivenheder eller opgaver.
• Synkroniserer perfekt med Kalender-appen på din mobilenhed, så du kan holde dig forbundet og opdateret.
• Få adgang til færdiglavede kalendere med nationale helligdage for hvert land, og føj dem nemt til din kalender.

Google Drev er en cloud-lagringsplatform, der giver enkeltpersoner, teams og virksomheder mulighed for at gemme, få adgang til og dele filer fra enhver enhed – så længe du har en internetforbindelse. Alle filer, du opretter i Google Docs, Sheets, Slides eller Forms, gemmes automatisk her. Du kan også uploade filer fra din computer og administrere alle dine dokumenter ved at gruppere dem i mapper og undermapper.

De bedste funktioner i Google Drev:

• Tilbyder 15 GB lagerplads til gratis brugere, som deles mellem Google Drev, Gmail og Google Fotos.
• Se og rediger dine filer på farten med Drevs mobilapp, tilgængelig på Android- og iOS-enheder.
• Tilbyder offlineadgang til dine filer, så du kan arbejde på dem uden internetforbindelse – ændringer synkroniseres automatisk, når du genopretter forbindelse til internettet.

Google Docs er Googles version af Microsoft Word – et skybaseret tekstbehandlingsværktøj, der lader brugere oprette, redigere og samarbejde om dokumenter i realtid. Den har mere end 50 skabeloner, der spænder over flere kategorier, inklusive CV, forretningsbreve, forslag og lektionsplaner – hvilket gør det nemt at komme i gang med dit dokument på kort eller ingen tid.

De bedste funktioner i Google Docs:

• En enkel og intuitiv grænseflade, der gør det nemt for brugere på alle niveauer at finde rundt.
• En bred vifte af formateringsmuligheder – fra tilpasning af tekststile til generering af en indholdsfortegnelse – for at skabe dokumenter, der ser professionelt ud.
• Revisionshistorikfunktionen gør det nemt at spore ændringer, gennemgå redigeringer og gendanne tidligere indhold, hvis det er nødvendigt.

Google Sheets er Googles version af Microsoft Excel – en cloud-baseret regnearksapp til at redigere og analysere data på en organiseret og kollaborativ måde. Du kan enten indtaste data manuelt eller importere store datasæt fra flere filformater, herunder CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML og ODS.

De bedste funktioner i Google Sheets:

• Omfattende formler og funktioner til udførelse af datamanipulationer, komplekse beregninger og statistisk analyse.
• Har datavisualiseringsfunktioner som diagrammer, varmekort, sparklines og pivottabeller.
• Link Excel-tabeller og -diagrammer i Google Docs og Slides, og opdater dem med et klik på en knap, efterhånden som kildedataene ændres.

Google Slides er Googles version af Microsoft PowerPoint – et skybaseret præsentationsværktøj, der lader dig oprette, redigere og levere engagerende præsentationer. Du kan tilføje talernoter, som kan være nyttige til at organisere dine tanker eller signaler under en præsentation. Præsentationsvisning giver en separat skærm, der viser dine højttalernoter, det aktuelle dias og kommende dias, hvilket hjælper dig med at levere en jævn præsentation.

De bedste funktioner i Google Slides:

• Engager dit publikum ved at gennemføre live-afstemninger og Q&A-sessioner.
• Eksportér dias i flere formater, såsom PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP og SVG.
• Har mere end 20 skabeloner (og mere fra andre websteder), der spænder over flere kategorier som Pitch, Proposal, Case study, Lektionsplaner og Flashcards.

Google Forms er en alsidig formularbygger, der giver dig mulighed for at oprette og distribuere online-undersøgelser, quizzer, spørgeskemaer, ansøgninger og feedbackformularer. Udover tekst kan du tilføje billeder og videoer til dine formularer, ændre farveskemaer og endda indsætte dit eget logo. Du kan dele formularen via et link, indlejre den på et websted eller endda sende den direkte til bestemte e-mailadresser.

