Sådan farvekategoriserer du din Outlook-kalender

Det er velkendt, at brug af farve til at mærke forskellige stykker information forbedrer hukommelsesbevarelse og til gengæld produktiviteten. Du har måske brugt farve til at fremhæve noter i skolen eller i møder, eller brugt farve til at plotte grafer. Uanset hvad, er der en grund til, at folk bruger det.

Når du planlægger din tidsplan eller booker møder, kommer Outlook-kalenderen udstyret med mange værktøjer til at holde dig organiseret. Et af disse værktøjer er funktionen Kategorier, som giver dig mulighed for at kategorisere aftaler efter farve. Her ser vi på, hvordan du bruger kategorier i Outlook effektivt.

Sådan opsætter du kategorier i Outlook-kalenderen

Der er to forskellige måder at opsætte kategorier på i din Outlook-kalender. Dette afhænger af, om du bruger webversionen eller applikationen, men begge skaber det samme resultat.

For applikationsversionen er den nemmeste måde som følger:

1. Enkeltklik på en aftale på din Outlook-kalender.
2. På båndet Aftale fanen skal åbne.
3. Klik Kategoriser.
instagram viewer
4. Vælg fra rullemenuen alle kategorier at åbne Farvekategorier vindue.
5. Vælg Ny for at oprette en ny kategori.
6. Navngiv din kategori og vælg en farve efter eget valg.
7. Gentag for så mange kategorier, du vil, og klik Okay på begge vinduer for at anvende det.

Relaterede: Hold dine Outlook-e-mail og Microsoft-konti sikre

Derefter kan du kategorisere alle dine aftaler ved at klikke på allerede eksisterende kalenderbegivenheder og vælge kategorien fra den samme Kategoriser drop-down. Når du opretter en ny aftale, Kategoriser mulighed vises i Ny aftale rude.

For webversionen af ​​Outlook Kalender:

1. På den blå værktøjslinje øverst på skærmen skal du klikke på Cog ikon for Indstillinger.
2. I søgefeltet skal du skrive "Kategorier” og vælg Kategorier fra resultaterne.
3. I den Kategorier indstillingsvindue, klik Opret kategori.
4. Navngiv din kategori, og vælg en farve fra valgene på skærmen.
5. Gentag efter behov, og klik Gemme.
6. Klik x for at forlade indstillingerne.

Du kan derefter klikke og Redigere eventuelle eksisterende eller nye aftaler, og hvor der står Kalender med en farvet cirkel ved siden af, kan du vælge kategorien fra rullemenuen. Du kan slette eller redigere dine kategorier ved at gennemgå de samme trin for hver version og blot klikke på Redigere eller Slet muligheder efter behov.

At vælge de rigtige farver

Som tidligere nævnt har det sine fordele at kategorisere din kalender ved hjælp af farver. Det eneste du skal gøre er at kigge i din kalender for den kommende uge, så får du et hurtigt overblik over, hvad du kan forvente. Du vil automatisk vide, hvad der sker uden at skulle læse hele teksten og skelne den selv.

Forskning har vist, at farver påvirker vores adfærd, følelser og læring, og nogle farver er bedre end andre, når det kommer til produktivitet. Disse er:

• Røde, orange og gule for detaljer og hukommelsessøgning.
• Grønne for koncentration og fokus.
• Lilla til kreativitet.
• Blues for beroligende effekter.

Du bør dog undgå at bruge farver, som du har negative associationer til.

Relaterede: Synkroniser Microsoft Outlook med Google Kalender

Sådan kategoriserer du din Outlook-kalender effektivt

Når du udfylder din Outlook-kalender, bør dine kategorier tilføje værdi i stedet for blot at være en afkrydsningsboks-øvelse. At være smart med, hvordan du kategoriserer dine aftaler, vil have en optimal effekt på din produktivitet.

For det første, for at holde det enkelt og effektivt, sigt efter omkring seks separate kategorier for at undgå at have for mange. Du skal muligvis have mere, men gå ikke overbord.

Relaterede: Sådan lever du i din kalender til opgavestyring

For det andet bør de være tydeligt forskellige typer arbejde. Dette vil variere afhængigt af dine jobansvar, men det kan se sådan ud:

• Møder
• Samarbejde eller projektarbejde
• Klientarbejde
• Administration
• Træning og færdigheder

Der vil selvfølgelig være begivenheder, der ikke altid passer pænt ind i hver etiket, men vælg den, der er bedst tilpasset. Gør det, der giver mening for dig, og hvis du opdager, at du ikke rigtig bruger en, så slet den.

Kalenderkategorisering fungerer

Din Outlook-kalender er et af de vigtigste værktøjer, du vil bruge i løbet af en typisk arbejdsuge. Det gemmer alle dine møder og opgaver, som du skal have adgang til, så det giver mening at bruge det til sit fulde potentiale.

Spil med forskellige farver og kategorityper, og hold dig til det. Du vil føle dig mere organiseret og bedre i stand til at læse din tidsplan, hvilket kan være en enorm tidsbesparelse i de travle perioder.

Sådan forbedres tidsstyring med Outlooks funktion til forsinkelse af levering

At forsinke leveringen af ​​dine e-mails kan hjælpe dig med at styre din arbejdsbyrde, mens du stadig får tingene gjort.

Læs Næste

Om forfatteren