Med Google Docs er det nemt at dele og samarbejde om dokumenter. Men hvis du arbejder med en række af dem, vil du have en række måder at dele dine links og justere tilladelser på.
Det er nemt at slå disse indstillinger fra, så alle med linket hurtigt kan få adgang til filen og komme på arbejde. Men nogle gange kan det betyde overdeling eller tillade folk at redigere, som du foretrækker ikke gjorde. I denne artikel kan du læse om forskellige måder at dele links til dine Google Docs på, og hvordan de fungerer.
1. Brug deleindstillingerne til at dele dine Google-dokumenter
Medmindre du arbejder på et fællesdrev, indstiller Google dokumenter, du opretter, til Begrænset som standard. Det betyder, at du skal justere delingsindstillingerne, før andre kan se det ved hjælp af linket. Ellers vil dine seere komme til en side, der beder dem om at anmode om adgang, hvilket kan betyde en masse ekstra arbejde og meddelelser for dig og en ventetid på dem.
Klik på for at justere tilladelsesindstillingerne på din fil
Del i øverste højre hjørne af din skærm for at få vist delingsindstillinger. I denne menu kan du se et hurtigt overblik over, hvem der har adgang til dokumentet. Du kan også give adgang til andre. Her er, hvordan hver sektion i denne menu fungerer.Tilføj personer og grupper
Hvis du vil begrænse, hvem der har adgang til dine Google Docs, kan du tilføje bestemte personer ved at bruge dette felt øverst i menuen. Indtast deres e-mailadresse her. Det næste trin er at tildele deres rolle, vælge, om du vil give dem besked, og tilføje en valgfri besked.
De får en e-mail, der fortæller dem, at du har delt den med dem, inklusive et link, der fører dem til den. De kan også finde det igen senere i Delt med mig fanen i deres eget Google Drev.
Mennesker med adgang
Under Mennesker med adgang overskrift, kan du se, hvem der har adgang til dokumentet. Du kan også justere deres rolle ved at klikke på pilen ved siden af – disse er:
- Seer– disse personer kan se dokumentet, downloade, udskrive eller kopiere det.
- Kommentator— de kan dele og bruge kommentarer eller forslag til at kommunikere med dig.
- Redaktør-de har næstmest kontrol til Ejer (dig, hvis du har oprettet dokumentet). De kan ændre den, arbejde med andres forslag og endda dele filen med andre mennesker og justere dens tilladelser.
Derudover kan du bruge denne menu til at Overfør filejerskab eller Fjern adgang.
Du kan foretage yderligere justeringer af dine delingsindstillinger ved at klikke på tandhjulet i øverste venstre hjørne af panelet. Her kan du deaktivere muligheden for, at redaktører kan dele eller ændre tilladelser til et dokument. Du kan også forhindre seere og kommentatorer i at downloade, udskrive eller kopiere dokumentet.
Generel adgang
Inden for Generel adgang, kan du bestemme, om du vil beholde dokumentet begrænset, eller om du vil give adgang til Enhver med linket. For at gøre det skal du klikke på flyvemenuen ved siden af Begrænset og lav byttet.
Når du skifter, kan du redigere indstillingerne for at tillade dem med linket at se, kommentere eller redigere. Husk, at hvis du har din fil åben for dem med linket, kan du ikke forhindre andre i at dele linket.
Når du er klar, kan du hurtigt få fat i linket ved at klikke Kopier link i nederste venstre hjørne af panelet. Nu kan du indsætte det, hvor du vil. For hurtig adgang kan du visuelt bogmærke og organisere dine links i software som Notion for at hjælpe dig med at finde og dele dem senere.
Derudover kan du kopiere linket direkte fra adresselinjen. Fremhæv alt indtil den fremadrettede skråstreg efter den lange række af tal og bogstaver for at gøre det.
Du kan udgiv dine Google Docs for alle at se ved at klikke Fil i øverste venstre hjørne af din skærm, mens du svæver over Del, og vælge Udgiv på nettet. Derfra er alt hvad du skal gøre at klikke på Offentliggøre knap.
Dette kan virke det samme som at indstille dine deleindstillinger til Enhver med linket. Det er den, bortset fra at informationen kun er visning, og de ændringer, du foretager i dokumentet, er ikke aktive. Så når din fil er klar til visning, kan du trykke på udgiv og give andre adgang.
Men hvis du skal fortsætte med at arbejde på dokumentet, kan du justere indstillingen, så ingen kan se dine ændringer, før du trykker Offentliggøre igen. For at gøre det skal du klikke på flyvemenuen ved siden af Udgivet indhold og indstillinger når du gør det offentligt, og fjern markeringen Genudgiv automatisk, når der foretages ændringer.
Når du har udgivet det, kan du dele linket eller integrere det i andre dokumenter eller websider. For at fjerne din fil, skal du blot gå tilbage til den samme menu og vælge Stop udgivelsen. Dette er en fantastisk måde at dele information på uden at bygge et websted eller bekymre sig om domæne og hosting.
Oprettelse af et bogmærke i dine Google Docs vil bringe dine læsere til et bestemt sted på siden. For at gøre det:
- Placer din markør der, hvor du ønsker, at bogmærket skal vises.
- Gå til Indsæt og Bogmærke.
- Når du har valgt Bogmærke, vises symbolet i dit dokument.
- Klik på symbolet for at kopiere linket eller slette det.
Husk, at dem, du deler bogmærkelinket med, også skal have adgang til resten af dokumentet. Det betyder også, at de kan se det hele.
Der er mange måder, hvorpå du kan dele dine Google Docs-links:
- Ved at bruge delingsindstillingerne kan du holde det eksklusivt eller gøre det bredt tilgængeligt for seere, kommentatorer eller redaktører.
- Udgivelse giver dig mulighed for at dele dit arbejde i et offentligt format.
- Bogmærker giver dig mulighed for at blive mere specifik.
Hvilken du vælger er op til dig og hvilken type dokument du vil linke til. Husk at dobbelttjekke dine dokumenter før deling.
