Microsoft Forms har en klistret brugergrænseflade og slank oplevelse. Der er en lille chance for, at du vil dumpe det, når du først har prøvet det for første gang. Selvom dens brugergrænseflade er omfattende, har du stadig brug for nogle pro-tip for at bruge Microsoft Forms mere produktivt.
Her er fremragende måder at udnytte Microsoft Forms til dine undersøgelser og forretningsbehov.
1. Del din formular
At dele formularen er det ultimative mål med din undersøgelse. Dette er nemt:
- Klik Saml svar øverst til højre i din formular.
- Vælg din præference for modtagergruppe ved at vælge Alle kan svare, Kun personer i min organisation kan svare, eller Specifikke personer i min organisation kan svare.
- Klik på Forkort URL afkrydsningsfelt for en kortere formular-URL (valgfrit). Klik derefter på Kopier for at begynde at dele din undersøgelse med dine måldeltagere.
Del med specifikke personer ved hjælp af brugerdefinerede invitationer
Mens du deler din formular, kan du sikkerhedskopiere den med en tilpasset invitationsbesked for at gøre den mere professionel:
- Klik på Saml svar fanen øverst til højre i din formular.
- Vælg din modtagerpræference.
- Indtast din modtagers e-mailadresse, navn eller gruppe i kontaktfeltet. Du kan indtaste mange modtagere.
- Udfyld tekstfeltet med din tilpassede besked.
- Klik til sidst Sende. Dine deltagere vil nu få en tilpasset besked, der fører dem til formularsiden.
2. Se svar i Excel i realtid
Når du samler Microsoft Forms-svar, skal du typisk downloade en Excel-kopi af dine data. De downloadede data bliver ikke opdateret med nye indsendelser. Derfor skal du muligvis gentage downloadingen med intervaller for at opdatere de eksisterende data på dit lokale drev.
For at forhindre disse downloads med flere interval, kan du vente, indtil dine respondenter fuldfører undersøgelsen, før du eksporterer deres svar til Excel.
Men nogle gange vil du gerne se, hvordan folk reagerer i realtid - især hvis undersøgelsen er omfattende. Det er nemt; en Microsoft 365 Business-konto giver dig mulighed for se Microsoft Forms-svar i Excel i realtid. Du kan opnå dette direkte ved hjælp af de indbyggede formularer til Excel eller via Power Automate.
3. Undgå duplikerede formularsvar
Microsoft Forms giver som standard nogen mulighed for at svare flere gange. Du kan indstille din formular til kun at tillade ét svar pr. person.
Når du forbyde folk at indsende flere gange, skal de logge ind på deres Microsoft-konto for at svare på din undersøgelse. Således vil formularen forhindre den samme konto i at få adgang til undersøgelsen to gange.
4. Integrer Microsoft Forms iFrame på dit websted
Hvis du vil have folk til at logge ind på din hjemmeside for at udfylde en undersøgelse, kan du i stedet indsætte formularen som en ramme på din hjemmeside. Alt du skal gøre er at kopiere en iFrame-kopi af din forberedte formular og indsætte den i dit websteds HTML. For at gøre det:
- Gå til din formular og klik Saml svar øverst til højre.
- Klik på kodeikonet nederst til højre på den åbne sidebjælke.
- Kopier indlejringskoden ved at klikke Kopi.
- Indsæt den kopierede kode i dit websteds HTML-fil.
5. Brug en QR-kode til at dele formularer
Du kan også downloade og sende en QR-kode af din formular til dine respondenter. Dette er en alternativ måde at dele din undersøgelses-URL med en fokusgruppe. Sådan downloader du din Microsoft-formular QR-kode:
- Gå til Saml svar tabat øverst til højre.
- Klik på QR-kodeikonet nederst på sidebjælken (til venstre for kodeikonet).
- Klik Hent for at gemme QR-kodebilledet på dit lokale drev.
- Du kan nu dele det downloadede QR-billede med din målgruppe.
6. Indstil formularudfyldelsesvarighed
Du kører muligvis ikke en quiz, men du vil stadig have, at dine respondenter udfylder din formular inden for en bestemt varighed. For eksempel vil du have jobansøgere til at svare på et ansøgningsskema inden en bestemt dato. Du kan binde deres svar til en deadline.
Du kan gøre dette ved at justere formularindstillingerne:
- Klik på de tre vandrette menupunkter øverst til højre.
- Gå til Indstillinger.
- Klik Start dato. Klik derefter Slut data for at afslutte varigheden af din undersøgelse.
- Du kan også time formularen ved at klikke Indstil tidsvarighed; dette starter en timer, når nogen begynder at udfylde formularen.
Hvis du har timet undersøgelsen, vil dine respondenter få en prompt, der informerer dem om, at det er en tidsindstillet undersøgelse, før de starter.
