Få ting gjort (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): Hvilken er den bedste produktivitetsramme?

Selvom hver dag kan føles som en jonglering, er det vigtigt at holde tingene i perspektiv. Distraktioner er dog rigeligt. Det kan nogle gange føles, som om du er i en konstant kamp for at holde fokus på de mål, der betyder mest for dig. Men hvad nu hvis der var et system, der kunne hjælpe dig med at eliminere den tid brugt på mindre vigtige aktiviteter?

Det er her produktivitetsrammer såsom Getting Things Done (GTD) og Zen to Done (ZTD) er nyttige. De giver en bedre forståelse af arbejdsgange, strømliner kommunikation og reducerer tid brugt på ineffektive arbejdsmetoder. Lad os tage et kig på begge disse systemer.

Hvad er Getting Things Done (GTD)-rammen?

"Getting Things Done" (GTD) er en tidsstyringsteknik udviklet af produktivitetsguruen David Allen. Grundtanken bag metoden stammer fra konceptet om, at vores sind er som rodede rum fulde af ufærdige opgaver og projekter, som vi skal gennemføre.

Målet med GTD er at hjælpe folk med at sætte deres liv i orden ved metodisk at definere opgaver, opdele dem i handlingsrettede trin, overvåge fremskridt og endelig få dem gjort.

Sådan bruger du GTD Framework

GTD omfatter fem enkle øvelser til at få rod ud af din hjerne, så du kan fokusere på det, der er vigtigt. De fem trin er anført nedenfor:

Fange: Det første store skridt er at indsamle og fange alle dine afventende opgaver eksterne opgavestyringsværktøjer eller to-do-liste-apps, eller bare noter dem ned på et stykke papir. Disse opgaver kan være af personlig eller professionel karakter, såsom e-mails, aftaler eller sms'er. Dette trin er afgørende, da for mange opgaver i dit sind kan påvirke dit fokus og din energi.

Klarlægge: Næste trin er at nedbryde alle opgaverne i håndterbare og levedygtige handlingspunkter, der kan tydes med absolut klarhed. Dette vil hjælpe dig med at identificere de praktiske og brugbare ting, og du kan slippe af med dem, der ikke er relevante.

Organisere: Det tredje trin er at prioritere dine opgaver og kategorisere dem i henhold til deres kompleksitet, kontekst eller den påtrængende handling. Med denne teknik kan du beslutte, om opgaver skal udføres med det samme, gemmes væk til senere eller kasseres helt. De fleste GTD-brugere bruge mapper og opgavelister til at administrere og organisere opgaver passende.

Anmeldelse: Du bør prøve at gennemgå og analysere din arbejdsgang fra tid til anden. Det hjælper dig med at identificere opgaver, der kræver din opmærksomhed. En dybdegående analyse af arbejdsgange kan have stor indflydelse på den overordnede effektivitet, og derfor er det vigtigt ikke at gå glip af et slag, når du identificerer dine næste to-do-handlinger.

Engager: Nu hvor alt er i orden, er det sidste trin at engagere eller begynde at arbejde på de udvalgte opgaver i prioriteret rækkefølge.

Fordele ved GTD-metoden

Modellen involverer at fange al information eksternt og handle senere, enten på et planlagt tidspunkt eller når en ekstern trigger opstår. Fordelene ved GTD kan opsummeres som følger:

Mere fokus, mindre rod: GTD hjælper dig med at holde styr på alle dine projekter og planer. Du kan oprette opgaver med forfaldsdatoer, linke noter til kalenderbegivenheder, arrangere opgaver hierarkisk ved at trække og slippe dem i mapper, og vise påmindelser med visuelle meddelelsesmetoder ved hjælp af passende værktøjer.

Oprethold en sund balance mellem arbejde og privatliv: Det er nemt at finde balance i dit liv, når du kan holde styr på dine forpligtelser og opgaver ordentligt. Et effektivt organisationssystem som GTD frigør dig fra angsten for at forsøge at styre din tid og dine ressourcer.

Relaterede: Ukomplicerede to-do-apps til at fokusere på opgaver og få tingene gjort

Kreativitet: GTD hjælper dig med at organisere dit arbejde og liv bedre, så du kan finde tid til at følge din passion og udvikle kreative ideer og sysler. Over tid vil du mærke øget tillid til at træffe beslutninger, samt bedre sundhed og kvalitetsrelationer.

Hvad er Zen to Done (ZTD)-rammen?

Zen to Done er en tilgang til personlig produktivitet skabt af Leo Babauta. Zen to Done består af ti produktivitetsfremmende vaner, der vil forbedre den måde, du arbejder på, og forenkle dit liv. Bygget på kerne GTD-principper, kan det hjælpe dig med at administrere alle dine væsentlige opgaver og projekter effektivt.

