De 9 bedste måder at administrere dit team i Microsoft Teams

Med Microsoft Teams kan eksterne teammedlemmer arbejde problemfrit sammen og øge produktiviteten.

En teamleder skal dog overvåge brugen af ​​denne platform for at forhindre uventede omstændigheder såsom datalækager og uautoriseret adgang. Find ud af, hvordan du administrerer Microsoft Teams for fjernteam.

1. Teamoprettelses- og navngivningsstrategi

Alle de store interessenter bør være i stand til at oprette et nyt team Microsoft Teams. Men denne funktion bør ikke være tilgængelig for alle. Begræns teamoprettelsestilladelsen til administratorer, ledere eller personer, der har brug for adgangen.

Medmindre du kender et teams formål eller funktion, bliver det svært at styre dem. Hav derfor en effektiv navngivningskonvention i dit Azure Active Directory.

Navngivningskonventionen refererer til en ensartet stil eller struktur for navngivning, som hvert hold vil følge. Denne navngivningsstil hjælper dig med at kende teambeskrivelsen, funktionen, geografisk region, skabers navn osv.

2. Definer en livscyklus for data og meddelelser

At have en skræddersyet datalagringspolitik er afgørende for hvert team. Således kan du gemme beskederne i et bestemt tidsinterval, og teksterne forsvinder automatisk efter det tidspunkt, når du ikke har brug for dem. Analyser dine projekter, og indstil tiden til opbevaring af meddelelser i overensstemmelse hermed.

Du bør anvende den samme proces på dine teamdata ved at definere livscyklussen. I henhold til Microsoft starter cyklussen, når du opretter et team og opretter en kanal. Midten af ​​cyklussen er, når teamet aktivt samarbejder. Slutningen af ​​cyklussen betyder, at et team har nået sit levetid efter at have gennemført de påtænkte opgaver.

3. Reguler ekstern adgang

Standardindstillingen for Microsoft Teams giver teammedlemmer i andre organisationer adgang til kommunikationsdata. Det lader dig også oprette møder med eksterne parter, der bruger Teams eller Zoom.

Relaterede: De bedste zoom virtuelle baggrunde til ethvert møde

Brug denne indstilling omhyggeligt til at kontrollere, hvem der kan få adgang til dine organisationsdata. Du kan sætte et specifikt domæne i bloklisten eller fjerne blokeringen af ​​nogle domæner for at kontrollere adgangen.

Selvom ekstern adgang er for andre medlemmer af din organisation, henviser gæsteadgang til at give folk uden for din virksomhed adgang til teamdata. Hvis dit arbejde indebærer et tæt samarbejde med kunder eller tredjepartspartnere, kan du i begrænset omfang aktivere denne funktion.

4. Kom med en møde- og sms -politik

Microsoft Teams er en platform for professionel kommunikation, og jo mindre personlig det bliver, jo bedre. Opret politikker for beskeder og møde i overensstemmelse med organisatoriske standarder.

Kontroller eller forby brug af klistermærker, GIF'er og memes, der ikke er professionelle. Du kan også tillade et indholdsklassificeringssystem at lokalisere ethvert irriterende indhold.

Du kan også tillade brugere at redigere eller slette enhver sendt besked, men husk på, at du muligvis skal spore den originale meddelelse. Optagelse og transskription af Teams -møder er også mulig.

Overvej dog disse funktioner under virksomhedens politik, og hvis du beslutter dig for at udføre disse handlinger, skal du tydeligt informere alle deltagere. Du bør også kun give teammedlemmerne direkte adgang til møderne, og gæsterne bør deltage efter godkendelse.

5. Regulere tredjepartsappintegrationer

Som teamleder skal du være glad for den problemfri integrationsfunktion fra tredjepart i Microsoft Teams. Men det faktum, at ethvert medlem kan integrere en understøttet app, kan blive et problem for dig. Du skal holde Microsoft Teams -kanalerne rene og sikre.

Til det bør du kun tillade en specifik liste over tredjepartsapps til integration. Du kan besøge Administrer appsiden i Microsoft Teams administrationscenter for at administrere de Teams -apps, du vil tillade for dine kolleger. Der kan du også ændre tredjeparts appoplevelsen for individuelle brugere.

6. Revider opkald og meddelelser

Microsoft Teams -administratorer kan kontrollere og revidere opkaldshistorikken for ethvert medlem i de sidste 30 dage. Du kan bruge den enkelte persons opkaldshistorik, trafik, headset, netværkskvalitet osv. Til at løse kommunikationsproblemer, de står over for.

Relaterede: Microsoft Teams vs. Arbejdsplads fra Facebook: Hvilken skal du bruge?

Du kan også få adgang til data om opkaldskvalitetstendenser for de sidste 90 dage i Skype for Business -arvportalen for at få et overblik over netværksydelsen.

7. Angiv en regel for dataklassificering

Datakategorisering er den metode, der giver dig afgørende oplysninger om datafølsomhedsniveauet. Med denne klassificering kan du kende placeringen af ​​følsomme data, dets risikofaktorer og hvordan teammedlemmer bruger dataene. For at kende disse oplysninger let gennem kategorisering skal du indstille et dataklassificeringsskema.

Dette regelsæt vil klart forklare de tilgængelige muligheder for slutbrugerne. Sæt derfor reglerne på et letforståeligt sprog. Anvend klassificeringsreglerne for alle Microsofts teams.

Når du har klassificeringsordningen på plads, kan du også oprette og implementere datatabforebyggelse (DLP), opbevaringsetiketter osv.

Dine teammedlemmer har brug for friheden til at inkludere nye ressourcer, men dette bør ikke risikere datasikkerhed for enhver pris. Du kan tilbyde en levedygtig løsning på dette problem ved at tilpasse sikkerhedsindstillinger for Microsoft Teams i henhold til projektets fortrolighedsniveauer.

Afhængigt af formålet med dataene kan du endda tilføje flere begrænsninger, f.eks. Deaktivering af deling af links. Da Teams er en samlet platform, der er integreret med andre Microsoft 365 -apps, skal du gennemgå forskellige autorisationsniveauer for at udføre konfigurationer i flere administrationscentre.

Mens du administrerer indstillingerne, skal du overveje, om hvert team er kritisk til at komme med de passende indstillinger.

9. Træn dit team i MS Teams politikker

Det er usandsynligt, at et teammedlem alene finder ud af den bedste måde at få mest muligt ud af Microsoft Teams. Derfor skal du samarbejde om at udforske og vokse ved hjælp af denne platform. Uanset om dit hold er ved at bruge Teams for første gang, eller det har været et stykke tid, vil en regelmæssig træningssession være nyttig.

Der kan folk dele deres oplevelser på Microsoft Teams med andre. De kan også tale om tidligere problemer med Teams, og hvordan de håndterer disse spørgsmål effektivt. Du kan også notere deres forslag og implementere de mulige forslag.

Ubesværet teamsamarbejde

Den korrekte anvendelse af værktøjer er nøglen til succes for ethvert team eller projekt. Derfor er det teamlederens ansvar at håndhæve et sæt regler, der organiserer den måde, medlemmerne kommunikerer og samarbejder på.

Ovenstående tips hjælper dig med at sikre, at dit team bruger Teams -appen til produktiv teamkommunikation.

7 tips og værktøjer til at kommunikere med klienter og teams i realtid

Uanset om du er fuldtidstager eller freelancer, hjælper det dig med at opretholde en balance mellem arbejdsliv og privatliv ved at vide, hvordan du kommunikerer arbejdsrelaterede spørgsmål. Find ud af mere!

Læs Næste

Om forfatteren