De 5 bedste tips til at skrive en målsætningserklæring om et morderprojekt

Vidste du, at det vil koste mindre fysisk, mental og følelsesmæssig anstrengelse, hvis du mestrer kunsten at designe en projektformålserklæring (PPS)? Det er ikke alt. Med blot et par justeringer og en kop kaffe kan du gøre din PPS-rejse til en anden natur til succes.

Når du bruger den rigtige tilgang til at lære og forstå PPS, kan du mere end fordoble dit selvværd inden for et år.

Kunne du tænke dig at læse videre for at lære mere om, hvorfor du har brug for en projektformålserklæring og nogle tips til at skrive konsekvente og handlingsrettede? Lad os komme afsted.

Hvad er en projektformålserklæring?

Projektformålserklæringer (PPS) er velartikulerede tegninger, designet til at forberede, give energi og vejlede teams med en køreplan for at gennemføre et levende projekt. PPS udsender specifik information om hvordan, hvad, hvornår og hvorfor projekter starter, som de gør.

Din formålserklæring er også din projektplan. For et vellykket resultat identificerer den de generelle og specifikke krav til dit projekt. En velskrevet PPS fremhæver skjulte og åbenlyse detaljer om dit projekt eksplicit. Dette hjælper med at undgå eventuelle misforståelser, fejlfortolkninger eller forkerte fremstillinger, der måtte opstå.

Hvorfor har du brug for en projektformålserklæring?

Implementering af et vellykket projekt kan være en glidende oplevelse, hvor teams bliver overvældet af projektets omfangsdilemma. Men for at et projekt kan nå sine mål til tiden, er det vigtigt at identificere bestemte milepæle på hvert punkt. Det er her, en projektformålserklæring er nyttig.

En grundig PPS skal blandt andet hjælpe dig og dit team med at undgå projektforsinkelser. Svarende til et projektforslag der opsummerer alle aspekter af dit projekt, tjener det også som en platform til at opretholde streng overholdelse af vigtige projektretningslinjer. Dette vil på ingen måde hjælpe dit team med at sikre, at deadlines overholdes, og handlingsrettede aktiviteter forbliver inden for de fastsatte budgetter.

De 5 bedste tips til at skrive en målsætningserklæring om et morderprojekt

Behovet for at komme med en strategi, hvorpå du med succes kan skrive en sund og handlingsdygtig PPS, kan ikke overvurderes. For at undgå tvivl er her nogle nyttige tips til at hjælpe dig med at lave din næste PPS.

1. Formålserklæringen

Hvad er formålet med dit projekt? Hvad er motivationen bag denne bestræbelse? Hvad er målet med dit projekt? At besvare disse spørgsmål hjælper dig med at identificere det unikke ved din formålserklæring, og hvordan den opfylder dine projektmål.

Hvert projekt bør have en formålserklæring, der deles med hele teamet. Det bør give genlyd hos teammedlemmerne for at sætte dem i stand til at købe ind i ideen.

Hver fase af projektplanlægningen bør understøtte projektets mål og mål i sin helhed. Dette er et område, hvor interessenter bliver mindet om projektets formål og mål. Det bør være en kontinuerlig del af projekternes leverancer under møder med nøgleinteressenter.

Du skal huske på disse forpligtelser, mens du planlægger og planlægger din formålserklæring. Forsøg også at inkludere tildelte opgaver for medlemmer for at opfylde hver projektleverance. Og det er fordi, man ikke kan gennemføre et projekt isoleret. Din søgen efter succes afhænger i høj grad af teambidrag for at gøre succes konsekvent.

2. Målene

En projekterklæring på topniveau fungerer som grundlaget for succesen med dine kollektive teammål. At tilpasse et projektformål med dine mål fremmer en følelse af sammenhæng. Dette stemmer i sidste ende bevidst med rentabiliteten af ​​projektmål.

At kende dine mål fra starten giver dig et klarere billede af de handlinger, du skal tage for at nå din endelige destination. Du kan nemt se, hvornår du er på vej, hvis dine handlinger ikke stemmer overens med dine mål.

Målene garanterer også projektkvaliteten og den arbejdsstandard, der kræves for at udføre opgaver, som du og dit team håndterer i hele projektets holdbarhed. Dette omfatter tilsyns- og koordineringsopgaver. Men når du anerkender dine mål, er det bedst at gøre brug af SMART tilgang: Specifik, Målbar, Opnåelig, Relevant og Tidsbestemt.

3. Omfanget

Det er afgørende at skitsere præcist, hvad der vil være en del af PPS, og hvad der ikke vil være en del af det. Konceptet med at bestemme, hvad der gør din liste, omtales også som projektets omfang.

At definere omfanget af din PPS hjælper dig med at bevare fokus på det, der er vigtigt. Der er en tendens til, at du bider mere, end du kan tygge i et forsøg på at blive detaljeret. Ved at gøre det udvander du din PPS med irrelevant information.

De elementer, der indgår i projektet, lægger et solidt fundament for fremtidige projekter. Du ønsker, at fundamentet skal være så stærkt som muligt. Omfangsopgørelsen bør indeholde så mange oplysninger som muligt om projektets omfang.

4. Hukommelsestestlomme

Det arbejde, du udfører, vil ændre sig i løbet af måneder eller år, og det er her, hukommelsestesten kommer i spil. Den primære idé er stadig at være i stand til at fange kerneideerne i dit projektformål. At grave dybt bør give genlyd hos dig og dit team på måder, der stemmer overens med dine kerneværdier.

Husk på, at dit projektformål grundlæggende er rygraden i, hvem du er som individ eller organisation. Dette vil i sidste ende hjælpe med at drive din strategi til at tiltrække de rigtige talenter og også give mening til din indsats.

Gør dine PPS-ideer mindeværdige med storyboard-apps at hjælpe dit team med at få en bedre forståelse af, hvad du har i tankerne og efterlade et varigt indtryk på dem.

5. Fleksibilitet af muligheder

Din projektplanlægningserklæring bør begynde med et fokus på aftalte opgaver, der er nødvendige for at nå kortsigtede mål på hvert trin. Det praktiske ved at opnå projektmilepæle bør spredes jævnt med et mellemrumsmønster på ikke mere end et spring på fem til seks uger mellem hver milepæl.

At lave planer på denne måde er ikke kun nyttigt, men det holder også projektformålsprocessen forankret i nuets virkelighed, snarere end at lave udførlige tidsplaner for futuristiske overvejelser.

I en nøddeskal er denne tilgang ret nem at administrere og i sin essens forudsigelig og fleksibel nok til at tilpasse sig de skiftende omstændigheder i projektet. Du kan udnytte projektrapporteringsværktøjer til holde styr på dine aktiviteter og måle dine fremskridt.

Tag det et skridt ad gangen

Der er en tendens til, at du bliver overvældet af din PPS-indsats, men det burde du ikke være. Start med en eller to lige nu. Giv dem en chance, og tilføj mere, efterhånden som du bliver komfortabel. Når du ser, hvor nemt det er, vil du gerne dykke direkte ind. Du vil endelig skabe den slags projekter, du har læst eller drømt om.

Du skal ikke bekymre dig om at være perfekt eller implementere alt på én gang. Vælg blot et eller to af dine yndlingspunkter og vær konsekvent med dem. Vigtigst af alt, glem ikke at fokusere på alle de glæder og succeser, der følger med tålmodighed og vedholdenhed.

De 8 bedste typer projektstyringsrapporter, du bør kende

Uanset om du er projektleder eller en del af et projektledelsesteam, skal du kende til de mest almindelige typer rapporter. Her er nogle af dem!

Læs Næste

Om forfatteren