Nemt samarbejde er af allerstørste betydning i fjernarbejdets tidsalder. Heldigvis har Google mange delingsmuligheder, der gør det muligt for flere brugere at arbejde på det samme projekt. At vide, hvem der har foretaget ændringer i en fil, og hvornår kan være afgørende for effektiv regnearkshåndtering.

Heldigvis har Google Sheets to funktioner, der giver dig mulighed for at spore ændringerne i dine regneark. Den første er Google Sheets-meddelelser, mens den anden er versionshistorik. I denne artikel vil vi detaljere disse væsentlige funktioner, vise, hvordan du kan aktivere dem, og dække, hvorfor de kan være afgørende for dine regneark.

Hvorfor bruge e-mail-meddelelser i Google Sheets?

Når du arbejder på et stort ark, hvor flere medarbejdere foretager ændringer i et regneark, kan det være udfordrende at vide, hvilke ændringer der foretages af hver samarbejdspartner. Det er meget bedre at vide, hvem der har foretaget en bestemt ændring, især for projektledere.

Vi kan tjekke ved hjælp af versionshistorik for at se, hvem der har foretaget ændringen. Men det kan være kedeligt at scanne gennem versionshistorik, hvis der er mange tilfælde. I stedet kan du bruge Google Sheets Notifications. På denne måde giver Sheets dig besked via e-mail(s).

instagram viewer

Hvis du er på farten, bør du sikre dig, at dine mobil-e-mail-notifikationer fungerer, så du ikke går glip af noget.

Sådan aktiverer du e-mailmeddelelser i Google Sheets

Aktivering af e-mail-notifikationer tager kun et par minutter, og når du gør det, forbliver den aktiv, indtil du foretager yderligere ændringer i indstillingerne. Følg disse trin for at aktivere meddelelserne:

  1. Åbn dit regneark, som du vil aktivere e-mail-meddelelser på.
  2. Trykke Værktøjer øverst i dit regneark. En rullemenu vises.
  3. Trykke Underretningsregler, som åbner et nyt vindue midt på skærmen.
  4. Du kan sætte reglerne her. Hvis du vælger en mulighed fra den første sektion, skal du vælge, hvornår du vil modtage notifikationer. Vælg enten: Eventuelle ændringer foretages, eller En bruger indsender en formular.
  5. I det andet afsnit kan du vælge E-mail - Daglig Digest eller E-mail - med det samme.
  6. Trykke Gemme når du har valgt dine foretrukne indstillinger,

Vi vil beskrive hver af indstillingerne mere detaljeret lidt længere nede i artiklen.

Sådan tilføjer og sletter du meddelelsesregler i Google Sheets

Hvis du vil tilføje flere regler, redigere eksisterende eller slette dem, skal du gå til Indstil meddelelsesregler mulighed ved at klikke på Værktøjer og Underretningsregler.

Hvis du allerede har en eksisterende underretningsregel, vises den på listen. Du kan klikke på Slet eller Redigere, eller tryk på Tilføj en anden notifikationsregel at oprette en ny. Når du er færdig med at foretage ændringerne, skal du klikke Færdig at redde dem.

Forstå mulighederne i meddelelsesreglerne

Der er to afsnit i notifikationsreglerne: den første er Giv mig besked på og den anden er Giv mig besked med.

1. Giv mig besked på [Din e-mail], når...

  • Eventuelle ændringer foretages: Når du vælger denne mulighed, logges alle ændringer, du foretager i regnearket, og informeres brugeren via e-mail, med det samme eller i et dagligt læsbart sammendrag.
  • Brugeren indsender en formular: Hvis du vælger denne mulighed, bliver du advaret, når nogen indsender en formular. Google Forms giver dig mulighed for at linke dine formularer til dit regneark. Dette kan være alt fra en undersøgelse til et universitetsansøgningsskema.

