7 tips og værktøjer til at kommunikere med klienter og teams i realtid

Som freelancer eller fjernarbejder skal du muligvis arbejde med kunder og kolleger i forskellige tidszoner. Dette betyder dog ikke, at du altid skal være tilgængelig for realtidsrespons, selv på bekostning af at miste dit fokus og koncentration.

Du kan undgå udmattelse, mens du opretholder et problemfrit forhold til andre interessenter ved at implementere flere strategier. Find ud af, hvordan du gør dette med følgende tips og værktøjer.

1. Opfølgning-mindre beslutning/feedbackdeling

Du skal bruge kommunikation i realtid, når der er behov for øjeblikkelig feedback eller opfølgning. Overkommunikation kan spare dig for besværet med at være tilgængelig hele tiden for et hurtigt svar. Hvis du giver alle de nødvendige oplysninger til din klient eller kolleger, behøver de ikke følge op for at præcisere dit budskab.

Til det skal du ikke vige fra at forklare tingene i den fulde beskrivelse. Nogle gange er øjeblikkelig feedback ikke passende eller fuldstændig. Det kan også forårsage misforståelser. Forsinket feedback hjælper dig med at undgå ulogiske udbrud og giver dig mulighed for at give mere tankevækkende svar.

Ved at kommunikere grundigt og klart med dine kunder og team undgås unødvendig frem og tilbage. Der er forskellige online notatoptagelsesapps, såsom Supernoter. Du kan bruge dem til at opnå næsten perfekt beskeder.

Du og din samarbejdspartner kan efterlade noter i den samme fil efter at have gennemgået hinandens svar gennem noter og dokumenter, der kan deles.

2. Planlæg på forhånd for at tillade rimelig forsinkelse i svartid

Nogle projekter og opgaver kan have brug for et øjeblikkeligt svar fra dine kunder eller teammedlemmer, hvorimod et sent svar kan resultere i projektforsinkelse. Det er en af ​​hovedårsagerne til, at mange mennesker går ind for kommunikation i realtid, mens de arbejder eksternt.

Asynkron kommunikation er imidlertid også en mulig mulighed i disse tilfælde, hvis du kan planlægge opgaverne og delopgaverne. Invester tilstrækkelig tid til at skabe en eskaleringsarbejdsgang, der lader dit team håndtere nødsituationer. Overvej tidszoneforskellen, og planlæg uafhængige opgaver under svarforsinkelsen.

Det vil være nyttigt at integrere kalenderappen med opgavehåndteringsværktøjer som Asana. Hver gang du opretter en begivenhed, bliver opdateringen således tilgængelig i opgavestyrings -apps, som alle kan følge.

3. Skærmoptagelse/digitale whiteboards for at demonstrere fejl

Forestil dig, at der er en kompleks fejl i softwaren. Nu skal du beskrive det hele ved at skrive til et fjernt hold! For ikke at tale om de spørgsmål, der dukker op imellem fra den anden ende, og du går vild.

Du kan undgå alle disse komplicerede situationer ved hjælp af skærmoptager -apps. Demonstrer og registrer softwarebuggen ved hjælp af en gratis skærmoptager som ActivePresenter eller Apowersoft. Du kan også inkludere din lyd for at beskrive problemet verbalt for at undgå forvirring.

Relaterede: De bedste gratis skærmoptagere til at gemme dine online -møder

Du kan også bruge online tavler som Freehand til at beskrive app- eller webstedsfejl. Disse apps er gode til fjernsamarbejde. Din kollega kan arbejde på din whiteboard -fil og efterlade notater der, så du kan gennemgå den, når det er din tur.

Jo mere du kan reducere behovet for lyd/video -kommunikation, jo flere kolleger og klienter vil være i stand til at koncentrere sig om det, der virkelig betyder noget. I øjeblikket kan du nemt oprette en detaljeret arbejdsgang for dit projekt og gøre det digitalt tilgængeligt for alle andre involverede. For at gøre det kan du bruge samarbejdsprogrammer som f.eks Jira.

