5 tips til at skrive lange e-mails, som modtagere kan læse

At sende lange e-mails til dine kunder og kolleger er typisk ilde set. Der er dog tidspunkter, hvor du bare skal sende en længere opdatering eller oversigt.

I så fald vil du gerne gøre dig selv og modtageren en tjeneste ved at komme lige til sagen og sikre, at de ikke behøver at grave gennem lange afsnit for at få information.

I denne artikel vil vi tage dig igennem nogle gange, du kan bruge til at hjælpe med at gøre dine længere e-mails mere læsbare og nemmere at svare på.

1. Brug punkttegn til at opsummere

En af de mest afgørende ting at huske, når du skriver en lang e-mail, er, at modtageren sandsynligvis vil skimme den igennem. Når de gør det, kan de gå glip af vigtig information eller spørgsmål, fordi der simpelthen var for meget at læse.

Når du skriver en lang e-mail, vil du gerne sikre dig, at du gør det nemt for modtageren at kigge over, men stadig finde de vigtigste ting – med andre ord, du ønsker at være præcis i dine e-mails. På den måde får de den information, de har brug for, og du vil sandsynligvis få et mere gennemtænkt svar.

Hvert af tipsene i denne artikel vil hjælpe dig med at opnå en mere letlæselig e-mail - især ved at bruge punktopstillinger.

At skrive information ud i punktform betyder ikke, at du ikke kan være samtale. Du kan være i andre dele af din e-mail, såsom hilsen og afmelding. Opsummering af informationen i punkter vil dog få budskabet igennem hurtigt og effektivt.

I stedet for at inkludere alle detaljer, skal du identificere de vigtigste oplysninger fra din besked og undgå at blive ordfyldte. Modtageren behøver ikke en play-by-play af hvert emne, de har kun brug for hovedpunkterne.

2. Brug fed for vigtige point

Det er ikke professionelt at bruge store og små bogstaver i en e-mail. Du kan dog give din læser et nik i den rigtige retning med en subtil fed skrift. Selvfølgelig ønsker du ikke at gøre dette for alt, men hvis der er et bestemt stykke information, du vil sikre, at de ser som en dato, påmindelse eller handling, skal du fed den.

Eksemplet bruger kun fed for titlerne og to sætninger, som begge afsender ønsker læseren at handle på – leder efter yderligere information i mødeprotokollen og ikke at forglemme en møde. Hvis han skimmer e-mailen, er der større sandsynlighed for, at disse fanger hans opmærksomhed, og han kan læse resten for kontekst.

Da det kun er en subtil ændring i teksten, er det mindre sandsynligt, at modtageren vil føle, som om du råber, som de kan med store bogstaver.

3. Opdel e-mailen i emner med overskrifter

At tilføje overskrifter til dine e-mails kan lyde lidt som at sende en roman til din modtager, men det betyder ikke, at der skal være masser af information under hver enkelt. At gøre dette hjælper dem simpelthen med at komme hurtigere igennem e-mailen, hvis der er visse oplysninger, de leder efter, eller de skal henvise til senere.

Ved at sætte overskriften med fed skrift og bruge linjeskift mellem hver sektion, kan du sætte mellemrum mellem hver sektion, hvilket gør det nemmere at læse igennem - ligesom ethvert andet dokument.

Det er nyttigt at bruge overskrifter, hvis du har flere emner, du vil dække, som ikke berettiger til separate e-mails - for eksempel en daglig oversigt eller en statusopdatering.

4. Brug forskellig formatering til citater

Hvis du har brug for at videresende information nøjagtigt, som en anden skrev den, skal du foretage subtile ændringer i formateringen for at hjælpe med at adskille den fra din egen fortælling. På denne måde er der ingen forvirring om, hvor din besked slutter, og den anden begynder.

Anførselstegn kunne selvfølgelig gøre det trick, men hvis du allerede har meget tekst før og efter, kan det lav et langt afsnit, der er mindre ønskeligt at læse og mere udfordrende at hente information fra med et blik.

En anden ting at huske på, når det kommer til formatering af tekst i e-mails, vil du måske gerne undgå brugen af ​​flere skrifttyper og farver, da dette kan få en e-mail til at se uprofessionel ud.

5. Gem spørgsmål til slutningen

Har du nogensinde stillet flere spørgsmål i en e-mail og fået svar på måske halvdelen? Dette kan ske selv i de korteste e-mails eller beskeder.

Prøv at gemme dine spørgsmål til slutningen og holde dem korte og konkrete. Dette vil ikke kun hjælpe læseren til at se dem, men de vil heller ikke glemme, hvad du har spurgt undervejs, fordi du ikke præsenterer flere oplysninger bagefter.

Hvad mere er, er de kan sende dig et svar, der besvarer spørgsmålene klart i den rækkefølge, du stillede dem.

Det lyder måske fjollet, men tænk på alle de e-mails, tekster, beskeder og digitale medier, der bliver præsenteret for dig dagligt. Det er nemt at blive distraheret med overbelastning af e-mail eller få den ene information til at skille sig ud over den anden.

Ekstra tip – vær specifik i din emnelinje

Dette ekstra tip virker for alle e-mails generelt. Ved at være specifikt i din emnelinje, hjælper du modtageren på mange måder - de ved præcis, hvad det handler om, de kan prioritere det, og de kan finde det igen senere, hvis de skal henvise til det.

Du kan fx bruge ord som f.eks opfølgning, spørgsmål, påmindelse, opdatering, eller rapport for at fortælle dem, hvilken type e-mail. Hvis det handler om et bestemt møde eller projekt, så angiv navnet. Hvis det er en tilbagevendende e-mail, skal du inkludere datoen.

Sender en mail med emnet opfølgning alene får det ikke til at lyde særlig klikbart eller vigtigt, især når din modtager måske har et par andre e-mails med samme titel i deres indbakke.

Du kan endda lade folk vide i emnelinjen, hvis din besked haster, men sørg for at reservere det til sager, der faktisk er det.

Kommunikation er nøglen

Mens nogle måske fraråder at sende lange e-mails, har du nogle gange bare brug for det. Det bedste, du kan gøre for din modtager, er at holde sig til sagen og sikre, at de kan skimme igennem. Det vil ikke kun hjælpe dem med at finde den information, de har brug for i starten, men det vil også hjælpe dem med at henvise til det igen senere.

Næste gang du skal sende en lang e-mail, hvorfor så ikke prøve et eller flere af disse tips og se, hvordan det går.

5 tips og værktøjer til selvredigering til at forbedre din skrivning

Mange forfattere kæmper med redigeringsprocessen. Men hvis du vil skabe kvalitetsindhold, giver det mening at forbedre dine redigeringsevner. Sådan gør du.

Læs Næste

Om forfatteren