2. Giv mig besked med...

  • E-mail - Daglig sammenfatning: Hver gang denne mulighed er valgt, vil en liste over brugerændringer ankomme, når dagen slutter eller på et fast tidspunkt. Hvis du vælger denne mulighed, vil du modtage meddelelser senere i stedet for umiddelbart efter, at de er blevet lavet. Dette er til gavn for personer, der ikke kan lide at blive underrettet om ændringer med det samme. Det er også ideelt for dem, der arbejder for en stor virksomhed, hvor regnearket, de arbejder på, konstant ændrer sig for at undgå at fylde din indbakke op med notifikationer. Sørg for at indstille ankomsttidspunktet uden for din blokeringsperiode for e-mail, hvis du har en.
  • E-mail - med det samme: Når du vælger denne mulighed, modtager du en e-mail, hver gang der sker en ændring af deres regneark. Dette er ideelt for folk, der beskæftiger sig med følsomme oplysninger og ønsker at modtage en e-mail, hvis noget ændrer sig.

Vi vil ikke anbefale at bruge denne indstilling til et ark med mere end to eller tre samarbejdspartnere, så du ikke bliver bombarderet med konstante meddelelser. Hvis du skal bruge denne metode, kan det være en god idé at oprette en Gmail-mappe for at modtage alle meddelelser.

Hvorfor bruge Google Sheets versionshistorik?

Du kan bruge funktionen Google Sheets versionshistorik, hvis du ikke vil have notifikationer via e-mail, men holde styr på ændringerne i dit regneark. Google Sheets vil endda gemme de små ændringer, hvis de forekommer langt nok fra hinanden, så du ikke behøver at bekymre dig om at gå glip af vigtige ændringer.

Ejeren af ​​regnearket og dem med redigeringsadgang til regnearket er de eneste, der kan se versionshistorikken for et regneark i Google Sheets.

Da ændringerne er i skyen, kan du få adgang til versionshistorikken og finde den præcise version, du leder efter. Dette er perfekt, hvis et af dine teammedlemmer (eller dig) har lavet en fejl og skal gå tilbage til en ældre version. Du kan også navngive ændringerne for at vide, hvilken version du ønsker.

Sådan får du vist versionshistorik i Google Sheets

Adgang Google Sheets versionshistorik, sørg for, at der foretages nok ændringer på et ark, før Sheets kan oprette en ændringslog. Her er de trin, du skal følge for at få adgang til versionshistorikken:

  1. Klik på Fil i den øverste bjælke. Dette vil vise en rullemenu.
  2. Der, klik videre Versionshistorik.
  3. Klik på Se versionshistorik i menuen. Alternativt kan du bruge Ctrl + Alt + Shift + H.

En sidebjælke åbnes i højre side af skærmen. Der kan du klikke på de tre lodrette prikker ved siden af ​​de ældre versioner og klikke videre Gendan denne version. Du kan også klikke på Navngiv denne version at give navne til bestemte gemmer. Hvis du vil oprette en ny regnearksforekomst, skal du klikke på Lav en kopi.

Når du laver en ny kopi af regnearket, starter det på en frisk og har en ny versionshistorik. Hvis du stadig vil holde styr på ændringerne i det nye regneark, kan du slette det ældre for at undgå forvirring i fremtiden.

Forskelle mellem e-mailmeddelelser og versionshistorik

Google Sheets-meddelelse giver dig mulighed for at modtage e-mails, når som helst en bruger ændrer regnearket. Ved brug af versionshistorik logges ændringerne kun og meddeles ikke aktivt brugeren.

Toppen af ​​isbjerget

I de fleste tilfælde er det en god idé at bruge begge disse funktioner til vigtige regneark. Selvom de to funktioner, der diskuteres i denne artikel, er gode til samarbejde, er de kun en lille del af alle de værktøjer, Google Sheets har at tilbyde teams, der arbejder med regneark.

Der er stadig meget mere at lære, så fortsæt med at læse op på alt, hvad dette kraftfulde program har at tilbyde.