Feature Fatigue: Sådan undgår du overvældning med projektstyringssoftware

Det kan være en udfordring at finde den rigtige projektstyringssoftware. Med hvert valg følger en lang liste af funktioner og funktioner med forskellige navne og nogle gange et uklart formål.

Når man laver en sammenligning, er det nemt at blive overvældet, men sådan behøver det ikke at være. I denne artikel vil vi lede dig gennem nogle tips til at reducere funktionstræthed, når det kommer til at vælge den rigtige projektstyringssoftware til dig.

1. Lav en plan for din projektstyringssoftware, før du prøver eller køber

Du har allerede truffet beslutningen om at prøve projektstyringssoftware, eller i det mindste overvejer du det. Med så mange fremragende muligheder derude, vil du gøre dig selv en stor tjeneste ved at skitsere, hvad du gerne vil gøre med det, før du ser nærmere på mulighederne og funktionerne i hver software.

Dette vil ikke kun hjælpe dig med at finde den rigtige software, men det vil også hjælpe dig med at identificere og udelukke de forkerte.

Tænk på, hvordan du og dine kolleger kommunikerer opgaver nu. Vil du have softwaren til at erstatte visse typer e-mails, møder og notater? Hvilke typer detaljer inddrager du typisk, og hvad er den proces, du tildeler opgaver i?

En anden vigtig del af skitseringen af, hvordan du vil bruge det, er at identificere, hvem der vil bruge det. Hvor mange mennesker har du på dit hold? Hvilken slags roller og tilladelser har du brug for til hvert teammedlems konto? Skal du inkludere gæstekonti for kunder eller entreprenører?

Du kan også overveje, om du har brug for private arbejdsområder i din software. For eksempel kan du indstille lister, du opretter i dine ClickUp-arbejdsområder, som delte eller private som standard og skifte til enhver tid. Forestillingen er det modsatte, hvor sider er private, indtil du deler dem med gæster, medmindre du går efter teamkontoen.

Selvom meget projektstyringssoftware kan virke ens, vil besvarelse af disse spørgsmål hjælpe dig med at forstå, hvilke funktioner du skal kigge efter inden for dit budget.

2. Beslut hvilke funktioner du har brug for, baseret på hvad du allerede gør

Her er hvor tingene kan blive lidt vanskelige. Der er mange valgmuligheder i projektstyringssoftware, og med det har hver software en lang liste over funktioner.

Noget at huske på her er, at mindre er mere. Du kan endda skitsere gentagne opgaver eller arbejdsgange med blot en tabel og nogle tjeklister, som vist i eksemplet ved hjælp af Notion nedenfor. Det hele afhænger af, hvordan du og dit team arbejder sammen.

At bruge tidsregistrering som eksempel, bare fordi du kan gøre dette i noget projektstyringssoftware, betyder ikke, at du skal. Hvis du allerede har en tidsregistreringsmetode, der virker, eller du i øjeblikket ikke sporer din tid, og det er okay, hvorfor så vælge den med sporing over én uden?

Din projektstyringssoftware bør ikke tilføje nogen friktion til dine daglige opgaver. Først og fremmest er det et værktøj, du kan bruge til effektivt kommunikere projekter, så tænk på de måder, du i øjeblikket gør det på, og hvilke funktioner der ville være mest nyttige.

Det er nemt at blive distraheret af ekstra funktioner, ikke kun fordi du bruger tid på at konfigurere dem og ikke bruge dem, men de vil rod i dit arbejdsområde. Dette bringer os til næste punkt.

3. Hvis det er prangende, så beslut om det er bæredygtigt

Hvis en bestemt funktion fanger din opmærksomhed, og du beslutter dig for, at du vil bruge den, så spørg dig selv, om det er noget, du vil fortsætte med på lang sigt. For eksempel er Monday.coms Llama-farm og batteri-widgets ret sjove tilføjelser til dashboardet, da de gør dine mål noget spil-agtige, men spændingen kan nemt fortage sig.

Faktisk vil du måske overhovedet undgå at kigge på widgets, da Monday, ClickUp, Notion og Asana alle er gode valg uden dem. Billedet nedenfor er et simpelt eksempel på en projektanmodningsnævn ved at bruge nogle af de mange funktioner, der er tilgængelige i den ubetalte version af ClickUp.

Det er bedst at vælge din projektstyringssoftware baseret på dens fundament og ikke dens klokker og fløjter – især hvis de kun vil tage væk fra din produktivitet.

Et andet punkt at bemærke her er integrationer. Ligesom widgets er det sandsynligt, at du kan bruge softwaren uden dem. Men hvis du kan lide, at den integreres med en anden software, skal du undersøge, hvilke opgaver den kan udføre, før du lader det blive en afgørende faktor. Integrationen kan blot være endnu en notifikation eller et skridt at tage.

4. Nogle nyttige grundlæggende funktioner at se efter

Før vi kommer ind i det grundlæggende, er det vigtigt at bemærke, at når du sammenligner funktionerne i projektstyringssoftware, besøger du hvert websted individuelt. Hver software kan bruge et andet navngivningssystem til den samme funktion, hvilket får det til at se ud som om, at den anden ikke har en specifik kapacitet, når de foretager en direkte sammenligning. Konkurrencen kan bare kalde det noget andet.

Det bedste eksempel på dette er Notion. Selvom du ikke finder en massiv liste over hvert stykke indhold, kan du tilføje opgaver, statusser eller boards til dine sider. Ved hjælp af blokke kan du skabe et effektivt projektstyringssystem.

Uanset navnet, er nogle nyttige grundlæggende ting, du vil holde øje med:

• Opgaver, sider eller impulser- uanset hvilken terminologi softwaren bruger, er disse de tomme kort i projektstyringssoftware hvor du kan tilføje beskrivelse, forfaldsdato, prioritet, modtager og vedhæftede filer, når du opretter en opgave.
• Kommunikationsværktøjer— i stedet for at bladre frem og tilbage mellem din projektstyringssoftware og e-mail, med værktøjer til at kommentere, svare og tagge andre er yderst nyttige, når du samarbejder om eller uddelegerer projekter.
• Statusser— Noget af det, der gør projektledelsesværktøjer fantastiske, er, at du og dit team kan fortælle hinanden, at I arbejder på noget, uden at komme med en offentlig meddelelse.
• Påmindelser- du vil sandsynligvis justere disse, så de passer til dine behov, men du vil være taknemmelig for at have påmindelser i din projektstyringssoftware, især i de øjeblikke, hvor du har brug for dem.
• Ren grænseflade- et rent, minimalt design vil hjælpe dig med at fokusere på de vigtigste opgaver ved hånden.

Lad ikke funktioner komme i vejen for funktionen

Projektstyringssoftware kan virke skræmmende i starten, men det behøver det ikke at være. Hvis du går ind med en plan og holder dig til den, vil du finde den bedste for dig og dit team.

Det bedste af det hele er, at de fleste projektstyringssoftwarevirksomheder tilbyder en gratis prøveperiode, så du kan teste den, før du betaler noget. Hvorfor ikke prøve et par stykker ved at oprette en projekttavle i hver?

ClickUp vs. Asana: Hvilken er bedre til projektledelse?

Der er mange muligheder for projektstyringssoftware, her er nogle tips til at hjælpe dig med at vælge mellem Asana og ClickUp.

Læs Næste

Om forfatteren