Hvad er en intern Wiki, og hvordan kan du oprette en?

Det er svært at holde din virksomheds viden synkroniseret på tværs af alle medarbejdere, når du ikke har en god måde at gemme og dele information på. Dette fører til et fald i produktiviteten, da medarbejderne bruger mere tid på at søge efter svar i stedet for at arbejde.

En intern wiki kan hjælpe dig med at løse dette problem. I denne artikel vil vi guide dig gennem processen med at konfigurere din wiki, men først:

Hvad er en intern Wiki, og hvad er dens fordele?

En intern wiki er et videnlager, der giver medarbejdere mulighed for at skabe, redigere og dele relevant virksomhedsindhold og bedste praksis. Det er som en centraliseret database, der giver enhver medarbejder mulighed for at kommunikere information for at forbedre dit teams kollektive viden og eliminere overflødige spørgsmål.

Det er et værdifuldt aktiv, der kan fungere som din virksomheds encyklopædi for at bevare institutionel viden, efterhånden som dit team vokser.

Selvom en intern wiki ligner en vidensbase, idet den fremmer informationsdeling, er den største forskel, at det er et mere samarbejdende værktøj, der gør det muligt for alle at

dele deres ekspertise (primært til internt brug). På den anden side administrerer et dedikeret team normalt en videnbase og inkluderer information til både intern og ekstern brug (produkter og tjenester).

Her er nogle grunde til, at du bør oprette en intern wiki:

• At give hurtig adgang til information i din organisation vil forbedre samarbejdet på tværs af forskellige afdelinger eller på en ekstern/hybrid arbejdsplads.
• At have et sted, der indeholder alle relevante oplysninger, vil øge medarbejdernes læringshastighed og produktivitet.
• En intern wiki kan forbedre din onboarding-proces. Den indeholder al den relevante information, nye medarbejdere har brug for for at tilpasse sig deres nye miljø og få bolden til at rulle.
• Interne wikier giver også et ekstra niveau af sikkerhed og pålidelighed. Du kan indstille dem til kun at være tilgængelige for medlemmer af din organisation, og det eliminerer risikoen for datatab på lokale harddiske.
• Interne wiki-værktøjer er brugervenlige og giver enhver mulighed for at skabe og redigere indhold klart og organiseret ved hjælp af punkttegn, hyperlinks, forskellige farver og andre værdifulde funktioner.
• At have en intern wiki kan hjælpe dig med at opbygge en mere inkluderende arbejdsplads, da det opfordrer alle til at skabe centralnervesystemet i din virksomhed.
• En intern wiki giver dine teams mulighed for kommunikere asynkront, hvilket reducerer stresset ved at finde overlappende timer og risikoen for kontekstskifte.
• Det giver dig mulighed for at forhindre tab af viden, når medarbejderne går.

Hvilken type indhold kan du gemme i din interne Wiki?

Selvom en intern wiki kan rumme al information om din organisation, er det bedst at fokusere på det mest relevante indhold, som dine teams har brug for i deres daglige drift, herunder:

• Virksomhedsnyheder og opdateringer
• Sådan gør du tutorials til intern software
• Trænings- og onboarding dokumenter
• Tekniske noter
• Fælles arbejdsgange
• Mødenotater
• Virksomhedens politikker mv.

Valg af din interne Wiki-software

Selvom hver virksomhed har forskellige behov og krav, er der nogle kernefunktioner, man skal være opmærksom på, når man vælger et internt wiki-værktøj. Her er nogle vigtige funktioner at overveje:

• Vælg en wiki-software, der integrerer populær interne kommunikationsværktøjer som Slack, Microsoft Teams, Asana, e-mails osv., for at undgå konstant at skifte mellem dem for at få adgang til vital information.
• Et af hovedmålene med din virksomheds interne wiki er at reducere den tid, dine teams bruger på at lede efter information. I betragtning af, at din virksomheds wiki kan indeholde en masse information, er det vigtigt, at du vælger et værktøj med effektive søgefunktioner til hurtigt at gennemse filer.
• Den interne wiki-software skal give adgang og rettighedsstyring for at beskytte indholdet fra udefrakommende.
• Dit wiki-værktøj skal give flere brugere adgang til og bidrage i realtid.
• Vælg et værktøj, der giver dig mulighed for at oprette separate arbejdsrum til forskellige afdelinger. Det skyldes, at dine teams vil være mere produktive, når de kan få direkte adgang til indhold, der er relevant for deres funktioner.
• Den wiki-software, du vælger, skal give dig mulighed for at spore ændringer og opdateringer. Du eller det team, der har ansvaret for at vedligeholde wikien, bør vide, hvem der foretager ændringer, og hvornår ændringerne foretages.

