Sådan vælger du et ideelt rapporteringsværktøj: 8 funktioner at se efter

Selvom rapporteringsværktøjer er blevet en afgørende del af virksomhedens beslutningstagning, har du måske ikke brugt nogen før nu. Disse apps kan levere rapporter om enhver foretrukket forespørgsel eller emne.

Da de organisatoriske krav og værktøjsfunktioner kan variere, skal du vælge softwaren med omhu. I denne artikel kan du lære om rapporteringsværktøjer, og hvordan du kan vælge det perfekte værktøj til dit team eller din organisation.

Som navnet antyder, leverer rapporteringsværktøjer rapporter til organisationer ved at parse og strukturere nødvendige data fra forskellige kilder. Disse værktøjer hjælper teams og organisationer med at træffe databaserede beslutninger ved at fremvise al information ét sted. Som et resultat kan du hurtigt finde de nødvendige data.

Med sådanne værktøjer behøver teams ikke at indsamle data manuelt. I stedet kan de investere den tid i noget mere produktivt. Afhængigt af typen af ​​organisation kan rapporteringsværktøjer generere forskellige rapporter såsom salgsrapport,

opgaveudførelsesrapport, budgetrapport, teameffektivitetsrapport mv. Brugere kan også tilpasse forretningsrapporterne baseret på de specifikke forespørgsler, de har.

Det bliver ofte svært at vælge det rigtige værktøj, da der findes forskellige rapporteringsapps på markedet. Her er de vigtigste funktioner, et rapporteringsværktøj skal have:

1. Datavisualisering

De rapporter, et rapporteringsværktøj genererer, burde kunne give dig indsigt med et øjeblik. Et rapporteringsværktøj bør have flere datavisualiseringstyper.

Kunder og teams kan have forskellige krav til, hvordan de vil visualisere deres data. Derfor, jo mere visualiseringsvariation et rapporteringsværktøj har, jo bedre.

Nogle datavisualiseringsmetoder er cirkeldiagrammer, udsnitsdiagrammer, tidslinjediagrammer, linjegrafer, datakort, punktplot, Venn-diagrammer mv. Når du har en række forskellige visualiseringer tilgængelige i rapporteringsværktøjet, kan du vælge den, der passer bedst til dine behov og komfortniveau.

2. Træk-og-slip-rapportering

Hvis du bruger et værktøj til at oprette en rapport, bør du være i stand til at tilføje komponenter uden problemer. Træk-og-slip-funktionen er blevet et must-have for ethvert sofistikeret rapporteringsværktøj. Denne funktion vil gøre det muligt for enhver at inkludere data, visualiseringsmodeller eller andre elementer i et dashboard.

Dine holdkammerater har ikke engang brug for træning i rapportoprettelse, hvis de kan trække og slippe elementer i dashboardet. Når først dashboardet indeholder alt, hvad du ønsker, er det en leg at udfylde en rapport fra det.

3. Interaktive rapporteringsdashboards

Der er intet alternativ til et intuitivt og interaktivt dashboard i et rapporteringsværktøj. Det er stedet, hvor rapporteringsværktøjer viser deres data. Din app skal være interaktiv for at finde de data, du ønsker, ved hjælp af forskellige filtermuligheder.

Samtidig hjælper denne funktion dig med at se dataene fra forskellige perspektiver. Det hjælper dig også med at levere gennemsigtige og kompakte forretningsdata i rapporten, som er afgørende for at træffe velinformerede beslutninger.

4. Statiske rapporter

Statiske rapporter henviser til rapporter, der indeholder data fra et bestemt tidspunkt. Denne rapport viser dig oplysningerne om en forudbestemt periode for at guide dig til at træffe den rigtige beslutning. Når du vælger et rapporteringsværktøj, skal du sikre dig, at det kan levere en statisk rapport.

Du skal bruge denne rapport til at diskutere medarbejdernes præstationer i en måned eller fremskridt i et projekt. Selvom god rapporteringssoftware bør have en statisk rapporteringsfunktion, bør dette ikke være den eneste faktor, du bør fokusere på. Det skal også kunne tilbyde realtidsrapporter.

Relaterede: Hvad er universel rapportering i Asana? Hvorfor skal du bruge det?

5. Live rapportering

Enhver rapport, du opretter med et rapporteringsværktøj uden at angive, at den er statisk, er en realtidsrapport. En realtidsrapport giver dig den mest opdaterede information, som er afgørende for at kunne træffe opdaterede og relevante beslutninger. Dit rapporteringsværktøj bør også kunne generere realtidsrapporter.

Nøjagtige data sikrer, at du træffer kloge forretningsbeslutninger. Ved at være i stand til at få adgang til realtidsdata vil hvert teammedlem være på samme side. Udover at hjælpe dig med at evaluere statistik og ydeevne, reducerer denne rapport også forsinkelser i arbejdsgangen.

Få et rapporteringsværktøj, der kan tilbyde dig liverapportering om ethvert emne for at optimere teamets mål og lave strategier for fremtiden.

6. Integrationsstøtte

Der findes ikke et enkelt værktøj i verden, der kan opfylde alle kravene i en organisation. Derfor har moderne virksomhedsorganisationer brug for et forbundet økosystem af flere apps for at udføre alle opgaverne effektivt. Ved at integrere forskellige værktøjer kan du holde dem synkroniseret.

Dit rapporteringsværktøj bør også tilbyde en integrationsfacilitet med adskillige andre apps. Integrationen vil gøre dataindsamling og analyse automatiseret og problemfri.

Før du vælger en rapporteringsapp til dit team, skal du tjekke dens liste over understøttede apps til integration. Gå kun efter det, hvis listen indeholder alle de store apps, du bruger. Et godt rapporteringsværktøj bør også tilbyde e-mail-integration og lade dig dele rapporten med andre via e-mails.

7. Fleksibilitet til tilpasninger

Ingen ønsker at se rapporten i samme format på hvert møde. Du kan altid tilføje et strejf af kreativitet og innovation til dine rapporter ved at tilpasse dem.

Det rapporteringsværktøj, du vælger, bør give dig fuld fleksibilitet til at ændre det. Du bør være i stand til at ændre farver, tabeller, layout og andre elementer i henhold til dit brand. Mens du genererer en rapport til din klient, vil tilpasning af den baseret på dit brandimage øge din værdi for dem.

8. Klar-til-brug skabeloner

Det kan være svært at lave en rapport fra bunden, især når der er mangel på tid. I sådanne situationer bør en rapportskabelon være praktisk. Hvis dit rapporteringsværktøj har indbyggede skabeloner til forskellige formål, kan du nemt vælge en og komme i gang med den.

At lave en rapport kan tage meget af din tid og kræfter. Du kan gemme disse begge ved at bruge skabelonerne. Alt du skal gøre er at vælge en skabelon og linke den til dataressourcen. Værktøjet vil placere dataene det rigtige sted, og din rapport vil være klar i løbet af kort tid.

At vælge det rigtige rapporteringsværktøj til dit team er nøglen til hurtig og korrekt beslutningstagning. Nu hvor du ved, hvilke funktioner et rapporteringsværktøj skal have, skal du vælge din software med omtanke.

Med disse apps kan du altid analysere og administrere dit teams produktivitet. Rapporteringsværktøjer er den afgørende teknologiske stak i ethvert projekt, uanset om dit team arbejder på stedet eller fra fjerntliggende steder.

De 10 bedste tips til effektivt at styre et eksternt team

Har du svært ved at styre et team, der arbejder eksternt? Prøv disse bedste tips til en organiseret ekstern teamadministration.

Læs Næste

Om forfatteren