7. Opret og tilpas quizzer i Microsoft Forms
Ligesom Google Forms kan du også oprette quizzer i Microsoft Forms. Heldigvis er quizzer lige så nemme at lave som almindelige formularer. Sådan opretter du en quiz i Microsoft Forms:
- Klik Ny quiz fra dit Microsoft Forms-dashboard.
- Udfyld titelfeltet med dit quiznavn. Indtast derefter den valgfrie beskrivelse under dette felt, hvis du har en.
- Klik Tilføj ny.
- Du kan se de tilgængelige quizmuligheder i den viste bjælke. For eksempel kan du vælge Valg for spørgsmål med flere muligheder.
- Klik Tilføj ny for at tilføje et nyt spørgsmål.
Indstil quizresultatsynlighed
Du vil måske også forhindre deltagere i at se testresultaterne efter indsendelse:
- Klik på de tre vandrette menulinjer øverst til højre.
- Gå til Indstillinger.
- Slå fra Vis resultater automatisk.
8. Upload og tilpas formulartemaet
Udover dens brugergrænseflade kan du med Microsoft Forms bestemme den brugergrænseflade, dine respondenter ser, når de åbner din undersøgelse. Dette er en fremragende måde at vise din professionalisme på. Mens Microsoft Forms har indbyggede temaer, kan du også designe og uploade et brugerdefineret tema.
- Fra din formular skal du klikke Tema øverst til højre.
- Vælg blandt de angivne temaer.
- For at uploade et brugerdefineret tema i stedet skal du klikke på krydstegnet (+) nederst til højre på temalinjen.
- Klik på billedikonet i den følgende menu.
- Upload derefter et tema fra Bing eller OneDrive. Eller du kan klikke Upload for at vælge et tema fra dit lokale drev.
9. Tillad andre at bruge din formularskabelon
Hvis du har lavet et dejligt tema med inkluderende og relevante undersøgelsesspørgsmål, kan du tillade andre at bruge det. Når du tillader andre at bruge din skabelon, deler du dens dublet i stedet. Derfor kan dine respondenter bruge det som en skabelon til deres undersøgelse.
Gå ind i din formular og følg disse trin:
- Klik på de tre vandrette menupunkter øverst til højre.
- Klik Samarbejd eller dupliker.
- Klik på sektionen Del som skabelon Få et link til at duplikere.
- Kopier det genererede link og del det med dine deltagere. Selvom de stadig vil være i stand til at udfylde og indsende formularen, kan de også duplikere den og bruge den som en skabelon til deres undersøgelser, hvis de har en Microsoft 365-konto.
10. Tilpas en farvelbesked
Du kan også sætte pris på, at dine deltagere tog sig tid til at svare på din undersøgelse. Denne meddelelse vises, når de indsender din formular.
Et sådant budskab kan være med til at opbygge en relation til deltagerne. For eksempel kan du bruge denne mulighed til at minde dine respondenter om, at du vil svare på deres input på et bestemt tidspunkt. Sådan tilpasser du en afskedsbesked:
- Klik på de tre vandrette menuprikker øverst til højre i din formular.
- Gå til Indstillinger.
- Klik på Tilpas takbesked afkrydsningsfeltet.
- Udfyld derefter feltet med din besked.
Folk vil nu få din besked efter at have indsendt formularen.
11. Få en e-mailbesked om hvert svar
Du kan få en e-mail-meddelelse, hver gang nogen svarer på din undersøgelse. Selvom dette måske ikke er en ønsket praksis i omfattende undersøgelser, hjælper det dig med at spore svar – især hvis du har færre deltagere. For at gøre det:
- Klik på de tre vandrette menulinjer øverst. Så gå til Indstillinger.
- Klik på Få e-mailbesked om hvert svar afkrydsningsfeltet.
12. Lav en kopi af de tidligere formularer
Mens redigering af en tidligere formular og bruger den til en anden undersøgelse gør dit job hurtigere, ender du med at overskrive dens indhold. Dupliker den formular, du vil bygge på, og rediger dens anden i stedet:
- Gå til dit Microsoft Forms-dashboard.
- Når du har fundet den forrige formular, du vil bygge på, skal du klikke på de tre vandrette prikker nederst til højre på dens banner.
- Vælg Kopi at duplikere det. Du kan nu redigere det ekstra.
Del dine undersøgelser professionelt
Online undersøgelsesværktøjer som Microsoft og Google Forms gør livet nemt. Men selvom du kan udnytte deres enkelhed til lokaliserede og omfattende undersøgelser, forenkler det dig yderligere at kende din vej rundt i deres professionelle use cases.
Selvom du har lært om tips og tricks til brug af Microsoft Forms i denne artikel, vil du måske også se noget professionel brug af Google Forms.
