10 ting, du ikke vidste, du kunne gøre med Microsoft SharePoint

For mange er SharePoint en platform med begrænsede funktionaliteter. Men det er ikke tilfældet. Du kan gøre mange ting på denne platform, hvoraf nogle måske har været ukendte for dig indtil nu.

I denne artikel vil vi afsløre sådanne funktioner i SharePoint, som helt sikkert vil forbløffe dine kolleger.

1. Behandling af fakturaer

Hvis din organisation arbejder med tredjepartskunder, er fakturagenerering og -behandling de afgørende dele af din arbejdsproces. De fleste organisationer er afhængige af eksterne værktøjer til fakturahåndtering. Imidlertid, SharePoint brugere kan udføre de fleste trin fra deres oprindelige platform.

Du kan bruge Microsoft Forms til at indsamle fakturadata og importere dem til SharePoint. Oprettelse af en faktura og udførelse af dens omsætningsanalyse er også muligt samtidigt på SharePoint.

Relaterede: Google Forms vs. Microsoft Forms: Hvilken skal du bruge?

Disse processer kræver involvering af færre mennesker. Derfor er der mindre chance for fejl under dataindtastning. Medtagelsen af ​​automatiske trin gør også fakturering hurtigere. Du kan også nemt finde ud af processens fremskridt.

2. Brug under onboarding

Rekruttering og onboarding af nye mennesker i en virksomhed er en besværlig opgave. Alt skal være på plads for at sikre en positiv oplevelse for det nye teammedlem.

Ved at integrere Microsoft Forms og Power Automate med SharePoint kan du samle al information ét sted og skabe en arbejdsgang for alle afdelinger. Efter opsætning af integrationen og arbejdsgangen skal HR-chefen kun overvåge hvert trin.

Brug af SharePoint i onboarding-processen giver en win-win-situation for både de nye medarbejdere og HR-chefer. Mens den friske rekrut kan starte med det samme med alt tilgængeligt, skal rekrutteringsmedarbejderne lægge mindre kræfter i onboarding.

3. Administrer varebeholdninger

Lagerstyring er en hektisk proces, da den involverer en række opgaver og delopgaver såsom indkøbsplan, omkostningssporing og vedligeholdelse. Opgaveafhængighederne kan også gøre processen langvarig og kompleks.

Hvis du bruger SharePoint, kan du integrere det med Power Automate, Microsoft Lists og Microsoft Teams for problemfri administration af din beholdning. Det giver dig mulighed for at administrere alle processer, inklusive liste over produkter, planlægning af operationer, visualisering af data fra en enkelt platform.

Udover at reducere den nødvendige tid til udstyrsstyring, eliminerer disse integrationer betydeligt risikoen for fejl og duplikatdataindtastning.

4. Del dokumenter med alle

Hvis du arbejder med en klient eller leverandør, er fildeling med folk uden for dit team en uundværlig del af din arbejdsproces. Ved hjælp af SharePoint kan du nemt dele filer eller dokumenter med andre. Tilladelsesfunktionerne sikrer, at du har de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger på plads.

Afhængigt af den type sikkerhed, du ønsker, kan du tillade folk at se eller redigere dokumentet. Du kan også kontrollere, hvem der kan få adgang til filen med den rigtige type tilladelse.

SharePoint lader dig oprette fil- og mappeskabeloner med forskellige tilladelser. Det sparer dig for manuelt at opsætte tilladelser for hver ny fil eller mappe, du laver.

5. Opret Wiki-websted

Med den stadigt voksende mængde information skal organisationer have deres Wiki-side. Sådanne websteder kan gemme og administrere alle slags informationer, såsom vidensartikler, generel serviceinformation, vareinfo og forretningsdiskussioner.

Du ved måske ikke, at du i SharePoint kan få et element ved navn Wiki Site. Det kan håndtere alle krav fra en organisation vedrørende Wiki, som en generisk Wikipedia ikke kan håndtere.

