8 almindelige kommunikationsfejl, der skal undgås i virtuelle teams (og hvad man skal gøre i stedet)

Efter at have ændret, hvordan din organisation fungerer, er det afgørende, at du tager dig tid til at fremme en god kommunikationskultur i dit virtuelle arbejdsområde. Det skyldes, at den måde, du plejede at interagere med kolleger på i et traditionelt kontormiljø, ikke nødvendigvis oversættes til den virtuelle verden.

Derfor er omskrivning af din kommunikationsbog nøglen til succes i et virtuelt team, og en måde at opnå dette på er ved at vide, hvad du ikke skal gøre.

1. Brug af e-mail som din primære kommunikationsmåde

Selvom e-mail stadig har en rolle at spille på nutidens fjernarbejdsplads, bør det ikke være din primære kommunikationsform. Du kan hurtigt miste overblikket over beskeder, når de er begravet i din indbakke, hvilket fører til nedsat produktivitet.

Du kan stadig bruge e-mail til at kommunikere med kunder og målrette kundeemner. Der er dog andre praktiske kommunikationsværktøjer der er bedre egnet til at sende beskeder og samarbejde med dine eksterne kolleger.

Instant messaging værktøjer som

Slap er gode til hurtige frem-og-tilbage-samtaler og til at skabe kanaler for specifikke emner eller projekter. Du kan også bruge beskedapps som f.eks Vride at kommunikere asynkront, mens projektstyringsværktøjer som f.eks Trello eller Asana lader dig oprette, tildele og spore opgaver.

2. Manglende planlægning for tidszoneforskelle

I et traditionelt kontormiljø arbejder folk normalt i samme rum og i samme arbejdstid. Men når du har virtuelle teammedlemmer på tværs af forskellige tidszoner, tingene kan blive mere komplicerede, medmindre du planlægger det.

Du skal være opmærksom på tidsforskellene og finde overlappende timer for at planlægge møder. Du behøver dog ikke at huske dine kollegers tidszoner eller lokationer for at opnå dette. Du kan bruge tidszonekonvertere som f.eks Tidszone.io eller delte kalenderapps som Calendly at hjælpe med at planlægge og administrere mødetider. Dette giver dig mulighed for at blokere tid, der er praktisk for alle.

3. Over afhængig af tekst-kun kommunikation

Kun tekstkommunikation er blottet for nonverbale signaler som kropssprog, øjenkontakt og ansigtsudtryk, hvilket let kan føre til fejlfortolkninger og konflikter. I et virtuelt miljø er det vigtigt at bruge forskellige kommunikationsmedier til at få din pointe igennem, herunder videokonferenceværktøjer som f.eks. Google Meet eller Zoom.

I betragtning af, at du måske ikke er i stand til at mødes fysisk, tilbyder disse værktøjer det næstbedste ved at give dig mulighed for at se og høre dine kolleger. Udover at skabe mere personlige forbindelser, forklarer videoopkald også komplekse opgaver bedre.

Du kan dog ikke altid hoppe på et videoopkald, især når du arbejder med mennesker i andre tidszoner. I så fald kan du bruge et asynkront videoværktøj som f.eks Voodle at optage og sende videobeskeder.

4. Forventer, at alle er til rådighed hele tiden

Som et resultat af alle kommunikationsværktøjer lige ved hånden og vedtagelsen af ​​fjernarbejdspolitikker, bliver grænserne mellem arbejde og privatliv i stigende grad udvisket. Dette har givet anledning til "altid-på" arbejdskultur: de urealistiske forventninger om, at folk til enhver tid skal være tilgængelige til at besvare arbejdsrelaterede beskeder eller svare på arbejdskrav.

For at undgå dette skal du sætte nogle grænser. Dette inkluderer skabe en tilpasset fjernarbejdsplan, indstille din tilgængelighed i dine kommunikationsværktøjer på din arbejdsplads og deaktivere notifikationer for ikke-hastebeskeder uden for arbejdstiden.

5. Ikke at være opmærksom på kulturelle/religiøse forskelle

På grund af det faktum, at fjernarbejde giver dig mulighed for at rekruttere talenter fra forskellige dele af verden, er du nødt til det være opmærksom på de kulturelle og religiøse forskelle, der kan påvirke kommunikation og team negativt dynamik.

For eksempel kan folk fra forskellige kulturer og religioner holde bestemte helligdage, og de kan være utilgængelige til at arbejde eller have forskellige arbejdstider i disse tider. Så du skal muligvis spore disse dage og justere deadlines eller kommunikationsplaner i overensstemmelse hermed.

6. Skaber ikke plads til afslappede samtaler

I et arbejde hjemmefra kan det være nemt at overse behovet for social interaktion mellem kolleger. Imidlertid, fjernarbejde ensomhed er en alvorlig bekymring, der kan mindske produktiviteten og arbejdsglæden.

For at bekæmpe dette skal du finde måder at opmuntre til afslappede samtaler. Du kan opnå dette ved at skabe muligheder for virtuelle vandkølere. For eksempel at oprette en særskilt gruppe til afslappede samtaler i dit chatværktøj på arbejdspladsen. Det er her, du taler om ikke-arbejdsrelaterede emner, såsom dine weekendplaner, dit yndlingsprogram eller hobbyer.

Du kan øge engagementet i dit team yderligere med disse ideer til kaffepause.

7. At have for mange møder

Selvom det er vigtigt at have regelmæssige check-ins med dit team, ønsker du ikke at overdrive det med møder. Virkeligheden er, at nogle møder ikke er din tid værd, og de kan endda være skadelige for din produktivitet.

Så før du planlægger endnu et møde, spørg dig selv, om det virkelig er nødvendigt, og om der ikke er andre måder at kommunikere dit budskab på. Når du vælger at holde et møde, så prøv at sikre, at det er så produktivt som muligt ved at oprette en dagsorden og dele den på forhånd, holde den kort, og kun få de nødvendige personer til at deltage.

Derudover skal du tildele nogen til at dokumentere mødereferaterne korrekt og gemme dem et centralt sted, hvor alle kan få adgang til dem. Dette vil hjælpe med at reducere behovet for fremtidige møder for at diskutere, hvad der skete i tidligere sessioner.

8. Anerkender ikke milepæle og fejrer succeser

At anerkende og fejre dit teams succeser er afgørende for at øge moralen og engagementet. At arbejde hjemmefra er ingen grund til at overse denne vitale teambuilding-aktivitet.

Du kan stole på medarbejdergenkendelsesværktøjer som Bonusly for at fejre dit holds succeser og anerkende individuelle præstationer. Du kan også integrere det i dit Slack-arbejdsområde, så teammedlemmer nemmere kan give og modtage kudos.

Undgå disse fejl for at forbedre ekstern teamkommunikation

Selvom det eksterne arbejdsmiljø har sine udfordringer, giver det også mange muligheder for vækst og succes. For det meste lærer vi stadig, hvordan vi bedst navigerer i denne nye måde at arbejde på.

At kende disse almindelige faldgruber kan hjælpe dig med at undgå dem og skabe et vellykket fjernarbejdsmiljø for dig og dit team.

5 værktøjer til at overvinde eksterne teamkommunikationsudfordringer

Læs Næste

Om forfatteren