De fleste virksomheder, herunder offentlige organisationer, virksomheder og non-profitorganisationer, bruger Microsoft Excel til deres budgettering. Excel giver dem fleksibilitet, fortrolighed og lethed ved at kompilere, sortere, administrere og analysere data til budgettering og prognoser.
Men er Excel det rigtige værktøj til forretningsbudgettering? Lad os afveje fordele og ulemper ved at bruge Excel som budgetteringssoftware for at besvare dette vigtige spørgsmål.
Fordele ved forretningsbudgettering i Excel
Microsoft lancerede Excel tilbage i 1985. Ifølge en undersøgelse af Centage Corporation, bruger et flertal af CFO'er (næsten 88%) stadig regneark til deres forretningsbudgettering. Det siger meget om programmets nytteværdi. Men hvorfor er Excel så populær som et forretningsbudgetværktøj? Lad os finde ud af det.
1. Alle ved, hvordan man bruger Excel
De fleste universitetsuddannede har brugt Excel på den ene eller anden måde under deres studier. Det viser programmets alsidighed, og at næsten alle kender det grundlæggende i programmet. Da de fleste af dine medarbejdere allerede er klar over det grundlæggende i Excel, er det eneste, de behøver, et lille skub i den rigtige retning, og de vil administrere din virksomheds økonomi på ingen tid.
Ved at budgettere i Excel sparer du tid og ressourcer, som ellers ville blive brugt på træning – især nyttigt, hvis du driver en lille virksomhed eller startup med begrænsede ressourcer.
2. Excel er billigt og let tilgængeligt
Næsten alle har en kopi af Microsoft Excel. Hvis din virksomhed efterspørger flere mennesker til at deltage i budgetteringsprocessen, kan du dele adgangen med alle med en kopi af Excel uden at købe yderligere licenser. Når det er muligt, bør små virksomheder undgå virksomhedsbudgetsoftware, da det kan øge omkostningerne.
3. Du kan tilpasse Excel-regneark
I virksomheder, især startups, er tilpasningsmuligheder en yderst nyttig og eftertragtet funktion, fordi forskellige udviklingsfaser af en virksomhed kræver forskellige tilgange. En af de største fordele ved Excel-regneark i forhold til andre budgetprogrammer er, at magten ligger i brugernes hænder.
Excel er et ret komplekst program, der tilbyder fleksibilitet til sine brugere i form af adskillige funktioner og formler. Når først du forstå Excel-formler, kan du stort set lave alt fra forretningsbudgettering til finansiel analyse og graftegning. Du kan endda oprette dine egne formler, makroer og budgetskabeloner i Excel for at imødekomme din virksomheds unikke krav.
Ulemper ved forretningsbudgettering i Excel
Som noget andet har Excel sin rimelige andel af begrænsninger, når det kommer til forretningsbudgettering.
1. Det er tidskrævende og udsat for fejl
Forretningsbudgettering i Excel kræver manuel datainput. Da det er så afhængigt af menneskelig indsats, er fejl praktisk talt uundgåelige. Sandsynligheden for sådanne fejl stiger med den stigende størrelse og kompleksitet af budgetter, hvilket fører til fejlagtige budgetprognoser og indtægtsfremskrivninger.
I virksomheder med mange millioner dollars kan selv en simpel tastefejl eller omsættelsesfejl koste millioner af dollars. Tag eksemplet med TransAlta: En simpel klippe-og-klistre fejl kostede virksomheden 24 millioner dollars. Virksomheder gennemgår og retter ofte problemer i deres Excel-regneark for at forhindre sådanne risici, hvilket koster dem værdifuld tid, kræfter og omkostninger.
2. Skalerbarhedsproblemer for større datasæt
Excel, som er billigt og tilgængeligt, tilbyder små virksomheder en lav adgangsbarriere med upåklagelig nytte og funktionalitet. Men efterhånden som virksomheden vokser, stiger de nødvendige data til budgettering og prognose drastisk. Excel er ofte ude af stand til at håndtere store mængder data med adskillige formler og makroer og vil sandsynligvis bremse eller endda gå ned.
3. Mangel på rollebaserede adgangs- og sikkerhedsproblemer
Excel-filer kan nemt deles med alle, der har en kopi af programmet, hvilket bringer fortrolige virksomhedsoplysninger i fare. Mens du kan adgangskodebeskytte Excel-filer, skal adgangskoden deles med relevante personer under budgetlægningen.
Excel tilbyder ikke rollebaseret adgang, så alle med en adgangskode kan få adgang til hele regnearket. Dette kan være et stort overholdelsesproblem for de fleste virksomheder.
Er Excel den rigtige software til din virksomheds budgetbehov?
Excel har sine fordele som et forretningsbudgetværktøj, men det er bedst at investere i virksomhedsbudgetsoftware, hvis du står over for problemer. Større virksomheder vil sandsynligvis lide med Excel som deres eneste budgetløsning.
Problemer med datakonsolidering, koordinering, sikkerhed og samarbejde er blot nogle få problemer, som større organisationer kan stå over for, når de budgetterer i Excel. Men hvis du stadig er en lille virksomhed eller en nystartet virksomhed med begrænsede bevægelige dele, kan Excel være et alsidigt, billigt og effektivt budgetværktøj.
Hvis du bruger Excel til din virksomheds budgettering, men stadig sidder fast med det grundlæggende, kan du overveje at lære et par kurser på avanceret niveau for at forbedre din virksomheds budgetteringsprocessen.
