Fordele og begrænsninger ved at bruge makroer i Google Sheets

Hvis du er en hyppig bruger af Google Sheets i hverdagen, skal du vide, at gentagne opgaver tager meget tid. Du skal formatere celler, tekster, tal, grafer, kanter og så videre.

Takket være App Script og GUI-baseret optagelse kan du automatisere opgaver ved at køre makroer. Selvom det er nemt at køre en makro, er det muligvis ikke muligt eller acceptabelt i alle tilfælde. Ved at forstå fordelene og ulemperne ved Google Sheets-makroer kan du bruge dem effektivt og sikkert.

Hvorfor skal du bruge Google Sheets-makroer?

Lad os sige, at du skal administrere tusindvis af data i flere regneark. Disse regneark kan være det årlige budget, to-do-lister, månedligt budget, investeringssporing, begivenhedsplanlægger, planlægger, produktbeholdninger og så videre.

Til sidst alle disse Google Sheets vil indeholde forskellig formatering af tekster, tal, datoer, tidspunkter og mange flere. Du kan også oprette farvede kolonner, rækker og tekster for bedre datasynlighed.

Du ville eliminere mange gentagne trin, hvis du omhyggeligt optager alle de interaktioner i Google Sheets UI, du udfører ved hjælp af makrooptageren. Gør dette én gang for hvert regneark, og tildel en tastaturgenvej til makroen.

Relaterede: Sådan automatiseres gentagne opgaver i Google Sheets med makroer

Brug nu tastaturgenvejen til at formatere nyligt indtastede data. Her er nogle af de nemme makroer, som du kan begynde med:

• Formatering af talrige tabeller i et regneark.
• Opret den samme datavisualisering fra lignende sæt data gentagne gange.
• Transform formler til værdier og eksporter derefter data til andre værktøjer.
• Sorter dataene på alle ark efter en ensartet regel.
• Vis ubesværet kolonner og rækker på tværs af regnearket.
• Tildel ensartede fanefarver til alle arkene i en bestemt fil.
• Makroer giver dig mulighed for at nulstille filtre på et øjeblik.

Du kan implementere makroer for at reducere den tid, du bruger på at organisere og beregne data. Fordelene ved Google Sheets-makroer vil give næring til din selvtillid og motivation.

Hvad er fordelene ved at bruge makroer i Google Sheets?

En makro er en af Google Sheets hurtige hacks for at forbedre Google Sheets-brugeroplevelsen. Det øger din effektivitet og evne til at administrere flere data, samtidig med at den overordnede ekspeditionstid reduceres. Følgende er et par vigtige fordele ved at bruge makroer i dit regneark:

1. Automatisering

Du kan fuldautomatisere Google Sheets-baseret databehandling ved hjælp af makroer. Alt du skal gøre er at planlægge din strategi for dataindtastning, formatering, organisering, beregning og visualisering.

Udfør nu opgaverne trin-for-trin, mens du optager hver opgave i en separat makro. Tildel unikke tastaturgenveje til makroerne. Du kan også lave en ordliste til disse genveje og placere dem i arbejdsarket til reference.

Til mindre databasearbejde kan Google Sheets-makroer nemt skære ned på omkostningerne ved et ekstra teammedlem eller dyre værktøjer.

Relaterede: Sådan opretter du en database i Microsoft Access: En trin-for-trin guide

2. Fejlfri databehandling

Menneskelige fejl er uundgåelige i regneark. Fejlene kan mangedobles, hvis flere personer arbejder på det samme regneark. Derfor vil implementering af makroer minimere manuelle opgaver såsom dataindtastning, dataformatering og databeregninger.

Når der er minimale manuelle opgaver, kan du forvente fejlfri databehandling i et kollaborativt regneark.

3. Anvend regler for datavalidering og overholdelse

Hvis dit arbejde kræver strenge overholdelseskrav, kan du bruge makroer. Brug makroer til at anvende flere regler med det samme i stedet for manuelt at tildele regler til hvert ark.

