De 5 bedste værktøjer til dokumentsamarbejde til fjernarbejde

Med boomet i at arbejde hjemmefra er teams stærkt afhængige af samarbejdsværktøjer for at fortsætte med at arbejde eksternt. Der er flere tilgængelige værktøjer til at administrere fjernhold, spore deres fremskridt, arrangere virtuelle møder og holde forbindelsen for at hjælpe dem med at forblive produktive.

På samme måde har dokumentsamarbejde en lige så vigtig plads for effektiv kommunikation. For at gøre oprettelse, deling og samarbejde mere strømlinet, er her nogle af de bedste dokumentsamarbejdsværktøjer, du bør prøve.

Til dokumentsamarbejde er Google Docs det bedste valg. Det hjælper med at være på forkant med samarbejdsspillet uden at koste en krone. Det eliminerer både afsender- og modtagerfrustrationer ved at tildele unikke links til hvert dokument og lade brugerne problemfrit dele dem med et enkelt klik.

Den kollaborative dokumentdelingsfunktion i Google Docs giver flere brugere mulighed for at redigere det samme dokument, spor og accepter forslag, og se ændringerne synkroniseret i realtid for at holde dig opdateret om det seneste version. Desuden giver det redaktører mulighed for at tilføje kommentarer og forslag i realtid.

RELATEREDE: Sådan giver og begrænser du tilladelser i Google Docs

Som dokumentejer kan du justere redigeringsrettighederne efter dine behov. Du kan enten tilføje personer som redaktører eller seere ved hjælp af deres e-mailadresser. Du kan også indstille dokumentet til "View Only" eller "Restricted", så kun personer med e-mail-id'er fra samme domæne kan få adgang til det. Derudover kan du kontrollere, hvem der kan dele dit dokument med andre teammedlemmer.

De fleste mennesker støder dog på et problem, når de bruger Google Docs. Brugere er uvidende om mulighederne for invitation og linkdeling i Google Docs. Modtageren kan downloade, redigere og e-maile det modtagne dokument, hvis de ikke ved, hvordan de skal samarbejde i Google Docs. Derfor, hvis det er første gang, de bruger det, skal du måske uddanne dem lidt.

Notion giver dig fuld kontrol over deling af dokumenter. Med den kan du nemt styre, hvem der kan redigere, se, kommentere eller dele dine Notion-sider. Dokumenter kan enten deles med en enkelt person eller et helt team på én gang.

I gruppedeling kan du begrænse, hvem der har adgang til dokumenter, uanset om det er hele holdet eller kun nogle få medlemmer fra hele gruppen. Du kan f.eks. placere dine stedfortrædende redaktører i én gruppe og give dem redigeringsadgang til fortrolige oplysninger med et enkelt klik. Eller du kan give redigeringsadgang til nogle få redaktører, mens du stadig deler dokumentet med hele redigeringsgruppen.

RELATEREDE: Vigtige tips og tricks til at komme i gang med Notion

I venstre sidebjælke holder Notion en fortegnelse over dine private og delte sider. Som et resultat kan du hurtigt trække og slippe sider fra en sektion til en anden, mens du indstiller adgangstilladelserne til at matche dem, der allerede er angivet i den private sidesektion. De samme adgangstilladelser gælder for indlejringssider, men du kan senere ændre dem efter behov.

En administrator har også ret til enten at ændre dokumenttilladelserne for et allerede delt dokument til nogle få medlemmer fra den inviterede gruppe eller fjerne nogen fra at have adgang til det. Hvis du ødelægger tilladelserne til redigering, skal du blot trykke på Gendan. Derfor er Notion et godt valg for små teams med sådan kontrol over dokumentdeling.

Notion integreres med Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp og mange andre tjenester for nem dokumentdeling. Den gratis plan kommer med begrænsninger, såsom antallet af gæster, du kan invitere, og holde styr på historier. For at få maksimalt udbytte kan du overveje at opgradere til den betalte plan. Tjek ud Begrebsprisside for flere detaljer.

Zoho Writer giver også brugere mulighed for problemfrit at dele dokumenter til samarbejde, svarende til Google Docs. Det er super nemt at dele dokumenter med dit team for at få anmeldelser og samtidig give dem mulighed for at kommentere filerne i realtid. Når du efterlader dine forslag i kommentarerne, ved dit team, hvad det skal redigere, og kan handle hurtigt.

Du kan endda chatte om dine fremskridt, mens du arbejder. Som dokumentejer kan du slå sporændringer til, så hver ændring, der foretages i dokumentet fra nu af, nemt kan kontrolleres igen. Desuden kan du med Zoho Writer også dele dokumenter eksternt med kunder, der ikke er i dit arbejdsområde.

