Hvad er timeboxing og hvordan det øger din produktivitet?

Hvis du eller dine holdkammerater ikke har en tidsbegrænsning til at udføre en bestemt opgave, er du måske mindre produktiv. Brug af timeboxing til at styre din tid hjælper dig med at mindske tidslækage og øge produktiviteten.

Mange globale organisationer og meget succesrige fagfolk bruger timeboxing-teknikker. Artiklen forklarer, hvad timeboxing er, hvordan det fungerer, og dets fordele og ulemper.

Hvad er timeboxing?

Timeboxing er en tidsstyringstaktik med fokus på projektmålene. Når du anvender denne strategi i dit professionelle eller personlige liv, er du mere rustet til stop udsættelse og øg produktiviteten.

Timeboxes er enheder af timeboxing. En tidsboks skal være en realistisk, men fast tidsramme for en opgave. Du kan tildele mere end en tidsboks, hvis arbejdet er komplekst. Timeboxes kan være minutter, timer, dage, uger eller endda en måned afhængigt af projektet og dets opgaver.

Timeboxing giver dig mulighed for at planlægge et tidsbudget for hver opgave i et projekt. Du sætter dig ned med dit team og opretter en liste over opgaver til projektet. Du og dit team skal brainstorme sammen for at definere tidsfristen for opgaverne.

Data som opgaver, ressourcer og definerede tidskasser er normalt tilgængelige i en opgavestyringsapp. Timeboxing-metoden er en globalt anerkendt tidsstyringsprocedure, der sikrer arbejde af høj kvalitet med den lavest mulige tidsramme.

Sådan opsættes timeboxing

Medmindre du tror, ​​at det ville kræve en stor indsats for at indstille timeboxing, vil du blive overrasket over, at det faktisk ikke er så svært, som det lyder. Her er et par hurtige trin til at indstille timeboxing en gang og bruge det til fremtidige projekter:

1. Opret projektets opgaveliste:

Du kan bruge alle online apps som f.eks Redbooth og OmniFocus at oprette en opgaveliste til opgaverne i ethvert projekt. Sørg for, at du og dit team undersøger ordentligt, inden du færdiggør opgavelisten.

Relaterede: Elegante To-Do List-apps til den produktive minimalist

2. Gruppere og prioritere opgaverne:

Du skal se lignende opgaver og gruppere dem i de tilstødende tidskasser. Det hjælper dig eller dit team med at undgå unødvendigt tidstab, når du skifter mellem opgaver.

Du skal også prioritere nogle opgaver og flytte dem til det første sæt tidskasser. Diskuter med projektejeren eller klienten for nøjagtig prioritering af opgaver. Marker de prioriterede opgaver i en separat farvekode.

Du kan bruge apps som nTask, Wrike, Trello, Basecamp osv. Til hurtigere online gruppering og prioritering.

3. Tildel tidsboks til hver opgave:

For at tildele fast tid til individuelle opgaver skal du overveje den leveringsfrist, som du tilbød klienten. Nu kan du mødes med dit team til en brainstorming for at blive enige om realistisk tidsboksallokering til projektopgaverne.

4. Definer timebox til pauser:

Opsæt rationelle faste tider for pauser, tekniske stilstandstider og andre ikke-produktive opgaver, der også vil forbruge tidsbudgettet for ethvert projekt.

Der er mange påmindelsesapps tilgængelige, som du kan bruge til at minde dig om at tage en pause, når den er i pausetidsboksen. Det populære påmindelsesapps er TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder osv.

Relaterede: Sådan sporer du dine freelance-arbejdstider med rettidig app

5. Hvilken Timeboxing skal du vælge:

Der kunne være to typer timeboxing: hard timeboxing og soft timeboxing. Blød timeboxing antyder mod slutningen for at fuldføre opgaven. På den anden side fortæller hard timeboxing dig at stoppe med at arbejde på en opgave, hvis den tildelte tid er udløbet, selvom jobbet forbliver ufuldstændigt.

