Sådan går du papirløs med onlineværktøjer i kontorer og hjem

Overafhængigheden af ​​papir på kontorer skader miljøet. Bortset fra det kan sikring af følsomme kontordokumenter være et besvær. Som følge heraf kunne missionskritiske filer blive udsat for alle, inklusive en tilfældig besøgende.

Ved at fjerne papir fra kontoret kan du undgå alle sådanne risici. Her er nogle online apps og tips, du kan bruge til at gøre dit kontor mere papirløst.

Skift fra en papirbaseret besøgslogbog til et online besøgshåndteringssystem. Innovative og robuste værktøjer til besøgsstyring kan administrere hele processen med at administrere kontorbesøgende.

Lobbytrack lader dig holde styr på alle de besøgende, mens du tager fotos og udskriver badges på samme tid. Det kommer også med funktioner som at underrette værter, styre nødevakuering og advare sikkerhedspersonale.

Proxyclick er en skybaseret løsning, der hjælper dig med at kontrollere menneskers flow. Værktøjet kan tilpasses og følger en integreret tilgang til at holde skrivebordene effektive og følsomme data sikre.

2. Regnskabsprogrammer

Håndtering af dit kontorregnskab på papir kan også være hektisk, tidskrævende og forvirrende. Ved hjælp af regnskabsprogrammer kan du gøre processen papirløs, hurtig og ubesværet.

Salvie Regnskab er en regnskabsprogram, du kan bruge selv uden baggrund i regnskab. Når du først forbinder den med din bankkonto, bliver transaktionsforløbet problemfrit. Du kan holde styr på salg, køb og pengestrømme gennem funktionen let rapportering.

QuickBooks er et andet online regnskabsværktøj, der lader dig håndtere egenvurdering af moms, skatter og lønninger til medarbejdere. QuickBooks POS er en udvidet udgave, der lader ejere af små virksomheder køre detailkassetter papirløse.

3. Projektstyringsapps

Hvis du planlægger at bruge papirer i en projektledelsesfase, kan det let koste dig store penge. For at beholde alle teammedlemmerne på den samme side skal du udskrive flere kopier af den samme fil. Du kan dog undgå sådanne udgifter og blive miljøvenlig ved at bruge opgave- eller projektstyringsværktøjer.

Projektstyringsværktøj Asana har en intuitiv brugergrænseflade, som alle kan bruge til at tildele og spore opgaver. Appen hjælper dig med real-time fildeling, opgavekommentarer og digital rapportgenerering.

ClickUp er et andet projektstyringsværktøj, der giver dig mulighed for at integrere mange tredjepartsapps. Det tilbyder også en arbejdsbyrdevisning, der hjælper dig med at holde styr på den enkelte ressource arbejdsbyrde.

Relaterede: Hvad er ClickUp? De bedste projektstyringsfunktioner

Spilder du stadig klistermærker til at skrive dine opgaver ned? Du bør slippe af med det og vælge to-do list apps.

Todoist giver dig mulighed for at liste alle opgaverne på en organiseret måde. Det giver dig også mulighed for at tilføje sektioner og delopgaver til kategorisering af dine opgaver. Du kan også tilføje prioritetsniveauer og yndlingsmærker i denne app.

Any.do giver dig mulighed for at få adgang til din huskeliste hvor som helst på en hvilken som helst enhed. Det vil også minde dig om at udføre vigtige opgaver på det angivne tidspunkt.

5. Notatoptagelse af apps

Når du har gjort noteringsprocessen papirløs, kan du spare omkostninger ved notesblokke og kuglepenne. Desuden behøver du ikke bruge tid på at lede efter notesblokken i et rodet skrivebord før et møde.

Med en notat-app som Evernote, kan du holde alle de vigtige oplysninger tilgængelige på tværs af enheder takket være dens online-synkroniseringsfunktion. Du kan også tilpasse formateringen af ​​noterne og tilføje billeder, lydfiler og dokumenter til dem efter eget valg.

Simplenote lader dig tilføje, se, redigere og udgive noter i Markdown -format. Du og dit team kan dele alle noter i en gruppe til samarbejde og ideer.

