Skrot din opgaveliste: Sådan lever du i din kalender til opgavestyring

Alle har hørt om en huskeliste, og de fleste bruger en til at holde styr på det fremragende arbejde, de skal udføre. Men som med alt andet, kan to-do-lister hurtigt komme ud af kontrol og kan faktisk ende med at modvirke din produktivitet.

At leve i din kalender betyder at skrotte din liste og planlægge dine ventende opgaver i din kalender i stedet for. Hvis dine gøremål giver dig flere problemer, end du ønsker, kan dette være din løsning.

To-Do liste vs. Lev i din kalender

Der er ikke noget galt med to-do-lister i sig selv, men de kræver meget disciplin for at være effektive. Opgaver er utrolig åbne, og det er din opgave at få dem til at fungere korrekt. Dette er blot nogle af de ting, der kan skade deres anvendelighed:

• Hvis de er for lange, kan de blive overvældende.
• De giver ingen kontekst for prioritering.
• De kan bestå af mange unødvendige opgaver.
• Du er mere tilbøjelig til at udføre mindre, sjovere opgaver og forsømme andre.
• Du skal bruge ekstra applikationer for at gøre din huskeliste mobil.

På den anden side løser det at leve i din kalender de fleste af disse problemer på grund af, hvordan det fungerer. Når du har et stykke arbejde, du skal udføre, ser du på din kalender og planlægger, at det fungerer som en aftale blandt dine andre ansvarsområder. Dette får dig automatisk til at prioritere opgaven i sammenhæng med dine andre jobs.

Relaterede: Måder at gøre Google Kalender til din Windows-skrivebordskalender

Derudover er du mere tilbøjelig til at udføre de mere vanskelige og komplekse opgaver, fordi de allerede er planlagt, hvilket forhindrer udsættelse. Dette er alt muligt uden lange, afskrækkende lister, fordi din kalender er et fungerende centrum af information, der samler det hele.

De fleste arbejdspladser bruger allerede en digital kalenderapplikation som Outlook eller Google Kalender. Det betyder, at du kan tage den med dig på farten ved at bruge weblinket eller appen på enhver digital enhed, du har brug for.

Der er blot et par enkle regler for at leve i din kalender, som vil optimere din styring af den, og som er langt mindre komplicerede end to-do liste regler.

Tidsblokering er din ven

Dette er noget, du bare ikke kan komme væk fra, uanset hvilket medie du bruger til opgavesporing. Tidsblokering betyder, at du tager lidt tid i starten af ​​din uge eller dag til at skrive de opgaver, du skal udføre.

Det er et tidsbesparende tiltag, der øger dit arbejdsoutput markant. Ved at gøre dette ved du allerede, hvad du skal tage fat på i forvejen, og du kan bruge resten af ​​din arbejdsuge på at tackle dit ansvar.

Relaterede: Tidsblokerende tips til at forbedre dit fokus

Før du springer ud i dit arbejde, skal du bruge 15-20 minutter på at udfylde din kalender. Med deadlines i tankerne kan du finde tiden mellem dine møder, projekter og klientarbejde for at lave en aftale til dit ærinde.

Hvis en af ​​dine gøremål involverer at oprette et møde med en kollega, skal du oprette mødet i din kalender og invitere dem. Sørg for at inkludere et mødelink fra den digitale konferenceapplikation, du bruger, hvis du vil mødes virtuelt.

Brug temaer til at administrere dine opgaver

Farvekodning af dine kalenderaftaler i kategorier hjælper meget med at skelne mellem opgaver, møder, projektarbejde og andre opgaver. Med et hurtigt blik vil du være i stand til at fortælle, hvad din uge består af, og planlægge derefter.

For at gøre dette i Outlook skal du klikke på en hvilken som helst aftale og klikke på båndet Kategoriser > Alle kategorier. Vælg Ny, skriv navnet på dit tema, vælg en farve, og klik derefter Okay.

Gentag for så mange temaer, som du vil. Du kan derefter tildele en kategori til hver aftale, du opretter. På Google Kalender skal du højreklikke på en aftale og vælge en af ​​de farver, der dukker op.

Relaterede: Værktøjer til at synkronisere Microsoft Outlook med Google Kalender

Sørg for at navngive kategorierne efter hvilken type arbejde det er, og vælg farver, som du reagerer godt på. Nogle kategorieksempler kunne være:

• Projekt arbejde
• Admin og opgaver
• Kunder
• Møder
• Uddannelse

Del din kalender med kolleger

Mens du kan bruge en opgaveliste-applikation som Todolist til at dele dine fremskridt med andre medarbejdere, hvis de ikke bruger den samme software, vil de ikke være i stand til at se det nemt. Det er her, at det har en ekstra fordel at bo i dit kontors standardkalender.

Ved at dele din kalender, vil dine kolleger være i stand til at se dine fremskridt blot ved at se den. Dette forhindrer din indbakke i at blive tilstoppet med e-mails, der spørger om dine fremskridt, og du behøver ikke engang at tagge dem i den. Sørg dog for at gøre dem opmærksomme på, at det er sådan du arbejder.

Relaterede: Outlook vs. Gmail: Hvilken e-mail-tjeneste er bedre?

Sådan deler du din Outlook-kalender:

1. Klik på båndet Del kalender og vælg den, du ønsker at offentliggøre.
2. Klik Tilføje for at indtaste dit teams e-mailadresser og derefter OKAY.
3. Under Tilladelser, vælg enten Kan se titler og lokationer eller Kan se alle detaljer.
4. Klik ansøge og OKAY.

For hvordan du laver en delt kalender på Google, kan du se denne officielle video fra Google Workspace:

Vær realistisk omkring din planlægning

Selvom det at leve i din kalender går uden om mange af spørgsmålene om opgavelisteprioritering og tidsstyring, skal du stadig være realistisk og smart med, hvordan du planlægger dine opgaver. Heldigvis er der nogle afprøvede tips til at håndtere dette effektivt:

• Hvis du ikke har tid til at udføre en stor opgave, planlæg den som flere mindre opgaver.
• Giv dig selv mere tid, end du tror, ​​du har brug for.
• Undgå at udføre opgaver lige før et møde; giv dig selv et 30-minutters interval mellem dem.
• Hvis en opgave haster, skal du beslutte, om du vil omarrangere andre ting i din kalender.

Sandsynligheden er, at du afslutter dine job og har fritid, hvilket betyder, at du indhenter e-mails og andre småting, der dukker op i løbet af din dag.

Relaterede: Forbedre tidsstyring med Outlooks Delay Delivery-funktion

Lev i din kalender for at forbedre produktiviteten

Din kalender er et praktisk værktøj, der allerede har alle de ressourcer, du skal bruge for at holde styr på dit arbejde. At leve i din kalender giver en integreret tilgang til styring af din arbejdsbyrde, og det holder alt på ét sted.

Ved at bruge reglerne nævnt ovenfor, vil du være godt på vej til at spare tid, forbedre din produktivitet, og du vil være mere effektiv, mens du gør det. Giv det en chance, og du undrer dig måske over, hvorfor du nogensinde har brugt en to-do-liste i første omgang.

Sådan gør du Outlook mindre distraherende med disse hurtige tips

Hvis du nogensinde har troet, at Outlook var distraherende, er her nogle enkle justeringer, som du måske kan finde nyttige.

Læs Næste

Om forfatteren