Sådan nemt automatiseres dine opgaver: 5 nyttige værktøjer

Du bruger timer på at udføre hverdagens opgaver på din arbejdsplads. Du tror, ​​det er den del af dit job. Men hvad nu hvis det kunne lade sig gøre alene, og du kunne investere din vigtige tid i kreativ tænkning eller løse andre store problemer? Ville det ikke være fantastisk?

Den ultimative løsning på dette problem er opgaver automatisering. Lad os finde ud af, hvilke daglige opgaver du kan automatisere, dens proces og hvilke værktøjer der kan hjælpe.

Hvilke typer opgaver skal automatiseres

Du bør automatisere alle de rutinemæssige opgaver, du udfører dagligt, og som bruger en betydelig mængde af din tid, men ikke nødvendigvis tilføjer noget værdifuldt til dit arbejde.

Her er nogle af eksemplerne på opgaver, som du kan automatisere. Notér dem, der er inkluderet på din opgaveliste.

1. Planlægning af aftaler

En af de største tids spildere hvis der ikke er nogen værdi, er det at planlægge aftaler. Så stop med at tale frem og tilbage med dine kunder for at finde det bedste tidspunkt, der fungerer for jer begge. I stedet skal du åbne et par slots på din kalender og dele listen med dem.

På denne måde kan du krydse alle planlægningsopgaverne fra din huskeliste og stadig få aftalerne til tiden. Automatiseringsværktøjer kan hjælpe dig med integrationen af ​​planlægningsapps og kalendere.

2. Kedelige opgaver

Mange opgaver kræver ikke nogen overordnet tænkning. Såsom sortering og svar på e-mails, backup af data, fakturering og fakturering, kundeservice og engagement, opdatering af kontaktoplysninger mv.

Så i stedet for at tilføje dem til din huskeliste hver dag, kan du overveje at automatisere dem. Og se, hvor meget tid du stiller til rådighed for dig selv.

3. Overførsel af oplysninger blandt flere apps

Ingen arbejdspladser er fri for denne opgave. Du har altid brug for data, og derefter skal du overføre disse data fra et program til et andet. Men vær smart, brug ikke tid på at kopiere eller indsætte og eksportere masser af data, der regelmæssigt kommer til dig på forskellige måder. Automatiser denne handling.

4. Opgaver, der spiser din vigtige tid

Bortset fra at fastsætte tidsplaner, sende e -mails og fakturaer, overføre data og andre kommer en anden opgave, der faktisk synes vigtig - udstationering af sociale medier. Du skal helt sikkert promovere dit brand og engagere dig i dit publikum, og derfor forblive aktiv på disse platforme.

Men det kan koste dig tid, når du ender i den uendeligt gentagne cyklus med at lide, kommentere og dele. Så automatiser denne ekstremt tidskrævende opgave.

5 trin til opgaveautomatisering

Listen over automatisering af dine opgaver kan være uendelig. Og nogle gange kan det endda afhænge af, hvilken type arbejde du udfører, så vi kan ikke dække dem alle her.

Alligevel vil vi gøre hele ideen lettere for dig at følge. Så her er processen til opgaveautomatisering.

Trin 1: Skriv ned de daglige opgaver

Når du laver en liste over de opgaver, du skal automatisere, skal du starte med:

• Nedskrive de opgaver, du udfører dagligt.
• Angiv den tid, du bruger på hver opgave.
• Tilføj frekvensen af, hvor mange gange du har brug for at udføre disse opgaver - hver time, dagligt, ugentligt, månedligt, årligt osv.

Når det er gjort. Tjek hvilke af følgende kategorier de falder ind i. Er det opgaverne, der er:

• Udført regelmæssigt eller efter en tidsplan?
• Kedeligt og kan gøres uden nogen overordnet tænkning?
• Overførsel af oplysninger inden for applikationer?
• Spiser du den nødvendige tid, du kan investere i værdifulde projekter?

Efter at have listet dem alle, skal du hente dem, som du virkelig synes skulle være automatiseret fra nu af.

Trin 2: Forskning

Det næste trin omfatter undersøgelse af de rigtige værktøjer, som du kan bruge til at automatisere dine opgaver. Basér din forskning på dine nuværende behov og budget. For eksempel, hvis du er solopreneur, behøver du ikke et automatiseringsværktøj, der er lavet til virksomheder. Så vælg derefter.

Trin 3: Find ud af den nye arbejdsgang

Når du har valgt, hvilket værktøj du vil bruge til at automatisere dine opgaver, skal du finde et nyt workflow -system, der fungerer for dig, og beskrive, hvordan tingene vil bevæge sig fra nu af. Sørg for, at alle på teamet kender til de nye ændringer, så alt fungerer problemfrit.