Hvis du har besluttet at gå papirløs, bør du lave digitaliserede kopier af dine eksisterende papirdokumenter i din strategi.

Brug Adobe Scan på din smartphone for at konvertere et papirbaseret dokument til en PDF-fil. Appen hjælper dig også med at administrere filstørrelser bortset fra at tilbyde funktioner som beskæring, rotering, annotering, underskrivning og farveredigering.

ABBYY FineReader PDF er en avanceret dokumentscanner, der understøtter mere end 190 sprog og gemmer dem i 12 forskellige filformater. Udover at scanne både trykt og håndskrevet tekst, kan du tilføje kommentarer og signaturer.

7. Fildeling og sikkerhedsapps

De dage er forbi, hvor du skulle lave udskrevne kopier af din rapport og fordele dem blandt modtagerne. Ved hjælp af online fildelingsapps kan du gemme filerne i skyen og kun dele adgang med kvalificerede modtagere.

Boks lader dig gemme og dele filer og dokumenter i skyen, i overensstemmelse med branchens overholdelse og politikker for databeskyttelse. Det gør samarbejdet mellem teammedlemmer problemfrit.

Du kan også bruge Google Drev for sikkert at gemme kontorfiler og dele dem med kun de tiltænkte modtagere. Desuden lader værktøjet dig organisere filer ved hjælp af forskellige mapper.

8. Kalender -apps

Kalender -apps er blevet en uadskillelig del af erhvervslivet. Alle slags virksomheder kan drage fordel af at bruge en kalender-app i stedet for at notere aftaler i en papirbaseret dagbog.

Calendly er en online aftaleplanlægningsapp, hvor du kan planlægge dine møder professionelt og effektivt. Du kan automatisere påmindelsen og opfølgningsprocessen med denne app.

Google Kalender er en populær online kalender, hvor du kan farve kalenderposterne for at organisere kalenderbegivenhederne. Dets forslagværktøj hjælper til automatisk at udfylde posterne for at spare tid. Du kan nemt redigere tidsplanen for ethvert online møde i denne online kalender.

Relaterede: Tips til at undgå udsættelse og overholde deadlines

Nu er det tid til at droppe trykte juridiske dokumenter. Flyt til en verden af ​​digitale aftaler og e-signaturer for at spare papir og forbedre dit teams effektivitet.

Foreslå er en online platform, der giver dig mulighed for at lave, spore, sende og e-signere alle former for kontrakter, forslag og aftaler. Du kan bruge foruddefinerede forslagskabeloner fra indholdsbiblioteket i denne app.

PandaDoc lader dig strømline din aftalestyring ved let at oprette, redigere og underskrive dokumenter. Det tilbyder tjenester som forslag, tilbud, kontrakter og formularer - alt i digitalt format uden papir.

10. Online faxapps

Selvom du planlægger at fjerne alle faxmeddelelser, er det muligvis ikke muligt, hvis kunderne insisterer på at bruge dem. Endnu, online faxapps kan hjælpe dig med at fjerne papiret fra faxen. Disse apps omdirigerer faxerne til computeren, smartphonen eller enhver anden enhed efter eget valg. Således kan du også automatisere faxen og gemme tusindvis af ark papir hvert år.

RingCentral er en online faxsoftware, der lader dig styre indgående og udgående faxer online og samtidig tilbyde betydelige besparelser. Du kan også bruge HelloSign at sende og modtage faxmeddelelser og samtidig bevare fortrolighed og sikkerhed.

Du kan nu tegne et klart billede i dit sind for at planlægge at gå papirløs på kontoret eller hjemme, uanset hvor du arbejder. Det tager ikke lang tid at implementere en papirløs arbejdspladspolitik, når ovenstående online -apps står til din rådighed.

At slippe af med papir er en af ​​de mange måder at rydde op på arbejdsområdet og øge produktiviteten.

10 måder at øge produktiviteten ved at rydde op på din arbejdsstation

Find ud af, hvordan en rodfri arbejdsstation hjælper dig med at arbejde opmærksomt og udføre opgaverne til tiden.

Læs Næste

Om forfatteren