Sådan får du et forsinket projekt hurtigt tilbage på sporet

Ethvert projekt starter med gode intentioner og den bedste indsats, men mange af dem går af sporet med lavt engagement og misser milepæle. Men der er ingen grund til at blive skuffet, da nogle korrigerende handlinger kan få dit forsinkede projekt tilbage på sporet på ingen tid.

Her er nogle effektive projektgendannelsesteknikker, du bør prøve for at få tingene til at bevæge sig i den rigtige retning.

1. Indkald til et teammøde

Dit hold kan have mødtes ved adskillige virtuelle teammøder for dette projekt. Men når du ved, at du er ved at gå glip af en deadline, er det obligatorisk at lade alle sidde sammen en gang til. Dette teammøde bør udvikle en ny strategi om, hvad der skal gøres næste gang.

Overvej projektleverancer, budget og tid (resterende eller ekstra), du har til at fuldføre projektet. Tjek indvirkningen af ​​din forsinkelse på hvert af disse aspekter. Find ud af, hvad teamet kan levere, samtidig med at det originale budget og deadline bevares.

Bortset fra disse, se, hvor lang tid det vil tage at afslutte projektet. Tal derefter med din klient om at vælge en af ​​ovenstående muligheder.

2. Find ud af årsagen til forsinkelsen

Ud over at vælge levedygtige muligheder for dine kunder, brug mødet til at afgøre problemet med projektet. Kun ved at kende årsagen bag projektforsinkelsen kan du tage skridt til at løse problemet.

Der kan være forskellige årsager til et projekts forsinkelse, herunder budgetmangel, mangel på ressourcer, ændring i organisatoriske prioriteter, scope creep, teamineffektivitet osv. Find ud af, hvem der er ansvarlig for forsinkelsen, og hvordan det har påvirket projektet. Udled også, hvordan du kan løse problemet hurtigst muligt.

3. Sæt en ny, men realistisk deadline

Hvis du har misset den oprindelige deadline, er det tid til at gå videre og sætte en ny i stedet. Gennemgå den oprindelige tidsplan for at identificere, hvor mange opgaver i projektet, der stadig mangler. Sæt udfordrende, men gennemførlige milepæle for hver af de resterende opgaver, og find en ny forfaldsdato for projektet.

Dit mål er at levere projektet inden for den nye deadline. Overvej derfor dit teams kapacitet, ressourcer og tilgængelighed, før du opretter den nye forfaldsdato.

4. Genovervej projektets omfang

Hvis et urealistisk projektomfang har forårsaget, at dit projekt er blevet forsinket, kan du overveje at revidere skitsen, så den kan opnås på kort tid. Diskuter omfanget med bygherren eller interessenterne og tjek hvilke områder af projekterne du kan fjerne.

Lad aldrig scope krybe, når du rent faktisk beder om omfangsreduktion. En ændring i omfang vil gøre projektet svært at afslutte. Det kan også være nødvendigt at flytte dit teams fokus til en helt ny retning.

5. Del op i små opgaver og prioriter

Når du får et nik fra klienten om det reviderede projektomfang, skal du begynde at arbejde på det. Først og fremmest skal du dele det resterende arbejde op i små bidder af opgaver. Find derefter, om der er nogen afhængigheder blandt opgaverne. Hvis ja, så overvej dem, før du prioriterer opgaverne.

Bed teamet om at arbejde med de prioriterede opgaver først. Nogle gange kan en kunde bede dig om at levere et afsnit eller en del af et projekt først under en projektforsinkelse. I sådanne tilfælde skal du prioritere det pågældende segment.

Relaterede: De bedste teknikker til freelancere til at prioritere opgaver gratis

6. Genbekræft eller gentildel ansvar

Du skal arbejde med hele teamet for at bestemme deres roller for det resterende projektomfang eller opgaver. Gennemgå de udførte opgaver for at identificere eventuelle konflikter eller ineffektivitet i det hidtil udførte arbejde på dette projekt. Det kan være nødvendigt at genbekræfte eller omfordele opgaver baseret på den tidligere præstation.

Under omfordeling af opgaver skal du løse enhver tvivl om den oprindelige plan. Sørg for, at den nyligt tildelte person har de nødvendige færdigheder til at udføre denne opgave og ikke har andre prioriteter.

7. Fokus på realtidskommunikation

Der er ikke mulighed for flere forsinkelser i et projekt, der allerede er kørt af sporet. Nogle gange forbliver afgørende beslutninger afventende på grund af det forsinkede svar. Derfor bør dit team ikke spilde tid på asynkron kommunikation, hvor de ikke ved, hvornår de får noget svar.

Relaterede: Tips og værktøjer til at kommunikere med kunder og teams i realtid

I forsinkede projekter skal du lægge vægt på synkroniseret kommunikation som øjeblikkelig chat. Kolleger kan også deltage i lyd- eller videoopkald for at afklare enhver tvivl eller stille et vigtigt spørgsmål. Uanset hvad du gør, skal du aldrig være afhængig af forsinkede kommunikationstilstande som e-mail i sådanne situationer.

8. Spor og administrer opgaver tæt

Du ønsker ikke at blive forsinket to gange på et enkelt projekt. For at undgå dette er det vigtigt at styre opgaverne og følge deres fremskridt på daglig basis. Gør præstationssporing til en del af din daglige rutine med dynamisk projektstyringsapps hvor medlemmer kan tjekke opgave- og projektforløb.

Det er ikke nok at spore resultater, da du skal sammenligne dem med de forventede resultater. Når du bemærker, at nogen halter bagud, skal du straks kontakte dem for at finde ud af problemet og løse det så hurtigt som muligt.

9. Hav en risikostyringsplan på plads

En revideret disposition for et forsinket projekt inkluderer ofte ekstra arbejdsbyrde, nye ressourcer og en stram tidsplan. Selvom der er en stor chance for, at du fuldfører projektet, indebærer det også en vis risiko. Derfor skal du udarbejde en risikostyringsplan.

For at identificere risikofaktorerne. Du bør også analysere dem for at udvikle en plan for at afbøde deres negative virkninger. Gør en indsats for at mindske chancen for forekomsten af ​​disse risikofaktorer. Gør hele teamet opmærksom på risikostyringsplanen og opdater den konstant, efterhånden som projektet skrider frem.

10. Sæt yderligere indsats

Det er overflødigt at sige, at du skal bruge en ekstra indsats for hurtigt at levere et forsinket projekt. Det kan også betyde overarbejde for mange teammedlemmer. Afhængigt af projektets omfang vil tiden variere. Det kan dog demotivere holdet, hvis overtiden bliver omfattende.

Af denne grund bør ledere give deres holdkammerater en klar idé om, hvor længe overarbejdet vil fortsætte. Hvis nogen ikke kan give mere tid til et forsinket projekt, er du nødt til at outsource deres opgave.

Effektive tips til forsinkede projekter

Det er ikke ualmindeligt, at et projekt mister sit fokus. Når det først sker, er det nødvendigt at identificere og genkende projektets smertepunkter.

For at få projektet tilbage på sporet, følg tipsene nævnt ovenfor. Du kan også bruge projektstyringsapps til en vellykket og rettidig projektafslutning.

De 11 bedste funktioner i MeisterTask til agil projektledelse

Vil du implementere agile – den dynamiske projektledelsesmetode, der øger produktiviteten? MeisterTask kan hjælpe dig.

Læs Næste

Om forfatteren