Google Sheets tilbyder mange funktioner, som de fleste premium regnearksværktøjer tilbyder, men gratis. En af disse funktioner er muligheden for at se, redigere og slette versionshistorik.
På grund af den brugervenlighed, Google Sheets giver, er der flere, der flytter til Googles suite af Office-apps end at bruge software som Excel. Men nogle gange kan funktionerne være lidt anderledes end hvad brugerne er vant til. Denne vejledning vil dække Google Sheets versionshistorik og alt, hvad den er i stand til at gøre.
Hvorfor bruge versionshistorik?
Når flere medarbejdere håndterer det samme regneark, er der helt sikkert fejl på grund af fejlkommunikation mellem medarbejderne. Disse fejl kan forårsage forstyrrelser i følsomme regneark, der indeholder økonomiske oplysninger. Når dette sker, er det meget fordelagtigt at have sikkerhedskopier, du kan vende tilbage til.
Du har måske også lavet fejl i dit arbejde, men kan ikke præcist finde ud af, hvad der gik galt. At kunne åbne en tidligere version af et regneark kan være en absolut livredder. Dette kan være kritisk, hvis du er en
solo-iværksætter ved hjælp af Google Sheets.Hvad er Google Sheets versionshistorik?
Google tilføjede en funktion, der gemmer alle de ændringer, der er foretaget i et dokument. Selv en ændring så lille som et komma er dokumenteret, og denne funktion er tilgængelig på de fleste af tjenesterne i Google-applikationspakken.
Som Google Docs og Google Sheets er skybaserede tjenester, sikkerhedskopierne laves næsten øjeblikkeligt og kan tilgås når som helst, forudsat at du har en internetforbindelse.
Kun regnearkets ejer kan se disse ændringer og de personer, som ejeren giver redigeringsadgang til. Personer med skrivebeskyttet adgang til regnearket kan ikke se eller foretage ændringer i versionshistorikken. Dette er hovedsageligt en privatlivsfunktion.
Funktionen versionshistorik i Google Sheets fjerner behovet for at lave flere kopier af det samme regneark på lokal hardware. Du kan blot få adgang til versionshistorikken og finde den særlige version, du leder efter.
Sådan får du vist og redigere versionshistorik i Google Sheets
Før du får vist eller redigerer versionshistorikken, skal du sikre dig, at du har foretaget nok ændringer til, at Google Sheets kan oprette en log over disse ændringer. Du vil ikke kunne se versionshistorikken på et nyt regneark. Inden vi starter, skal du indlæse dit regneark.
Her er de trin, du skal følge for at tjekke versionshistorikken i Google Sheets
- Naviger til Fil i menulinjen.
- Vælg Versionshistorik. Dette åbner en anden undermenu.
- Der, klik videre Se versionshistorik. Dette vil vise en sidebjælke i højre side af skærmen med en liste, der indeholder alle regnearksversionerne.
- Klik på de tre prikker ved siden af navnet på versionen.
- For ældre versioner, klik på Gendan denne version, og Google Sheets genindlæser siden med den ældre version af regnearket.
På den aktuelle version af regnearket kan du ændre navnet på regnearket, eller du kan lave en kopi af det. Når du klikker på ikonet med tre prikker på en anden version end den nuværende, får du også mulighed for at gendanne den.
Sådan navngiver du vigtige Google Sheets-versioner
Det kan være ekstremt skurrende at se datoerne som filnavne og hurtigt blive forvirrende, især hvis der foretages flere ændringer om dagen til arket. I stedet for datoer er det meget mere nyttigt, hvis du kunne navngive arket baseret på de foretagne ændringer.
Lad os sige, at der er et ark, der indeholder alle ændringerne og den mest opdaterede version. Det ville være bedre at navngive det "Final" end "14. juni kl. 9:38", ikke?
At navngive vigtige regnearksversioner kan være yderst gavnligt for dig senere, når du skal finde en specifik version blandt et hav af redigeringer. Her er de trin, du skal følge for at navngive en aktuel version:
- Klik på Fil i den øverste bjælke.
- Vælge Versionshistorik.
- Klik på Navngiv den aktuelle version.
Dette åbner et nyt vindue i midten af skærmen, så du kan angive et navn. Når du er færdig, klik på Gemme.
Hvis du vil omdøbe en ældre version, skal du følge de samme trin som før, men i stedet for at vælge Navngiv aktuel version, skal du klikke på Se versionshistorik. Dette vil vise en liste over de ændringer, der er foretaget i regnearket. Der skal du klikke på navnet på den version, du ønsker at omdøbe, og indtaste navnet. Trykke Gå ind for at gemme ændringerne, når du er færdig.
Sådan sletter du versionshistorik i Google Sheets
Der er i øjeblikket ikke en måde at slette en specifik version i Google Sheets versionshistorik. Men du kan starte på en frisk ved at lave en kopi af regnearket. Dette vil slette alle ændringerne i versionshistorikken. Kun den seneste version vil blive gemt og kopieret.
Trinene til at gøre dette er enkle, klik på Fil i den øverste bjælke. Dette vil vise en rullemenu. Her, klik videre Lav en kopi.
Du vil blive bedt om at indtaste navnet på det nye regneark. Når du har tilføjet et navn, skal du vælge placeringen af regnearket og vælge, om du ønsker, at regnearket skal deles med de samme personer, som det tidligere blev delt med. Du kan også vælge, om du vil have kommentarerne kopieret. Når du er færdig med at vælge dine ønskede muligheder, skal du klikke på den grønne Lav en kopiknap.
Ting at vide om versionshistorik i Google Sheets
Her er et par ting, du bør vide om versionshistorikken i Google Sheets:
- Versionshistorikken kan gå en uendelig værdi tilbage. Sheets optimerer dog Google Drev-pladsen ved at flette ældre versioner sammen. Det kan også slette nogle tidligere ændringer, hvis lagerpladsen er næsten fuld.
- Hvis du ikke kan se versionshistorikken, er det sandsynligvis fordi du ikke har den nødvendige tilladelse eller endda er fuldstændig låst ude. Du skal bede regnearkets ejer om at ændre din tilladelse til "kan redigere" i stedet for "kan se".
- Versionshistorikken kan tilgås af den person, der ejer filen på deres konto. Hvis du bruger delingsfunktionerne i Google Sheets, er det kun personer, der kan se versionshistorikken, personer med ejer- eller redaktørrettigheder.
Mestring af Google Sheets
Visning og redigering af versionshistorik er blot en lille del af samarbejdsmiljøet i Google Sheets. Nu hvor du har mestret det, bliver du nødt til at blive ved med at lære at få dit team til at yde fuld kapacitet på denne kraftfulde webbaserede app.