For eksempel kan du beskrive for dit team, hvordan du planlægger møder fra nu af:

1. Opret din profil på Calendly, og gå til startsiden.

2. Planlæg det nye møde ved at klikke på skab.

3. Vælg varighed af dit møde fra menuen til venstre.

4. Vælg tilgængelighed af tid ved at tilføje forskellige slots.

5. Udgiv dit møde ved at klikke på Næste knap.

6. Kopiér mødelinket fra denne side.

7. Tilføj linket til din e -mail til klienten.

Når alle på teamet er fortrolige med processen, kan de overskrive planlægning af regelmæssige møder fra deres daglige opgaveliste for hver klient. De kan bare dele det samme møde/arrangementslink med dem alle. Baseret på hvor mange af slots der er taget, kan man vælge de gratis.

Trin 4: Udfør planen

Når det hele er gjort, skal du implementere din nye plan effektivt. Chancerne er store for, at du kan have en række opgaver at automatisere, og din plan kan være blevet lidt mere kompleks, end du troede. Tag i så fald hjælp fra din it -afdeling til at oprette og udføre din nye plan med det automatiseringsværktøj, du har valgt.

Trin 5: Evaluer og test

Efter at have automatiseret de nødvendige opgaver skal du teste jævnheden i den nye arbejdsgangsplan. Finde ud af:

• Effektiviteten af ​​de udførte opgaver.
• Dens indvirkning på produktivitet for medarbejdere eller teammedlemmer.
• Er alle trygge ved at bruge de nye værktøjer?
• Har den sparede tid nogen indflydelse på stigningen i din indkomst? (Denne er til iværksættere, freelancere og entreprenører.)

Her er nogle gode automatiseringsværktøjer med deres korte detaljer for at spare dig for forskningstid, når du har angivet de opgaver, der skal automatiseres.

Det er en populær automatiseringssoftwareløsning, der giver dig mulighed for at integrere forskellige software. Du kan overføre dataene fra et værktøj til et andet ved at kombinere dine daglige apps som Gmail, Dropbox, Slack, Google Kalender, Mailchimp osv.

Med dette værktøj kan du automatisere tusindvis af opgaver som at tweete alle dine blogindlæg, gemme vedhæftede filer fra Gmail til Google Drev, sikkerhedskopiere alle dine G-drev-filer til Dropbox og mere.

Dette værktøj er som Zapier, når det kommer til automatisering. Det hjælper dig med at overføre data mellem forskellige applikationer og udføre andre nævnte opgaver. Men den gratis version af IFTTT er bedre end Zapier.

Selvom sidstnævnte software tager mindst 10-15 minutter at få tingene til at ske, tager IFTTT øjeblikkelig handling, når udløseren er placeret.

Men ulempen ved dette værktøj er, at det kun er godt for enkeltpersonsvirksomheder. De har ingen versioner til teams eller flere medarbejdere. Og hvis det er dit krav, skal du gå med Zapier. Du kan bruge den til at indstille handlinger blandt flere software baseret på den betalte version, du bruger.

Det er et fantastisk værktøj, når det kommer til at automatisere og administrere dine sociale medieindlæg. De giver fremragende planlægningsmuligheder og anbefales af topmærker.

Hvis du vil håndtere tusinder af leads, der kommer din vej uden at rekruttere et komplet salgsteam, skal du overveje LeadFormly. Det hjælper dig med at automatisere din salgsproces, øge din konverteringsfrekvens, segmentere dine kundeemner, der kommer direkte fra websiden.

På denne måde kan du kun fokusere på at lukke aftalerne i stedet for at spilde tid i de tidlige leadprocesser.

Dette er et andet simpelt automatiseringsværktøj til små virksomheder. Det hjælper dig med at booke aftaler, arrangere møder og telefonopkald osv.

For at få dette til at fungere er alt du skal gøre at angive dine tilgængelighedspræferencer i Kalender og tilføje linket i din mødeinvitations -e -mail. Dine kunder kan derefter vælge den tid, der passer til deres behov, fra listen. Endelig planlægges det tidspunkt, de vælger, automatisk i din kalender, og du får besked i overensstemmelse hermed.

Automatiser dine rutineopgaver nu

Stop med at bruge timer på vigtige, men ensformige opgaver.

Brug lidt tid på at automatisere alle sådanne opgaver, gennemse de kategorier, du lige har læst, undersøge de værktøjer, der kan hjælpe, og gemme flere timer dagligt.

5 måder automatisering kan øge din produktivitet

Automatisering af nogle af de gentagne opgaver, du udfører hver dag, kan spare dig for meget tid. Her er nogle automatiseringsideer til at få mere arbejde udført!

Læs Næste

Om forfatteren