De bedste funktioner i Google Forms:

• Definer påkrævede spørgsmål, håndhæv specifikke formater (såsom e-mail-adresser eller URL'er), og begræns svarvalg til et bestemt område eller mønster.
• Opret forgrenings- eller springlogik i dine formularer, og guide respondenterne til forskellige sektioner baseret på deres svar.
• Alle svar opdateres i realtid under fanen Svar i formularerne.
• Svar kan eksporteres til Google Sheers (for yderligere analyse) med et klik på en knap.

Google Sites er et webstedsværktøj, der giver dig mulighed for nemt at designe og udgive websteder. Den har en brugervenlig træk-og-slip-grænseflade, der gør det nemt at tilføje og arrangere forskellige elementer på din hjemmeside. Disse elementer omfatter tekstbokse, billeder, videoer, Google Drev-filer og indlejret indhold via URL eller kode.

De bedste funktioner i Google Sites:

• De websteder, der er oprettet i Google Sites, er responsive.
• Har mere end 15 tilpassede skabeloner på tværs af kategorier som elevportefølje, bryllup, salon og restaurant.
• Indbygget søgefunktion, der gør det muligt for besøgende at søge efter specifikt indhold på dit websted.
• Integreres med Google Analytics til sporing og analyse af websitetrafik og brugeradfærd.

Google Keep er en note-app, som lader dig hurtigt notere noter, ideer eller påmindelser. Du kan oprette tekstnoter, tilføje tjeklister, tilføje billeder og endda tilføje tegninger og skitser på farten. Enkelheden og hastigheden af ​​denne app gør den praktisk til at fange information, når inspirationen rammer.

De bedste funktioner i Google Keep:

• Tilføj farvekodede etiketter til dine noter for at kategorisere og organisere dine noter visuelt.
• Indstil tids- og placeringsbaserede påmindelser på dine noter, og modtag meddelelser, der hjælper dig med at holde styr på dine opgaver.
• Brug arkivfunktionen til at skjule noter fra hovedvisningen og minimere rod.
• Dine noter synkroniseres automatisk, så du kan få adgang til og redigere dem hvor som helst, når som helst og fra enhver enhed.

Google Apps Script er en JavaScript-baseret scriptplatform, der giver dig mulighed for at udvide funktionaliteten af ​​Google Workspace-applikationer. Dette lader dig tilføje nye funktioner som brugerdefinerede menuer, dialogbokse, brugerdefinerede funktioner og endda udføre opgaveautomatisering for at forbedre din brugeroplevelse.

Du kan også bygge tilføjelser til Google Workspace-applikationer og udgive dem på Workspace Marketplace, så andre kan bruge dem.

De bedste funktioner i Google Apps Script:

• Apps Script understøtter samarbejde, så flere brugere kan arbejde sammen om det samme script eller projekt.
• Giver test- og fejlfindingsfunktioner, herunder logning, brudpunkter og fejlhåndtering.
• Et aktivt udviklerfællesskab, der deler kodestykker, selvstudier og bedste praksis.

Google Cloud Search er et avanceret mega-søgeværktøj, der lader virksomheder søge og hente data fra alle Google Workspace-apps (Gmail, Drev, Docs, Sites, Keep osv.) og tredjepartsapplikationer – med én enkelt søgning forespørgsel. Dette er meget nemmere og hurtigere end at køre en individuel søgeforespørgsel i hver af Workspace-apps.

De bedste funktioner i Google Cloud Search:

• Det er superhurtigt og smart – du kan hurtigt finde den præcise information, du leder efter, ved hjælp af forslag til autofuldførelse, og selvom der er et par fejl i din søgeforespørgsel.
• Giver en forhåndsvisning af søgeresultater, så du hurtigt kan kigge på indholdet og finde det, du leder efter, uden at åbne det i en separat applikation.
• Avancerede filterindstillinger (såsom datointerval, filtype, placering osv.) til hurtigt at indsnævre dine søgeresultater.

Google Jamboard er et digitalt tavleværktøj, der lader enkeltpersoner og teams skrive noter ned, skitsere diagrammer, brainstorme ideer og visuelt samarbejde fra hvor som helst. Den er udstyret med tegneværktøjer, sticky notes, figurer, en tekstboks og en lasermarkør – hvilket gør det nemt at udtrykke dine ideer kreativt.

