Sådan skriver du en karakterreference-e-mail

Det er nervepirrende at søge et nyt job eller en ny mulighed, men en positiv karakterreference øger din selvtillid og chancer for at få det. Så når du refererer, så gør dit bedste for at støtte kandidaten.

Når det kommer til at skrive en karakterreference-e-mail, er logikken den samme som et bogstav - kun layoutet er lidt anderledes. Her er vigtige tips, du skal huske på, så du og kandidaten gør et godt indtryk på e-mailens modtager.

1. Skriv karakterreferencer til kandidater, du kender

Som leder bør du for eksempel opbygge en relation til dit team. Det styrker ikke kun organisationen – det gør også karakterreference-e-mails nemmere at skrive.

Mens du putter gode online teambuilding platforme til god brug, noter arbejdernes præstationer, kvaliteter og anekdoter. På den måde, når en af ​​dem beder om en karakterreference, ved du, hvad du skal sige om dem.

Undgå at skrive referencer til personer, du ikke har noget eller minimalt forhold til. Selvom du kan udfylde e-mails med detaljer fra en kollega, vil du ikke have personlige erfaringer at dele. Dette vil svække referencen.

2. Få nøjagtige oplysninger om e-mailens modtager og mulighed

Forskning er afgørende for at sammensætte en god karakterreference-e-mail. Spørg kandidaten om oplysninger om, hvem de søger til og til hvad.

Har de brug for en professionel, akademisk eller personlig reference? Hvis der er en jobbeskrivelse, kan den fortælle dig, hvad arbejdsgiveren leder efter, og hvilke detaljer der ville få din kandidat til at stråle. Firma- og kontaktnavne er også perfekte til at finde ekstra information gennem internetforskning.

I slutningen af ​​dagen skal du skræddersy e-mailen til mulighedens krav og forsøge at tale direkte til modtageren uden at være uformel.

3. Strukturer tegnreferencemailen til højre

Der er en ideel måde at strukturere e-mails til karakterreferencer. Pas på med deres layout og indhold.

I modsætning til et brev behøver en e-mail ikke dine oplysninger eller modtagerens øverste. Bare start med en formel hilsen og gå direkte ind i tekstens brødtekst.

Dine oplysninger kommer i slutningen af ​​e-mailen. Luk den med din e-mailadresse, telefonnummer og alle andre kontaktoplysninger, du synes er passende. Medtag dit navn og underskrift.

II. Vær klar og præcis

Når det kommer til e-mailens overordnede struktur, skal du vælge dine ord omhyggeligt. Karakterreferencen skal være informativ, men kort og let at læse.

Vælg de vigtigste punkter, du vil have, før du begynder at skrive. Sæt dem i en punktliste for hver sektion, der skal udgøre e-mailen.

III. Detaljer om dit forhold til kandidaten

Start e-mailen med, hvordan du kender kandidaten og hvor længe. Forklar din rolle og forhold. Hold det enkelt, men hvis du har noget positivt at dele, ligesom dit første indtryk af kandidaten, er du velkommen til at gøre det med få ord.

Når det er sagt, hold dig til professionelle detaljer. Referencens modtager behøver ikke at vide, hvor kandidaten tog på ferie, eller hvordan de tager deres kaffe.

Fokuser e-mailen på, hvad der gør dem gode til den rolle, de søger.

IV. Detaljer om kandidatens positive egenskaber

Dette er den vigtigste del af karakterreferencen. Hvis du har lavet din research, bør du vide, hvad jobbet eller muligheden kræver, og hvilke af kandidatens kvaliteter, der passer til regningen.

Som allerede nævnt kan forberedelse gøre denne proces meget lettere. For eksempel kan du have dine arbejdere følge og opnå smarte målplaner, som kan tjene som bevis på deres præstationer og engagement.

Det er ikke nok at opremse kandidatens vindende kvaliteter. Hvis du har anekdoter, der viser deres færdigheder og succeser, så flet dem ind i e-mailen. Det viser, at deres handlinger er lige så bemærkelsesværdige som deres evner og personlighed.

V. Skræddersy din anbefalingserklæring til muligheden

Den sidste del af din karakterreference-e-mail bør være din anbefaling.

Ligesom alt andet skal du sørge for, at det afspejler muligheden. Brug dens krav til at vejlede dig, og forklar præcis, hvorfor din medarbejder, studerende eller ven er egnet.

Lad være med at vælte over dem. Lav en erklæring, der kommer lige til sagen, klart og kortfattet, om hvorfor modtageren seriøst bør overveje kandidaten.

Dine legitimationsoplysninger og kontaktoplysninger, der følger, bør etablere e-mailen som en yderst pålidelig karakterreference.

4. Overvej at bruge tegnreferenceskabeloner

Hvis du ønsker ekstra vejledning i, hvordan du skriver en karakterreference-e-mail, kan du udforske eksempler og skabeloner, der kan downloades online. Mange af dem er i brevformat, men du kan hurtigt tilpasse dem til et e-mail-layout.

Workable har et par skabeloner, der kan interessere dig, herunder et medarbejderreferencebrev, et generelt anbefalingsbrev og en specifikt til en lærer.

Corporate Finance Institute kan også hjælpe med sin referencebrevskabelon. Du skal blot tilmelde dig platformen, før du downloader denne gratis ressource.

Skabelonen har et lille udvalg af tegnreferencebogstaver, nogle i Word og andre i PDF-format. Download og rediger dem, som du finder passende.

En anden webside at tjekke ud er karakterreferenceguiden om The Balance Careers. Den indeholder masser af tips, men også prøver og skabeloner af e-mails samt breve.

Hvis du arbejder meget på Word, så tag et kig på Microsofts anbefalingsbrevsskabelon. Du kan downloade det gratis og foretage de ændringer, du har brug for.

Se, hvilke kvalitetswebsteder som disse har at tilbyde i form af rådgivning og værktøjer. Bare vær klar til at tilpasse deres skabeloner, så de passer til dine omstændigheder, nogle mere end andre.

5. Læs korrektur på din karakterreference-e-mail flere gange

De mest lovende ansøgninger til enhver mulighed er dem, der er tættest på perfektion, så du vil ikke have, at en mindre fejl ødelægger din kandidats chancer.

Når du er færdig med karakterreference-e-mailen, skal du ikke sende den med det samme. Læg det til side et stykke tid, og se det igen, på udkig efter fejl og redundanser. Alt skal passe fint ind på én side.

Læs korrektur på e-mailen et par gange, og søg efter specifikke problemer med hvert pass. Få også en anden til at inspicere det. Tøv ikke med at vælge det bedste grammatikkontrolværktøj, der findes, og kombiner dets muligheder med din opmærksomhed på detaljer.

Men du ser ikke kun på stavning og grammatik. Har du fat i modtagerens navn? Hvad med stillingsbetegnelsen? Er dine kontaktoplysninger korrekte og opdaterede?

Jo mere du søger igennem e-mailen, jo mere kan du forfine den. Du vil finde fejl og muligheder for forbedring.

Kandidater bør stræbe efter i alle dele af deres ansøgninger

En strålende anbefaling fra en arbejdsgiver, kollega eller akademiker kan gøre underværker for en kandidats udsigter. Hvis du er den, der skriver karakterreference-e-mailen, så tag opgaven alvorligt.

Men du kan kun booste en kandidat indtil videre. De skal selv gøre en indsats for at nå mål, skrive følgebreve, klare sig godt i interviews og så videre. Når det er sagt, er support fra dig og onlinetjenester uvurderlig.

5 online følgebrevsskabeloner til at få dit drømmejob hurtigere

Læs Næste