De 7 bedste værktøjer til at organisere dine e-mails og øge produktiviteten

Du modtager sandsynligvis flere e-mails fra kunder, venner eller familie hver dag. At prøve at organisere din e-mail-indbakke kan være overvældende, især hvis du har en ude af kontrol vane med at beholde hver besked.

Her er et par tips og værktøjer til at hjælpe dig med at organisere din indbakke, så du kan få mere tid til at arbejde på din huskeliste.

Tips til at organisere din e-mail-indbakke

• Brug et par minutter hver dag på at slette e-mails, du ikke har brug for.
• Afmeld unødvendige abonnementer.
• Opret specifikke mapper til arbejde eller personlige e-mails, hvor det er relevant, og sorter beskeder i disse mapper, så snart de kommer ind.
• Brug etiketter til at organisere indgående post efter emne (f.eks. økonomi, rejser osv.).
• Arkivér i stedet for at slette vigtige beskeder, som du skal gemme til fremtidig reference.
• Hvis din Gmail-konto er knyttet til en ekstern e-mailadresse, skal du justere dine meddelelsesindstillinger for at undgå at blive rodet med unødvendige opdateringer.
instagram viewer
• Brug din primære e-mailadresse til vigtige meddelelser, og opret en anden konto til mindre kritiske, som f.eks. e-mail-abonnementer.

Disse tips kan øge din produktivitet betydeligt. Men hvis du har brug for lidt ekstra hjælp, kan du bruge disse værktøjer:

Shift lader dig organisere dine indbakker ét sted.

Du kan organisere din indbakke ved hjælp af filtre, oprettes automatisk, når du sender e-mails ved hjælp af forskellige e-mail-klienter som Gmail eller Microsoft Outlook. Med disse filtre kan du organisere e-mails efter afsender, liste, emne og mere. Når du har anvendt filterkriterierne på en besked, vil den blive placeret i en bestemt mappe med dens etiketter.

Shift er også udstyret med en fremragende søgefunktion, der fungerer på tværs af alle dine konti og andre apps som Slack og Facebook Messenger, så du hurtigt kan hente samtaler når påkrævet.

En af de vigtigste fordele ved at bruge Shift er, at det centraliserer alle dine arbejdsgange, sparer tid ved at skifte mellem applikationer og e-mail-konti, og forbedre din produktivitet.

En af grundene til, at du måske ikke vil downloade en app eller tilmelde dig et websted, er, at du frygter, at de konstant vil bombardere dig med e-mails. At have en midlertidig og disponibel e-mailadresse er en glimrende måde at organisere din indbakke på og undgå spam.

I stedet for at give din primære e-mailadresse, kan du bruge MailDrop til at oprette en gratis smid-adresse til apps/websteder med et dårligt sikkerhedsomdømme eller for at undgå spam-reklamer.

Inbox by Gmail giver dig tilpassede kategorier og opbevarer e-mails med disse emner øverst i din indbakke. Det tilbyder også en "snooze"-funktion, som giver dig mulighed for at skjule en e-mail indtil en bestemt dato eller tid. Du kan også bruge funktionen "tilføj til opgave" til at linke vigtige e-mails til din Google Opgave liste hurtigt, hvor du kan tilføje noter og indstille forfaldsdatoer.

"Bundler" er en anden måde at automatisk sortere lignende beskeder fra nyhedsbreve og sociale medier i kategorier, der er nemme at administrere. Disse strategier hjælper dig med at skære igennem alt det rod – uanset om det er fra abonnementer eller endeløse bunker af arbejdsmails – og komme direkte til det, der betyder noget.

Unroll.me er et gratis værktøj, der lader dig afmelde nyhedsbreve og organisere din indbakke samtidigt.

Afmelding af et nyhedsbrev virker måske ikke som den store udfordring, men det bliver overvældende, når du skal håndtere titusinder eller hundredvis af abonnementer.

Unroll.me gør det nemt at administrere hundredvis af e-mails på samme tid. Med blot et par klik kan du masseafmelde nyhedsbreve i deres helhed, organisere dem med etiketter, hvis du vil, og søge efter specifikke beskeder efter nøgleord.

For dem, der er overvældet af tonsvis af e-mail-nyhedsbreve, kan "Rollup"-funktionen i Unroll.me være nyttig. Det giver dig mulighed for at samle alle dine foretrukne e-mail-abonnementer til en simpel liste én gang dagligt.

På denne måde kan du gennemgå abonnementer på én gang i stedet for at spilde tid på at gå gennem din indbakke, hver gang du modtager kampagnenyheder.

Hvis du er et konkurrencepræget individ, der kan lide at gøre ting selv, så kan du gøre en masse e-mail-afmeldingskampagne til et sjovt spil. E-mail-spillet er et gratis værktøj, der gamificerer processen med at rydde ud i din indbakke.

For at administrere dine e-mail-indbakker skal du indtaste din e-mailadresse og starte spillet. Målet er at organisere så mange e-mails som muligt inden for en given tidsramme. Du bliver straffet, hvis du tager for lang tid, men du får flere point, hvis du administrerer dine beskeder hurtigt.

E-mail-spillet giver dig mulighed for at udvikle en vane med at fokusere på én e-mail ad gangen, før du går videre til den næste, mens dens integrerede timer øger din produktivitet.

InMoat er et værktøj, der organiserer e-mails efter deres type, for eksempel økonomi, produktivitet, sundhed osv. Dette værktøj hjælper med at øge din produktivitet ved at vælge og placere de typer e-mails, der er vigtige for dig, øverst i din indbakke og give dem prioritet frem for andre.

Efter at have logget på din konto, vil InMoat bede dig om at vælge en branche og et erhverv for at optimere dine arbejdsgange og sætte prioriteter. Du kan bruge indstillingen "Smarte filtre" til at vælge den kategori af e-mails, der forbliver i din indbakke. Det vil flytte mindre kritiske e-mails til din InMoat-mappe til senere visning, når det passer dig.

InMoat vil også analysere dit netværk og bede dig om at vælge dine betroede kontakter til at prioritere deres e-mails, mens du flytter beskeder fra ukendte kilder til en anden mappe.

FollowUpThen er din egen personlige assistent, der minder dig om at følge op med specifikke e-mails. Det er en livredder for travle mennesker eller dem, der ofte glemmer vigtige beskeder.

Når du sender en e-mail med FollowUpThen, vil e-mailen returnere præcis den dag og det tidspunkt, du angiver, til din indbakke. Ikke mere at glemme vigtige forretningsaftaler eller dates med venner.

Din indbakke kan hurtigt påvirke din produktivitet på grund af det væld af e-mails, du modtager fra potentielle kunder, venner, kolleger og de irriterende nyhedsbreve og salgsfremmende nyheder, du aldrig har spurgt om til!

Næste gang du føler dig overvældet af alt i din indbakke, tag en dyb indånding, begynd at implementere disse tips og brug disse værktøjer til at få alt under kontrol og øge din produktivitet.

5 grunde til at bruge samarbejdsværktøjer i stedet for e-mail

Samarbejdsværktøjer tilbyder en mere koordineret arbejdsgang af teamdiskussioner, fildeling, opgavehåndtering osv. Her er grunden til, at de er bedre end e-mail.

Læs Næste

Om forfatteren