Sådan opretter du en deadline, der rent faktisk vil fungere for dig

Deadlines skal være mere motiverende og mindre stressende, ikke omvendt. Medmindre en deadline kan bringe det bedste ud af dig inden for den fastsatte tid, nytter det ikke noget. Derfor skal du være forsigtig, når du opsætter en deadline for et projekt i første omgang.

Fortsæt med at læse denne artikel for at vide, hvordan du kan oprette en deadline, som du kan holde dig til.

1. Overvej projektets mål og retningslinjer

Hvis du skal oprette en deadline for et projekt, du eller dit team arbejder på, skal du være klar over projektmålene. Ud over de brede mål bør der også være nogle specifikke retningslinjer.

Overvej alle disse for at forstå den anslåede færdiggørelsestid, mens du overholder reglerne og forskrifterne. Sørg også for, at alle er opmærksomme på retningslinjerne og målene for et samarbejdsobjekt, før du starter på et projekt.

2. Del opgaven op i mindre enheder eller delopgaver

For at oprette en deadline for et projekt, skal du opdele det i flere mindre bidder. Disse mindre portioner er også kendt som

opgaver og delopgaver. Opret senere separate deadlines for hver mindste opgaveenhed.

Overvej også opgaveafhængigheder, før du sætter den endelige deadline for hele projektet. Sæt deadline for de selvstændige opgaver tidligere og de afhængige opgaver senere.

Forklar afhængighederne til holdkammeraterne. Således vil de forstå årsagen bag forskellige deadlines for individuelle opgaver.

3. Brug tilstrækkelig tid til at oprette en deadline

At sætte en projektdeadline er ikke mindre vigtig end de andre opgaver, der er involveret i det. Skynd dig derfor aldrig med at lave en deadline. Det kan ubevidst tvinge dig til at skabe en urealistisk, som du er nødt til at gå glip af.

Brug altid tilstrækkelig tid, når du afslutter en forfaldsdato. Sørg for, at du ikke går glip af nogle afgørende overvejelser, mens du har travlt.

4. Overvej mulige årsager til projektforsinkelse

Projektforsinkelser er blevet ret almindelige i disse dage. Næsten alle teams har registreret at indsende projekter efter forfaldsdatoen. Hvis det samme skete for dit hold, så find ud af årsagen til en projektforsinkelse.

Hvis en urealistisk deadline forårsagede projektets forsinkelse sidste gang, så hav en mere liberal deadline for dit næste projekt. I tilfælde af andre årsager skal du angive en deadline, når du har tid nok til at løse problemet, hvis det sker igen.

Hvis du ikke har nogen direkte erfaring med projektforsinkelse, så overvej de almindelige mulige årsager og sæt en deadline for at undgå dem alle.

5. Pas på modstridende prioriteter

I denne konkurrenceprægede verden arbejder de fleste på flere projekter på samme tid. Disse modstridende prioriteter kan gøre dine deadlines uopnåelige. For at undgå det, tjek arbejdsbåndbredden for hvert teammedlem indtil deadline for dit projekt.

Efter at have taget højde for hvert projektmedlems prioriteter, kan du komme med en holdbar deadline. Du skal muligvis fjerne nogle medlemmer fra et projekt og rekruttere nye folk for at afslutte projektet inden for den anslåede tid, som kunden har angivet.

Relaterede: De bedste teknikker til freelancere til at prioritere opgaver gratis

6. Få udtalelser fra interessenter

Et vellykket projekt kræver en samarbejdsindsats fra alle involverede, inklusive tredjepartsleverandører. Det er ikke behageligt at finde ud af midt i projektet, at en af ​​dine vitale ressourcer er utilgængelige på grund af ferie.

Derfor skal du indhente udtalelser fra alle projektets interessenter om deadline. Sæt en foreløbig forfaldsdato og spørg, om de finder fristen rimelig i forhold til deres arbejdsbyrde og prioriteter. Du kan også have flere møder med din klient, før du afslutter en deadline.

7. Kend dit ideelle stressniveau

Du skal være enig i, at en ideel mængde stress altid virker som motivation. Derfor, når vi siger, at deadlines ikke bør være stressende, betyder det ikke, at det haster helt. Hver deadline, du opretter, bør indeholde et moderat niveau af stress. Det vil mentalt vække eller inspirere dig til at fuldføre arbejdet.

Det ideelle stressniveau varierer afhængigt af personen og opgavens sværhedsgrad. Så sæt en deadline i betragtning af det rigtige stressniveau, som ikke kun lader dig fuldføre opgaven rettidigt, men også får det bedste ud af dig.

Relaterede: Selvledelsesevner, der skal erhverves for personlig og arbejdslivsproduktivitet

8. Tildel ekstra tid til omfangsændring

Uanset om du arbejder for en kunde eller på et internt projekt for din organisation, kan omfangsændringer ske. Da det ikke er muligt at forudsige et omfangskryb, er det bedre at have lidt tid til det, mens du planlægger en deadline.

Et team kan stå over for omfangsændringer for projektet på et hvilket som helst tidspunkt i fremskridt. Hold derfor lidt tid i hånden til omfangsjustering, mens du opretter en forfaldsdato. Du kan også forklare din klient, at du har tilpasset noget ekstra tid til netop dette formål.

9. Vær forberedt på problemer i sidste øjeblik

Ingen ønsker at gå glip af en deadline. Overvej derfor enhver mulighed, der kan forårsage en forsinkelse i dit projekt, inklusive problemer i sidste øjeblik. Nogle gange kan holdkammerater vente til den sidste dag med at afslutte den tildelte opgave.

På den sidste dag kan der være en nødsituation – nogen kan blive syg eller have problemer med deres computer eller internetforbindelse. For at undgå sådanne undgåelige problemer skal du oprette en blød deadline en eller to dage før den oprindelige deadline.

Når alle afleverer deres arbejde inden deadline, kan projektafleveringen ske rettidigt. Hvis nogen overser den bløde deadline, kan du uddelegere opgaven til at fuldføre den inden for forfaldsdatoen. Det vil spare dig for uventede projektforsinkelser.

10. Hold deadline opnåelig

Når du har overvejet alle ovenstående faktorer, bør du komme med en opnåelig deadline. Efter at have afsluttet holdkammeraterne og fået en fuldstændig idé om deres tilgængelighed og prioriteter, bør du problemfrit fastsætte en forfaldsdato, som alle er fortrolige med.

Hvis du er i tvivl, bør du direkte bede dine kollegaer om at afklare. Projektstyringsværktøjer kan hjælpe dig med at holde styr på projektets fremskridt og tilgængelige ressourcer, hvis du har brug for at omlægge tidsplanen.

Afslut opgaver inden deadline

Kun en opnåelig deadline kan sikre, at du kan fuldføre opgaven inden for forfaldsdatoen.

Husk at følge tipsene i denne artikel, mens du laver en deadline for at gøre det realistisk. Du kan også få dit projekt tilbage på sporet i tilfælde af uventede omstændigheder.

Sådan får du et forsinket projekt hurtigt tilbage på sporet

Her er ti effektive måder at få en forsinket projekttidslinje på sporet, så du kan fuldføre projektet til tiden.

Læs Næste

Om forfatteren