Du kan ubesværet implementere dataoverholdelse og valideringspolitikker på tværs af mange projekter uden at spilde tid og penge.

4. Skær ned gættearbejdet

Makroer og Google Forms kan hjælpe dig med at udvide kraften i dine regneark. Til samarbejdende regneark skal du bruge dedikerede Google Forms til dataindtastning. Tildel også et par makroer til formatering og beregninger.

Dine teammedlemmer kan nu nemt indtaste nye data og formatere arket, så det opfylder dine forventninger. De behøver heller ikke vente på dine instruktioner.

5. Eliminerer sløvhed

Du eller dine teammedlemmer vil snart blive udmattede, hvis du manuelt skal indtaste data, formatere celler eller beregne værdier og så videre. Manuelt arbejde kræver også ekstra fokus. Din arbejdsstyrke bliver således mere uproduktiv.

Automatiske makroer hjælper dig med at arbejde hurtigere og eliminere kedsomhed på arbejdet. Du og din arbejdsstyrke kan nemt flytte fokus til vitale opgaver, der giver dig indtægter.

6. Nem at fejlfinde

En makro kan gemme flere UI-interaktioner. Så hvis du ser usædvanlig formatering, dataorganisation eller beregnede værdier, ved du, hvor du skal fejlfinde.

Hvis du ikke bruger makroer, skal du gennemgå tonsvis af trin for at fejlfinde fejl.

7. Google Apps-integration

Det underliggende program af makroer er App Script. Du kan lære avancerede scripts til at integrere Google Sheets med andre Google Workspace-tjenester såsom Docs, Drev, Forms og så videre.

Du kan bruge makroer til at flytte, kopiere eller slette filer i Google Drev fra Google Sheets.

Er der nogen ulempe ved Google Sheets-makroer?

Nogle få ulemper forhindrer fuld udbredelse af makroer i ethvert projekt. Følgende er de mangler, som Google Sheets-makroer lider af:

1. App Script-sikkerhedsproblemer

Ukendte makroer kan udgøre en trussel mod hele dit Google-regneark. Hackere kan skabe komplekse makroscripts, der kan stjæle data fra dit arbejde eller ødelægge databasen for altid.

2. Makroer eksporterer/importeres ikke automatisk

Du kan ikke udføre makroer fra et ark til et andet. Du skal gennemgå en kompleks proces med at importere makroer ved at kopiere dets script.

3. Indlæringskurve

Du skal gennemgå nogle Google Sheets-hjælpe- og træningsartikler for at mestre brugen af ​​makroer. Du skal også planlægge Google Sheets UI-interaktioner for at skabe effektive makroer.

4. Tastaturgenvejskonflikter

Der er mindst ti Google Sheets-tastaturgenveje, der kan forstyrre makrogenveje. For de genveje starter også med Ctrl + Alt + Shift.

Derfor skal du oprette unikke genveje til makroer. Skriv dem også ned til fremtidig reference.

5. Der kan være fejl i tunge makroer

Nogle gange inkluderer du muligvis ikke alle UI-interaktioner i én makro. En makro med omfattende trin kan forsinke databehandlingen eller måske endda slet ikke fungere. Du ønsker måske at opdele trinene i flere makroer.

Google Sheets-makroer til hurtigt fejlfrit arbejde

Der er altid fordele og ulemper ved enhver teknologi, og Google Sheets-makroer er ikke en undtagelse. Men dens fordele vejer mere end dens ulemper.

Derfor bruger mange Google Sheets-eksperter makroer i deres regneark til at levere fejlfrit arbejde i et hurtigt arbejdsmiljø. Ved at implementere makroer kan du også blive en stærk Google Sheets-bruger.

4 Google-scripts, der gør Google Sheets mere kraftfuldt

Google Sheets er fantastisk ud af boksen, men kan være endnu mere kraftfuldt, hvis du bruger Google Sheets-scripts til at forbedre dets muligheder.

Læs Næste

Om forfatteren