Sådan bruger du ZTD Framework

Zen to Done (ZTD) anbefaler at inkorporere ti vaner, der vil give dig mere produktivitet. Mens det fulde system tilskynder folk til at danne ti vaner, fokuserer minimalistisk ZTD på kun fire kernevaner. Når du først har disse fire vaner nede, er de andre seks meget nemmere at gøre. Lad os tage et kig på de fire kernevaner i den minimalistiske ZTD-ramme:

Indsamle: Det er nemt at miste vigtig information, hvis du ikke skriver det ned et sted, i hvilket tilfælde al den tid brugt på at samle disse tanker og ideer kan være spildt. Du kan bruge værktøjer som en papirnotesblok, sticky notes eller note-apps på din telefon der er let tilgængelige.

Hvis du er en del af et team, er det fornuftigt at have forenede workflow-systemer, der problemfrit kan optage opgaver, noter, kontakter og filer til indsamling og genfinding af information.

Behandle: Det anbefales stærkt at tjekke din indbakke eller huskeliste én gang om dagen. Start din dag med at gennemgå og behandle oplysningerne. Dette har til formål at fremme vanen med hurtig beslutningstagning. Slet alle elementer, du ikke har brug for. Hvis du ikke er i stand til at adressere en vare, skal du delegere den til den rette person. Hvis det tager to minutter eller mindre, så gør det med det samme eller skriv det ned, så du ikke glemmer det.

Plan: Planlægning er en kernevane, der hjælper dig med at definere dine vigtigste opgaver (MIT'er) for hver dag og derefter planlægge og fuldføre dem i overensstemmelse hermed. Du kan begynde med at lave en liste over dine vigtigste opgaver (MIT'er) og "Big Rocks" eller vigtige projekter for henholdsvis dagen og ugen.

MIT'er er specifikke, tidsorienterede opgaver i kernen af ​​din daglige huskeliste. Du bør også prøve at udvikle daglige, ugentlige og månedlige rutiner, der kan hjælpe dig med at forbedre din overordnede produktivitet.

Gør: Dette opfordrer dig til at fokusere på en enkelt opgave på et givet tidspunkt, mens du undgår distraktioner såsom mail, telefonopkald og tekst.

Fordele ved ZTD-metoden

De vigtigste fordele ved ZTD-rammen er fremhævet nedenfor:

Let at forstå: ZTD-systemet er ret let at forstå. Rammen foreslår en liste over ti produktivitetsfremmende vaner, der er vigtige for en vellykket implementering af dine mål.

Vælg nøgleopgaver: Dette system opdeles i simple komponenter: dagens vigtigste opgaver eller MIT'er, en Big Rocks opgaveliste, som i det væsentlige er større projekter, som du skal arbejde på, og en daglig eller ugentlig opgave rutine.

Fjern distraktioner: Hvis du er som de fleste mennesker, har du en række projekter i gang på samme tid. ZTD opfordrer dig til at lukke telefoner, e-mails, internettet og endda bruge en timer at udføre opgaver. Dette eliminerer distraktioner, så du kan holde dig på sporet og afslutte hvert projekt med færre afbrydelser.

Nøgleforskelle mellem GTD og ZTD

• GTD tilbyder et omfattende system til opgavestyring, hvorimod ZTD er en tilgang, der integrerer GTD med vaner.
• GTD fokuserer på at få opgaver løst, og ZTD fokuserer på at nå mål.
• GTD kan være ret komplekst, med at skulle organisere og gennemgå adskillige opgaver på tværs af en række trin. På den anden side er Zen to Done en mere intuitiv og enklere ramme, der har til formål at nedbryde komplekse processer til 1-3 MIT'er (Most Important Tasks) og flere Big Rocks (store projekter) for dagen eller uge.

GTD og ZTD: Nøglen til tidsstyring

Hvordan sikrer du, at dit hårde arbejde omsættes til output? Det hele kommer tilbage til produktivitet og tidsstyringsteknikker som GTD og ZTD. Enkeltpersoner og teams kan bruge dem til at forbedre personlig produktivitet, overholde deadlines og håndtere større projekter mere effektivt.

Der er mere til produktivitet end blot at være opmærksom på din tid og sørge for at bruge den godt. Det handler også om at sætte de rigtige prioriteter, så du kan få mest muligt ud af hver dag. Følg rammerne ovenfor, og du kommer godt fra start.

9 hverdagsopgaver, du kan automatisere ved hjælp af Zapier

Her er nogle hverdagsopgaver, som du kan automatisere uden kodning i Zapier for at spare tid og gøre livet lettere.

Læs Næste

Om forfatteren