5 værktøjer, du kan bruge, når du falder bagud på arbejde

Er du overvældet af antallet af opgaver, du skal afslutte på kort tid?

Hvis ja, så er chancerne for, at du sidder fast i en position, hvor alt er vigtigt, og alt skal gøres nu. Og du er måske begyndt at tro, at det at leve af kaffe, være vågen hele natten og afslutte arbejdet er den eneste mulighed, der er tilbage.

Det er heldigvis ikke tilfældet. Her vil vi liste de fem bedste ting, du skal gøre, når du er bagud på arbejdet; og at overvælde dig selv er ikke en af ​​dem. Så lad os begynde.

1. Kommuniker åbent og tag hjælp fra Magi

Det første du skal gøre er kommunikere åbent med din chef og dine kolleger. Hvis din chef bliver ved med at tildele dig nye opgaver, så er det på tide, du mødes med dem og diskuterer det problem, du står over for i øjeblikket.

Men i stedet for at fortælle dem med det samme, at du har meget på tallerkenen, og at du ikke kan påtage dig mere arbejde, så diskuter med dem de projekter, du arbejder på i øjeblikket. Bed dem om at hjælpe dig med at prioritere de opgaver, de vil have dig til at arbejde med først.

Ved at vide dette, vil din chef forstå situationen. Chancerne er, at de vil tildele de nye opgaver til en anden. Og hvis du er heldig, kan de lige så godt forlænge fristerne for dem, du arbejder på i øjeblikket. Udover det bør du tale med dine kolleger om din arbejdsbyrde, og de vil være i stand til at komme med en handlingsplan for at afslutte arbejdet til tiden.

Tag endelig hjælp. Onlineplatformen, Magic, hjælper dig med at finde en virtuel assistent, som du skal betale pr. minut. Du kan delegere alle de ting, du skal gøre, til denne assistent, men det kræver ikke din ekspertise. For eksempel at bestille tider, undersøge noget eller endda bestille mad og kaffe.

Bortset fra det, kan du hyre assistenter til meget billige priser fra websteder som Upwork eller Fiverr til mere komplekse opgaver. De kan hjælpe dig med at fuldføre nogle af projektets delopgaver, som du nemt kan uddelegere – for eksempel at redigere eller korrekturlæse et stykke indhold.

2. Prioriter opgaver med Trello

Når du har kort tid, og alt virker presserende, er prioritering nøglen.

Så, prioritere opgaverne baseret på deadlines og den tid, det vil tage at gennemføre dem. For eksempel hvis du har fire dage tilbage til at aflevere en opgave, som ville tage 4-5 timer at gennemføre og en uges frist for et andet projekt, der kan tage dig 18-20 timer at afslutte, prioriter tidligere. Du kan også opdele den længerevarende opgave i flere underopgaver for at gøre det nemmere for dig.

Når du er færdig med at prioritere, skal du bruge Trello til at få disse underopgaver og opgaver på din huskeliste med en forfaldsdato, du angiver for hver af dem.

Platformen er gratis til individuel brug og giver dig mulighed for at oprette flere tavler og kort og liste dine opgaver under dem. For eksempel, hvis du skal indsende et projekt X i denne uge og projekt Y i den næste, kan du overveje at oprette to kort på Kanban bestyrelsen i Trello og liste alle de delopgaver, du skal udføre med forfaldsdatoer før din endelige indsendelse dato.

Du kan også tilføje andre teammedlemmer til listen. Nævn dem, tildel opgaver og diskuter ting i kommentarfeltet, hvis det er nødvendigt. hvis du hyre en virtuel assistent, kan du direkte tildele dem opgaver fra Trello og vide, om tingene kører til tiden.

3. Nulstil din hjerne med guidet meditation

Når du kommer bagud på arbejdet, kan det fascinere dig at holde dig vågen sent om aftenen, sluge den ene kaffe efter den anden og arbejde, indtil dine øjne bare ikke kan følge med. Men tænk om igen; vores hjerne og krop skal tanke op. At tage en hele nattens søvn hjælper dig med at opdatere og arbejde med din bedste hastighed. På den anden side kan undladelse af at gøre det resultere i middelmådig ydeevne.

Men når du kommer bagud på arbejdet, synes stress og ikke at kunne sove berettiget. Men du kan ordne det. Alt du skal gøre er at komme til kontoret to timer tidligere den følgende dag for at afslutte din afventende opgave. Reserver også et par timer i weekenden for at fuldføre arbejdet.

Med det i tankerne er det muligt at sove uden angst. For at gøre det lettere, udfør guidet meditation. Download Calm-appen eller gem YouTube-videoen nedenfor, og afspil den, når du er i din seng.

Hent: Ro til Android | iOS (Gratis køb i app tilgængeligt)

4. Udskyd produktivt med FocusMe

Når du er overvældet, udsætter du. Det er den nemmeste flugt fra alle verdens problemer. Men det kommer med en større pris at betale. Men hvad nu hvis du kunne udsætte og stadig være i stand til at overstrege ting fra din huskeliste?

Bare reverse engineering, hvordan udsættelse virker. Start med at blokere unødvendige ting, der kan friste dig, mens du udsætter dig, og arbejd med de mindre delopgaver, som du skal udføre. Platformen FocusMe kan hjælpe med at blokere unødvendige ting fra din desktop eller Mac, og Trello kan hjælpe med at liste de ting, der skal gøres for produktiv udsættelse.

På den måde vil du være produktiv og få tingene gjort, selv mens du udsætter. Motivation kommer fra handling, og det er aldrig omvendt. På den måde, når du begynder at føle dig en smule mærkelig ved at arbejde med de lavt prioriterede opgaver, vil du føle kløen efter at vende tilbage til de vigtigere.

5. Tag produktive pauser

Udover at arbejde ekstra timer og udsætte, er det lige så vigtigt at tage produktive pauser. Du kan enten overveje at tage en pause hvert 90. minuts arbejde eller efter at have afsluttet en opgave helt.

I disse pauser kan du overveje at spise noget sundt, gøre noget, der afslapper, du kan lide at lytte til musik eller gå en tur.

Du skal dog undgå at spilde disse pauser ved at tjekke dine e-mails eller sociale medier. For at få det til at fungere skal du overveje at bruge 20-30 minutter på at svare på alle nødvendige samtaler, før du starter dit arbejde. Sluk derefter meddelelserne.

Du skal også sikre dig, at du holder styr på tiden, mens du er på din pause. Så indstil en timer på din telefons almindelige Ur-app, og vend tilbage til dit skrivebord, så snart din fritid er forbi.

Relaterede: Sådan indstilles en app-timer på Android til at styre din skærmtid

Stress ikke over at falde bagud på arbejde

Nu skal du have forstået, at det er muligt at fuldføre dit arbejde uden at blive overvældet. Det eneste du skal gøre er at kommunikere åbent, prioritere dine opgaver, sikre dig ordentlig søvn og pauser og drage fordel af tøven.

Disse kan virke små tips, men de kan gøre underværker, når du følger dem korrekt.

De 7 bedste apps til at få dine projekter udført hurtigere

Hvis du vil fremskynde din arbejdsgang og gennemføre projekter til tiden, er her nogle af de bedste apps, du kan bruge.

Læs Næste

Om forfatteren