Til enkle opgaver ville det hjælpe, hvis du vælger hård timeboxing. Invester den tid, du sparer fra hårde tidskasser i komplekse opgaver gennem blød timeboxing.

6. Brug en timer til opgaverne:

Når du eller dit team starter en opgave, skal du bruge en timer til at spore tiden. Registrer den tid, det tager at gennemføre opgaven på din opgaveliste til analyse. Det ville hjælpe, hvis du bruger automatiske timer-apps på dine computere, f.eks Timeglas og SnapTimer.

7. Hold distraktioner væk:

Timeboxes hjælper dig og dit team med at koncentrere sig om opgaven. Det hjælper også med at udnytte tidsstrømmen bedst til øget produktivitet. Du kan dog kun se forbedringer gennem timeboxing, hvis du virkelig bruger din opmærksomhed på opgaven under den igangværende timebox.

For at stoppe distraktioner fra arbejde skal du stoppe alle meddelelser, der kan distrahere dig fra den aktuelle opgave. Du kan bruge værktøjer som Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl osv.

8. Gennemgang og belønning:

I den indledende fase skal du registrere en masse data fra din timeboxing-proces. Du skal gemme data som opgavenumre, tidskasser, tid pr. Opgave osv. Brug disse kompilerede data til at vurdere, hvordan timeboxing hjælper dig og dit team med at nå det ønskede produktivitetsniveau.

Du kan lejlighedsvis belønne dine teammedlemmer, når de udfører opgaver inden for den foruddefinerede tidsboks. Det hjælper med at øge motivationen blandt teammedlemmerne.

Fordele ved Timeboxing

Timeboxing-taktik gælder for alt relateret til tidsforbrug. Uanset om det er dine husarbejde eller dit professionelle ansvar, kan du se øjeblikkelige fordele, når du træner timeboxing. Nogle af fordelene er:

1. Du og dit team bliver virkelig forsigtige med, hvordan du bruger din tid.
2. Timeboxing giver dig mulighed for at fokusere effektivt på projektarbejde for at levere produkter eller tjenester af høj kvalitet.
3. Timeboxing sikrer, at du gennemfører en opgave ad gangen, hvilket reducerer opgaven.
4. Timeboxing er en målrettet arbejdsstyringsteknik. Når du eller dit team arbejder i et målrettet miljø, føler du dig motiveret.
5. Du kan nyde en bedre balance mellem arbejde og privatliv gennem timeboxing. Timeboxes fortæller dig effektivt, hvornår din kalender er gratis til et afslappet teammøde eller til at deltage i en familiemiddag.

Ulemper ved Timeboxing

Udover de alsidige fordele er der også et par mangler, og disse er:

1. Det kan tage en vis erfaring at oprette en passende timeboxing-strategi.
2. Nogle hævder, at de på grund af timebox-mål ikke er i stand til at levere service eller produkter af god kvalitet.
3. Nogle fagfolk kan føle sig overvældede, når de ser mange opgaver i deres kalendere.
4. Et par individer mener, at timebox-timerne distraherer dem fra arbejde, når de går ud.

Det er tid til timeboxing

Ovennævnte strategier og tip til timeboxing hjælper dig med at opnå bæredygtig produktivitet og vækst i dit professionelle eller personlige liv.

Det bliver lettere for dig at implementere timeboxing, når du bruger automatiserede og online opgavestyringsapps. Hvis du vil bruge en task management-app til at hjælpe dig med timeboxing, skal du sørge for at vælge den rigtige, så du ikke behøver at skifte apps oftere.

Online opgavehåndbog: 10 tip til valg af den rigtige app

Hvis du ønsker at vælge en opgavestyringsapp til at styre dine projekter mere effektivt, her er nogle ting at overveje!

Læs Næste

Om forfatteren

Udvid for at læse hele historien