Hvis der er mange mennesker, der arbejder sammen på et delt projektregneark, bør du konfigurere en form for workflow eller proceskontrol for at få tingene gjort nemt. På den måde vil du ikke miste overblikket over, hvad der er blevet gjort, og hvad der skal gøres næste gang – dette vil hjælpe med at holde alle på samme side.
Her taler vi om de væsentlige tips og bedste praksis, som du bør følge, når du samarbejder med andre brugere i Excel eller Google Sheets eller lignende.
1. Dokumentnøgleændringer og opdateringer
Når du samarbejder om regneark, er det vigtigt at holde styr på, hvad der er ændret. Du kan ende med at overskrive en andens arbejde, hvis du ikke er forsigtig.
Prøv at tilføje kommentarer eller noter for at registrere ændringer - såsom årsager til at opdatere elementet, navne på redaktører, der foretager ændringerne, og hvorfor eller hvordan de gjorde det. Du kan nemt gøre dette ved at bruge Fremhæv ændringer funktion i en delt projektmappe. Følg nedenstående trin for at aktivere denne funktion:
- Gå til Filer > Indstillinger > Hurtig adgangsværktøjslinje. For macOS, gå til Excel > Præferencer... > Bånd og værktøjslinje > Hurtig adgangsværktøjslinje.
- Vælg fra rullemenuen Alle kommandoer.
- Vælg Fremhæv ændringer og vælg, om du vil tilføje værktøjslinjen Hurtig adgang over båndet eller under det. Klik Okay.
- Når du er færdig, skal du trykke på dropdown-filtrene i Værktøjslinjen Hurtig adgang > Vis kommandoetiketter. Du kan tilpasse, hvordan du ønsker at fremhæve ændringer i dit regneark ved at vælge fra mulighederne i rullemenuen.
Du kan også farvekode elementer eller faner i dit delte regneark, så du nemt kan se ændringer med et øjeblik.
2. Indtast kildedata korrekt
Det er nemt at lave fejl, mens du indtaster de rå data i dine regneark. Problemet er, at hvis du ikke gør dette korrekt, kan det helt skævvride dine resultater og føre dig i den forkerte retning.
Heldigvis er der nogle hurtige tips til at sikre, at du indtaster kilden eller rådata korrekt i dine Excel-filer.
- Dine data skal være klare og nøjagtige. Prøv at undgå forkortelser, hvis det ikke er absolut nødvendigt, og sørg for, at alle tal- eller datoformater er klare og konsistente i hele dit regneark.
- Sørg for at inkludere en overskrift øverst i hver kolonne/række, så andre brugere kan fortolke tabellerne bedre.
- Brug relevante (og korrekte) formler, hvor det er nødvendigt.
3. Brug regnearkskontroller
Ved at bruge regnearkskontroller kan du reducere risikoen for fejl i datainput. Her er et par værktøjer, du kan bruge:
Data validering: Ved hjælp af et værktøj som f.eks Data validering giver dig mulighed for at indsamle input fra flere brugere i det passende format. Det sikrer også ensartet dataindtastning og forhindrer utilsigtede brugerfejl. Hvis du indtaster data, der tilhører et kendt sæt værdier, såsom et "Ja" eller "Nej" eller "Kan ikke bestemmes", du kan oprette en rulleliste med disse muligheder for at gøre det muligt for andre brugere at vælge fra en foruddefineret liste over muligheder.
Arkvisning: Det Sheet View funktion er en anden nyttig funktion, der giver regnearksbrugere mulighed for at oprette tilpassede visninger af deres projektmappe og indstille deres egne filtre til at se information – uden at blive påvirket af ændringer foretaget af andre i regnearket brugere.
4. Brug tabeller og diagrammer
Lad os se det i øjnene: Regneark er ret overvældende i starten, især hvis du ikke er vant til at arbejde med store mængder data. Derfor anbefaler vi at bruge tabeller, diagrammer eller grafer til at opsætte dine data på en intuitiv måde.
Mens tabeller hjælper dig med at organisere og sortere dine oplysninger, kan brug af et diagram eller en graf hjælpe med visuel repræsentation. Dette gør det nemmere at plotte tendenser eller vise sammenligninger mellem forskellige grupper af variabler over tid, så du kan få øje på vigtige relationer og tendenser i dine dataværdier.
5. Fremhæv vigtige værdier med farver og formatering
Ved at tilføje farve til din tekst og overskrifter kan du organisere dine data på en mere læsbar måde.
På denne måde kan du fokusere på specifikke aspekter af dataene uden at blive overvældet af al information på én gang. Du kan også bruge værktøjer som f.eks betinget formatering, som giver dig mulighed for at fremhæve bestemte celler baseret på kriterier, såsom om de er inden for et bestemt værdiinterval.
Funktionen "Frys ruder" er især nyttig, hvis du har brug for at holde styr på bestemte områder, mens du ruller gennem et langt regneark. Sådan kan du gøre dette:
- Vælg den aktive række eller kolonne.
- Gå til Udsigt fanen på båndet og vælg Frys ruder.
- Fra rullemenuen skal du vælge, om du vil fryse kolonner eller rækker.
Ved at bruge Hyperlink-funktionen kan du linke ankertekst til filer, websider eller regneark.
- For at gøre dette skal du vælge en celle i dit regneark, der indeholder tekst.
- Gå til Indsæt fanen på båndet.
- Tryk på til højre på båndet Link og vælg mulighederne i menuen til venstre. Du kan vælge at linke til filer i dit lokale lager eller et weblink eller til andre kilder.
Dette hjælper dine teammedlemmer med nemt at finde referencer eller kildefiler. For eksempel, hvis din virksomheds webside viser produkter og tjenester, kan du nemt oprette et hyperlink i en celle, der fører teammedlemmer direkte til siden, når de klikker på den.
Ofte kan det være svært at vide, hvad dine kollegaer arbejder med. Men regnearksværktøjer såsom Google Sheets gør det nemt for flere redaktører at samarbejde om dokumenter sammen i realtid. Du kan åbne chatsidebjælken ved at trykke på chatikonboblen ved siden af listen over aktive brugere.
Dette er en praktisk funktion - du kan diskutere eventuelle problemer, du måtte være stødt på, mens du arbejdede med delte filer. Det giver dig også mulighed for hurtigt at kommunikere med hinanden, hvis du har brug for hjælp eller assistance med noget specifikt i deres dokument.
9. Giv samarbejdspartnere redigerings-/visningsadgang
Et af de første trin i at samarbejde om delte regneark er at sikre, at teammedlemmer har redigerings-/visningsadgang (skrivebeskyttet). Du skal sikre dig, at du har aktiveret deling i første omgang.
For det andet skal du tilføje samarbejdspartnere til dine individuelle projektmapper efter behov, og give dem skrivebeskyttet eller redigere adgang efter ønske. Sørg for, at alle har adgang til de kompatible versioner af filen, så de ikke har nogen problemer med at synkronisere eller gemme, mens de fungerer.
Smartere samarbejde med letlæselige regneark
I sidste ende handler det om kommunikation. Når du arbejder på et fælles projekt med en gruppe mennesker, er det vigtigt at sikre, at dit teams kommunikation går så glat som muligt.
Disse tips ovenfor skulle hjælpe med at gøre dine regneark mere brugervenlige og nemmere at læse, så deling og fortolkning af information altid er let.
