Sådan tager du kontrol over din e-mail-indbakke og forbliver produktiv

For en professionel er det umuligt at tænke på en dag uden e-mails. Undersøgelser viser, at erhvervspersonale bruger omkring en tredjedel af deres kontortid på at kontrollere deres indbakker.

Ved at prioritere e-mail ender du med at ofre din produktivitet, fokus og kreativitet. Følgende tip kan hjælpe dig med at holde kontroltiden for din indbakke under kontrol.

1. Begræns kontrol af e-mails

At kontrollere din indbakke et uendeligt antal gange fører dig ingen steder. Begræns derfor antallet af gange, du vil tjek nye e-mails i din indbakke.

Opret grænsen afhængigt af dit krav og arbejdsbyrde. Det er fint at kontrollere e-mail i begyndelsen og slutningen af ​​arbejdstiden. Hvis det er nødvendigt, kan du også kontrollere det en gang efter frokost.

Kontroller ikke din indbakke i løbet af de mest produktive timer på dagen, som morgen og aften, eller når du bruger tid sammen med din familie. Du kan være fleksibel og fortsætte med at eksperimentere, indtil du finder noget passende. For eksempel kan du indstille grænser som:

• Kontroller ikke forretnings-e-mail før kl. 10 og efter kl. eller i weekenden.
• Tjek din indbakke kun to eller tre gange om dagen.
• Brug ethvert struktureret system, der kun viser nylige eller vigtige e-mails.

2. Få opgaver direkte til Task Management App

Er du en af ​​dem, der afhænger af e-mails til opgaveopgaver? Hvis ja, er det tid til at ændre sig. En af hovedårsagerne til konstant at kontrollere indbakker er, at andre tildeler dig nye opgaver via e-mails eller holder dine opgaver der.

Relaterede: De bedste funktioner i nTask til problemfri projektstyring

Din e-mail-indbakke behøver ikke at fungere som din opgaveliste. Begræns e-mail-brugen kun til kommunikationsformål, flyt alt, der har brug for handling ud over et svar på task management-apps eller to-to-list-applikationer. Sådanne applikationer tilbyder også øjeblikkelige kommunikationsfunktioner, der gør projektledelsen problemfri.

Hvis du åbner en e-mail og læser den, skal du ikke bare lukke den efter læsning og få travlt med andre e-mails. Handle straks på den e-mail for at undgå at vende tilbage til din indbakke igen for at svare.

Hvis e-mailen har brug for et svar, skal du gøre det. Hvis du har brug for e-mailen til fremtidig reference:

• Behold det.
• Hvis e-mailen er forretningskritisk, skal du stjerne den.
• Hvis du ikke længere har brug for det, skal du slette det.

At komme færdig med hver e-mail, du læser, er nøglen til at holde din indbakke og hjerne fri for rod.

4. Luk din e-mail-klient

Ja, du kan fortsætte med at arbejde på dit skrivebord uden at holde e-mail-appen i gang. Efter kontrol og svar på dine e-mails, skal du lukke appen og fokusere på at udføre dine opgaver.

Informer din familie, venner, kolleger og klienter om, at e-mail ikke er den bedste måde at nå dig til et øjeblikkeligt svar.

Når de er klar over det, har de begrænsede forventninger fra dig angående e-mail-svar. Du kan bruge forskellige andre instant messaging-applikationer på din telefon eller laptop til at holde kontakten med din familie og kolleger.

5. Hold e-mail-svar korte

Hvis du har for vane at skrive lange e-mails, skal du stoppe med at spilde din tid og skifte til skrive korte e-mail-beskeder. Sørg for, at dine e-mails er til det punkt, og at din forespørgsel er angivet i den allerførste linje for at undgå enhver forvirring. Du kan afslutte de fleste e-mails med få sætninger, og dens kortfattethed antyder, at du værdsætter alles tid, inklusive din egen.

Kun et par e-mails har brug for et længere svar, og du kan nemt gemme dem i kategorien "svar senere". Hvis det er muligt, kan du sende sådanne svar i form af lydbeskeder.

6. Sig nej til e-mail-underretninger

Meddelelser er den vigtigste årsag til distraktion for en moderne professionel. Det ville være forkert at antage, at alle meddelelser kommer fra sociale medier.

E-mail-advarsler vises også lejlighedsvis, hvilket får din normale arbejdsgang til at blive forstyrret. Når e-mail-underretning er aktiveret, vil lukning af appen eller fanen ikke være til nogen hjælp.

Hvis du bliver distraheret af hver nye e-mail-underretning og får travlt med at kontrollere din e-mail-indbakke, er det bedre at deaktivere den nye e-mail-underretning. Det hjælper dig med at fokusere på den aktuelle opgave, især dem der har brug for fuldstændig opmærksomhed.

7. Prøv at aktivere weekendautosvar

Denne metode er vigtig, hvis du er freelancer eller solopreneur. Autosvar sparer dig for at blive fremmedgjort for alle, mens du ignorerer e-mails for din ro i sindet.

Opret nogle tankevækkende og informative autosvar, der kan tage sig af alle de e-mails, du får i weekender eller ferier.

Relaterede: Android-apps til opsætning af automatiske svar til alt

8. Stop med at kontrollere e-mail på din smartphone

Dette punkt kan skræmme dig med FOMO. Men tænk to gange, om du virkelig har brug for en e-mail-klient installeret på din telefon eller ej. I stedet for at få e-mails kan du bruge flere øjeblikkelige kommunikationsapps som Slack på din telefon. Lad os efterlade e-mailen på dit skrivebord og nyde din korte pause uden bekymringer.

9. Værdsæt dit indbakkeområde

Du bruger muligvis en gratis e-mail-klient, men det betyder ikke, at du lader din indbakke rod med uønskede e-mails. Hvis du abonnerer på websteder, der bombarderer dig hele dagen med salgs- og salgsfremmende tilbud, er det tid til at tage nogle handlinger.

Mange reklamemails lander på dine e-mails, fordi du i første omgang gav dem tilladelse. Så afmeld dig de websteder, som du ikke længere er interesseret i.

Tænk også to gange, før du tilmelder dig nyhedsbreve næste gang. Med det behøver du ikke bruge tid på at finde de vigtige e-mails eller slette unødvendige e-mails.

10. Adskil dine personlige og forretningsmæssige e-mail-konti

Det kan se ud som noget, som vi alle ved, men der vil altid være nogle mennesker, der modtager både professionelle og personlige e-mails i den samme indbakke. Hvis du er en af ​​dem, er det på høje tid, at du opretter forskellige e-mails til personlige og professionelle formål.

Prøv ikke at kontrollere din personlige e-mail i løbet af kontortiden (medmindre du forventer, at der kommer en vigtig e-mail). Undgå ligeledes at kontrollere officiel e-mail uden for kontortid. Således kan du opretholde en sund balance mellem arbejde og privatliv, som i sidste ende vil bidrage til din produktivitet.

Arbejd produktivt uden at hæmme din indbakke

Selvom e-mail har medført en revolutionerende ændring i, hvordan vi kommunikerer, kan det være distraherende og destruktivt at være opmærksom på det. Ved at begrænse din opmærksomhed til din indbakke kan du fortsætte med at fokusere på daglige opgaver.

De 8 bedste måder at administrere dine opgaver på Chrome

Kan du bruge din Chrome-browser til at styre dine opgaver? Prøv disse opgavestyringsudvidelser for at administrere dine (team) to-do-lister og spore din produktivitet.

Læs Næste

Om forfatteren