Udover at understøtte den visuelle arbejdsgang for dine opgaver, giver disse omfattende apps dig mulighed for at tilføje kommentarer til opgaverne. Disse kommentarer hjælper med at finde de nødvendige oplysninger hurtigt og dermed strømline diskussionerne.

For eksempel, hvis klienten har brug for at vide om projektets fremskridt, kan de kigge i opgavekommentaren for at finde ud af afsluttede opgaver. Det sparer dem fra at sende beskeder til dig, mens de øjeblikkeligt serverer dem med de oplysninger, de har brug for.

5. Opret og definer sprints til projekter

Hvis du er en del af et team, der følger en agil eller scrum-arbejdsgang, ved du, at samarbejde og kommunikation i realtid er uundværlige dele af dit arbejde. Alligevel kan du reducere afhængigheden af ​​øjeblikkelig kommunikation ved at definere sprintene korrekt.

Mens du opretter en sprint, skal du sørge for at besvare de indlysende spørgsmål som mål eller mål, køreplaner, ressourcer, efterslæb, kapacitet, arbejdsproces, deadlines osv. Overdragerne stiller dig derfor ikke disse spørgsmål og begynder straks at arbejde.

Du kan også tage hjælp fra forskellige gratis Scrum-understøttede projektstyringsværktøjer som f.eks iceScrum. Disse apps lader dit team arbejde effektivt med minimumskravet til hurtig reaktion.

6. Distribuer mødeoptagelser for at minimere træthed i videomøder

Nogle gange betyder det at være en del af et fjernteam at deltage i en række møder for at kompensere for den fysiske afstand. Det kan føre til en situation kaldet Zoom -træthed, hvilket ikke er godt for din produktivitet. I stedet kan du fokusere på alternative kommunikationskanaler og afvise mødeforespørgslerne under fokuseret arbejde.

Det er vigtigt at deltage i møderne for strategiske diskussioner eller fokuserede dagsordener. Ikke desto mindre kan du stole på tekstbaseret kommunikation for at løse de fleste af de resterende spørgsmål. Bortset fra dette bør optagelse af møder være obligatorisk.

Således kan alle, der gik glip af det, tjekke optagelsen bekvemt for indsigt og måske tilføre værdi til diskussionen senere. Du kan bruge VLC til at optage Zoom -møder eller optagefunktionen i Google Meet til at optage Meet -møder. Begge disse apps er gratis, så de koster dig ingen ekstra penge.

7. Brug af digital kalender på den rigtige måde ved at blokere tid

En af hovedårsagerne til at vælge ikke-stemmekommunikation er at have en uafbrudt produktiv tid. Selvom dette hjælper os med at gøre betydelige fremskridt med et projekt eller en opgave, markerer folk ikke dette i kalenderen, ligesom de markerer et møde eller en præsentation. Som et resultat har andre teammedlemmer normalt ingen anelse om det.

Du kan dog markere tidspunktet for noget dybt arbejde i din kalender for andre at vide om det. Kalender mellemrum betyder, at du er fri til et møde eller sms'er. Hvis du blokerer tiden i kalenderen, vil de afstå fra at planlægge møder eller sende dig tekster på det tidspunkt.

Du kan bruge gratis kalenderværktøjer som Google kalender eller TeamUp at blokere din tid. Derfor vil andre blive hensynsfulde og mere afhængige af online kommunikation som e -mail og projektdiskussionskanaler.

Kommunikation behøver ikke altid at være øjeblikkelig

Mens du arbejder hjemmefra eller er en del af et hybridteam, kan kommunikation i realtid tage hårdt på dig.

Prøv disse tips og værktøjer til online kommunikation for at undgå at blive overvældet. Da disse lader dig arbejde uden afbrydelser, ser du et løft i din daglige produktivitet.

De 9 bedste gratis apps til at øge din personlige produktivitet

Der er så mange produktivitetsapps og værktøjer at vælge imellem. Men kun få af dem fokuserer på at forbedre din personlige produktivitet. Tjek dem ud!

Læs Næste

Om forfatteren