Dokumenter gemmes i et velorganiseret skybibliotek og kan søges og hentes hurtigt. Derudover kan du nemt integrere Zoho Writer med applikationer som Google Drive, Dropbox, Evernote og Zoho Mail. Desuden har Zoho Writer en professionel grænseflade og har ikke en stejl indlæringskurve. Så du vil ikke have svært ved at vænne dig til det.

RELATEREDE: Zoho Writer vs. Google Docs og Microsoft Word Online: Er det tid til at skifte?

Når det kommer til priser, er Zoho Writer gratis at bruge for enkeltpersoner. Men for at nyde ekstra frynsegoder såsom ekstra plads eller adgangskodebeskyttelse, skal du gå efter dets betalte planer. Tjek Zoho Docs prisside for flere detaljer.

Et par af de praktiske funktioner, du kan nyde med Zoho Writer, er:

1. Lagring af dokumenter i realtid.
2. Låsning af følsomme data.
3. AI-drevet skriveassistent.
4. Planlægning eller direkte publicering af artikler på WordPress.
5. Fungerer også offline.

ClickUp Docs er et andet yderst effektivt værktøj til fjerndeling af dokumenter. Gennem dens fantastiske samarbejdsgrænseflade, spækket med funktioner, kan alle i Workspace samarbejde, redigere og arbejde på opgaver samtidigt.

Det giver mulighed for kollaborativ redigering i stil med Google Docs. Du kan se markøren bevæge sig, når nogen redigerer et dokument, med deres navn vist over markøren. Ved at klikke på det gule kikkertikon kan du også se, hvem der ser dit arbejde.

Derudover synkroniseres ændringer i realtid på alle enheder for at sikre, at hvert teammedlem kan få adgang til den seneste dokumentversion. Mens du deler dokumenter med dit team, har du fleksibiliteten til at holde nogle dokumenter private, mens andre er tilgængelige for alle.

Desuden kan du ved at beskytte dine dokumenter forhindre specifikke teammedlemmer i at få adgang til disse dokumenter uden at søge tilladelse fra dig. Nesting er en anden af ​​ClickUps unikke funktioner. Det giver dig mulighed for at gruppere sider i et dokument, og ved at bruge Relations-funktionen kan du linke relaterede sider i dokumentet.

Du kan også importere dit arbejde fra andre applikationer, herunder Evernote, Google Docs og endda Microsoft Word-dokumenter. Hvis du leder efter et meget responsivt dokumentsamarbejdsværktøj, bør du prøve ClickUp.

Dropbox Paper-platformen er en anden avanceret mulighed for dokumentsamarbejde, der er tilgængelig for eksterne teams. Med det kan du dele dokumenter problemfrit med teammedlemmer, mens du giver dem adgang til dokumentet via e-mail-adresser.

Ved at tildele opgaver til dine teammedlemmer med blot et par klik og øjeblikkeligt oprette en deadline lige ved siden af ​​den holder alle i løkken. Derudover kan du planlægge dine møder ved at linke kalenderbegivenhederne i det delte dokument.

RELATEREDE: Prøv disse bedste funktioner i Dropbox-papir

Som samarbejdspartner kan du hurtigt finde ud af, hvilke opgaver der er blevet tildelt dig pr. dokument eller pr. dokument, og navigere gennem opgaver, der er tildelt andre og dem, der allerede er afsluttet. I modsætning til Google Docs understøtter Dropbox Paper desuden deling af multimediefiler, hvilket gør samarbejde mere attraktivt.

Derudover giver Dropbox Paper dig mulighed for at importere Microsoft Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter og sammenkæde Google Docs, Sheets og Slides-dokumenter. Så hvis du leder efter et funktionsrigt samarbejdsværktøj til dit team, så prøv Dropbox Paper.

Tag dit dokumentsamarbejde til det næste niveau

Dokumentsamarbejde har eksisteret i årtier. Prøv værktøjerne på listen for at tage dokumentsamarbejde med dit team til næste niveau. For at afgøre, hvilket værktøj der er bedst for teamet, skal du have det drevet af dem og vælge den løsning, der matcher teamets krav.

Har du teammedlemmer baseret i forskellige dele af verden? At arrangere et vigtigt møde ville uden tvivl være en udfordring, hvis du ikke kendte tidszonen. Hvis ja, bør du tjekke tidszonekonvertere for at gøre dit arbejde lettere.

De 10 bedste tidszonekonvertere til globale fjernhold

Har du brug for at arbejde med mennesker fra en anden tidszone? Brug tidszonekonverteringsværktøjer til rettidigt samarbejde.

Læs Næste

Om forfatteren