Så nogle få værktøjer giver funktionerne ovenfor, mens de er brugervenlige, hvoraf et er Tettra.

Bedste fremgangsmåder til opbygning af din interne Wiki ved hjælp af Tettra

Det er vigtigt, at du har en trin-for-trin plan for opbygning af din interne wiki, før du går ombord på teams. Her er nogle trin, du kan følge:

1. Strukturer dine oplysninger

Når du har valgt din wiki-software, kan du opdele dit indhold i store kategorier for bedre organisering. For eksempel:

• EN Selskab sektion, hvor du vil tilføje virksomhedsdækkende information som virksomhedsopdateringer og nyheder.
• Opret en HR afsnit for virksomhedspolitikker, medarbejderbelønninger og -goder, feriepolitikker.
• Du kan også opsætte en Afdelinger kategori, hvor forskellige afdelinger i din organisation hurtigt kan få adgang til relevant information.
• En anden praktisk kategori kan være Uddannelse, til dine how-to-tutorials og andet undervisningsmateriale.

Du kan oprette flere kategorier afhængigt af din virksomheds behov. Målet her er at organisere dit indhold bedre, så alle ved, hvor de kan finde specifik information.

2. Importer eller opret indhold

Efter at have oprettet en klar og organiseret struktur for din virksomheds wiki, kan du nu importere eksisterende indhold, hvis du har, eller oprette nyt indhold i dine wiki-kategorier.

Et godt sted at starte ville være at skabe en Kom godt i gang kategori for at inkludere din Intern Wiki-guide. Du kan bruge denne vejledning til at forklare, hvordan dette projekt vil være nyttigt i din organisation og bedste praksis for, hvordan du kan udnytte det.

3. Opsæt integrationer

Opsæt integrationer for at sikre, at du kan bruge dine eksisterende interne værktøjer til at tilføje/opdatere indhold i din interne wiki. På denne måde vil du nemt bidrage med indhold, der ellers ville tage for lang tid, eller blot skabe en bedre helhedsoplevelse for brugerne.

Dette inkluderer at få din chatapplikation til at forbinde, så brugere kan brainstorme ideer, poste dem i Tettra, så andre kan se dem, og endda åbne et opgaveelement lige der, hvis det er nødvendigt. At gøre dette vil hjælpe med at øge adoptionen af ​​den interne wiki ved at gøre den til en integreret del af alles daglige arbejdsgange.

4. Konfigurer adgangsrettigheder og tilladelser

Konfiguration af adgangsrettigheder og tilladelser giver dig mulighed for at bestemme, hvem der har adgang til hvilket indhold. Dette er vigtigt, fordi du måske tilføjer indhold, der kun er relevant for et specifikt team i din organisation. Eller du vil måske begrænse adgangen til bestemte dokumenter. Det kan du gøre i Tettra under Holdindstillinger.

5. Start din Wiki

Nu er det tid til at tænde lyset og få alle til at bruge din interne wiki. For at gøre dette kan du sende e-mails til teammedlemmer direkte gennem indstillinger i Tettra. Når du har gjort dette, skal du sørge for at opfordre dem til at læse den wikiguide, du tilføjede i kategorien Kom godt i gang.

Boost dit teams samarbejde ved at konfigurere din firmawiki

Opsætning af en intern wiki er en fantastisk måde at gemme og dele oplysninger på. Mange virksomheder har ikke dette, men det kan være nyttigt på mange måder.

Det giver mulighed for bedre samarbejde mellem teams og afdelinger, og flere muligheder for, at medarbejderne kan lære af hinanden. Brug disse tips som grundlag for at oprette din virksomheds wiki.

Sådan bruger du Wiki-værktøjet i Microsoft Teams

Microsoft Teams har et internt Wiki-værktøj, der giver dig mulighed for at administrere og indsamle oplysninger problemfrit. Sådan bruger du det!

Læs Næste

Om forfatteren