De bedste funktioner i Google Jamboard:

• Super enkel og intuitiv brugerflade, som er nem at navigere selv for førstegangsbrugere.
• Skift baggrunden på lærredet ved hjælp af en af ​​de færdiglavede skabeloner eller ved at uploade et brugerdefineret billede.
• Download hver ramme til din computer som et billede eller PDF-fil.

Google Admin er en administrativ portal til administration af brugere og enheder, der er registreret på din virksomhedskonto. Du kan tilføje nye brugere, opdatere brugeroplysninger og organisere brugere i organisatoriske enheder for lettere administration.

De bedste funktioner i Google Admin:

• Administrer indstillinger for datalagring og deling i Google Drev på organisationsniveau.
• Styr adgangen til Workspace-apps ved at aktivere eller deaktivere specifikke apps for brugere og administrere appindstillinger og adgangstilladelser.
• Konfigurer organisatoriske indstillinger, såsom tilpasning af virksomhedslogoer og -farver, opsætning af single sign-on (SSO) og administration af tredjepartsapps.

Google Endpoint er sikkerhedsstyringsfunktionen i Google Admin-appen, der beskytter data og enheder, der bruges i din virksomhed, mod cybertrusler. Det sikrer, at kun autoriserede personer kan få adgang til oplysninger og giver dig mulighed for at fjernslette data, når det er nødvendigt.

De bedste funktioner ved Google Endpoint:

• Fjernlås eller slet data fra mistede eller stjålne forretningsenheder.
• Sikre enheder i dine virksomheder uanset deres operativsystem.
• Håndhæv sikkerhedspolitikker og adgangskontroller, såsom indstilling af adgangskodekrav og aktivering af to-faktor-godkendelse.

Google Vault er et dataarkiverings- og opbevaringsværktøj, der sikrer overholdelse af lovkrav og hjælper med at lette eDiscovery-processer, når behovet opstår. Ud over opbevaring kan administratorer søge eller eksportere data fra Google Workspace-apps, selv når sådanne data er blevet slettet af individuelle brugere.

De bedste funktioner i Google Vault:

• Indstil opbevaringspolitikker til automatisk at opbevare data i en bestemt tidsperiode.
• Anbring juridiske tilbageholdelser på specifikke brugerkonti eller organisatoriske enheder, og sørg for, at de data, der er knyttet til disse konti, ikke kan slettes.
• Avancerede søgemuligheder, herunder søgning efter specifikke kriterier såsom afsender, modtager, datointerval, nøgleord og etiketter.
• Eksporter data fra Google Vault i standardformater som PST (til e-mails) og MBOX (til chats).

Google Work Insights er et analyseværktøj, der lader dig spore, hvordan brugere i din virksomhed bruger Workspace-apps. Dette giver dig indsigt i brugeraktivitet, appbrug og samarbejdsmønstre – så du kan optimere produktiviteten og samarbejdsstrategier i din virksomhed.

De bedste funktioner i Google Work Insights:

• Filtrer indsigt efter specifikke organisatoriske enheder (alias afdelinger, grupper eller teams) og tidsperioder.
• Sporer, om brugere aktivt bruger Google Workspace-apps uden for arbejdstiden og i weekenden.
• Interaktive visualiseringer, der præsenterer nøglemålinger med farverige grafer – hvilket gør det nemt hurtigt at identificere trends og brugermønstre.

Arbejd smartere, hurtigere og mere effektivt med Google Workspace Apps

Nu hvor du er fortrolig med funktionaliteterne af alle 18 værktøjer, der er samlet i Google Workspace suite, kan du udnytte det fulde potentiale af hvert værktøj til at løfte både personligt og team produktivitet.

Efterhånden som teknologien udvikler sig, forbliver Google Workspace på forkant og frigiver regelmæssigt nye funktioner og opdateringer – så det er vigtigt at holde sig opdateret og tilpasse sig de seneste fremskridt. Og hvis du stadig finder ud af, at Google Workspace ikke er din kop te, er der andre alternativer, der er værd at udforske.