Det er også nemt at bruge SharePoint Wiki-webstedet. Tilføj indholdet og del det efter godkendelse fra administrationen. Du kan også bruge SharePoint List til at sortere og konvertere data i en Excel-fil og bruge den i andre formater i Wiki.

6. Integrer med Microsoft Teams

Selvom Microsoft Teams er det ultimative værktøj til samarbejde, vil integration af det med SharePoint tage dit teams effektivitet til det næste niveau. Denne integration vil være særlig nyttig for organisationer, hvor medarbejdere skal håndtere flere projekter samtidigt.

SharePoint og Teams vil sammen tilbyde robuste funktionaliteter ved at centralisere informationen. Samarbejde og kommunikation mellem kolleger vil også finde sted under overholdelse af compliances.

Relaterede: De bedste måder at administrere dit team i Microsoft Teams

7. Brug som en avanceret indholdseditor

Da SharePoint er en dokumenthåndteringsplatform, kommer den med avancerede indholdsredigeringsfunktioner. Men ved du, at der ikke er behov for at bruge webdesignværktøjer som SharePoint Designer eller DreamWeaver til at redigere et dokument?

Ved hjælp af en indholdsredigeringswebdel kan du foretage nødvendige ændringer på en side. Nogle af de fremhævede funktioner er at tilføje formateret tekst, billeder, tabeller og hyperlinks til en side. Hvad mere er, du kan gøre alt dette uden selv at åbne dokumentet i den avancerede editor.

8. Synkroniser tidsplan for teammedlemmerne

Mange SharePoint-brugere ved ikke, at platformen tilbyder en delt kalender. Alle SharePoint-teammedlemmer kan tilføje, redigere og se deres kommende tidsplaner og begivenheder. Faktisk kan du også definere forskellige grupper i denne kalender og senere tilføje begivenheder i overensstemmelse hermed.

Bortset fra de almindelige kalenderfunktioner, understøtter denne kalender tildeling af separate farver til hver type begivenhed som møder, webinarer, helligdage. Således kan du nemt finde en begivenhed i en kalender.

9. Automatiser opgaver

Arbejdsautomatisering hjælper folk med at fokusere på afgørende opgaver. Da denne proces automatiserer almindelige, verdslige opgaver, øges produktiviteten i et team mangfoldigt. Ved hjælp af SharePoint Workflows kan du i vid udstrækning automatisere dine arbejdsprocesser.

I SharePoint får du fem forudprogrammerede arbejdsgange: indsamling af feedback, godkendelse, udgivelsesgodkendelse, underskriftsindsamling og arbejdsgange i tre tilstande. Hver af arbejdsgangene reducerer den tid og arbejdskraft, du skal bruge på et projekt.

Derudover giver platformen dig også mulighed for at udvikle skræddersyede arbejdsgange i henhold til dine forretningskrav.

10. Behold ældre version af et dokument

Versionering er en vital del af dokumenthåndtering, især hvis dokumentet er en del af et samarbejdsprojekt, der involverer flere redaktører. Normalt kan tilladte redaktører foretage ændringer i et dokument, når som helst, de vil.

SharePoint viser den seneste version af et dokument med alle de seneste redigeringer til alle, der har adgang til det. Det er dog ikke alt. Det gemmer også alle versioner siden oprettelsen af ​​den fil i Versionshistorik. Alle kan få adgang til versionshistorikken for at se, hvem der har foretaget hvilke ændringer i dokumentet.

Overrask alle med ukendte SharePoint-funktioner

SharePoint er ikke kun til online dokumenthåndtering. Du kan bruge det til forskellige andre formål. Her er du blevet bekendt med nogle ualmindelige funktioner på denne platform.

Selvom mange af disse måske overrasker dig, vil alle disse SharePoint-funktioner give dig mulighed for at udføre opgaver uden at skifte værktøj.

Hvad er Microsoft SharePoint? 4 funktioner og fordele ved at bruge det

Microsoft SharePoint er et samarbejds- og filhåndteringsværktøj, der hjælper din professionelle og personlige produktivitet. Her er hvad du behøver at vide!

Læs Næste

Om forfatteren