De 14 bedste tips til e-mail-etikette, du har brug for at vide

Uanset om du er en indholdsforfatter, en marketingmedarbejder, en udvikler eller en arbejdende freelance, er e-mail en integreret del af vores moderne verden.

Faktisk er det den mest standardform for kommunikation blandt freelancere. På grund af dette er det vigtigt at lære de bedste fremgangsmåder og etikette til afsendelse af e-mails, hvis du vil tiltrække og fastholde klienter.

1. Øv hurtig svar

Da freelancing-forretning afhænger meget af e-mail-kommunikation, er hurtig reaktion blevet en forventet standard.

Medmindre du bruger tid sammen med familie og venner, skal du altid sigte på at svare på alle dine e-mails inden for en time. Hvis det ikke er muligt, skal du svare samme dag i klientens åbningstid.

2. Afklar pointen ved starten

Dine kunder behøver ikke at læse din e-mail indtil slutningen, eller værre, flere gange for at forstå det punkt, du prøver at komme med. Hvis du skriver en e-mail, skal du sørge for tydeligt at angive din besked lige i starten - enten i emnet eller kroppen.

Emnet skal være kort og specifikt. I e-mailens krop fremhæver du dine vigtigste detaljer ved hjælp af punkttegn.

Relaterede: De mest populære e-mail-udbydere bedre end Gmail og Yahoo Mail

3. Dobbeltkontrol af grammatik og stavning

Din e-mail afspejler, hvem du er. Det viser, hvad kunderne forventer af dig med hensyn til arbejdskvalitet. Selv de mest erfarne fagfolk laver skrivefejl, især mens de skriver fra smartphones. Imidlertid får klienter ikke et godt første indtryk af sådanne fejl.

Når du er færdig med at komponere, skal du læse e-mailen højt, så du kan finde ud af grammatiske fejl. Du kan også bruge onlineværktøjer til yderligere hjælp.

4. Hold det kortfattet

Hvis du er en forfatter, der kommer fra litteraturbaggrund, kan det være svært at modstå dig selv fra at skrive på et blomstrende sprog. For en almindelig person bliver det dog kun en kode, som de ikke kan tyde!

Hold altid dine e-mails korte og enkle. Skriv i små sætninger og brug ord, som alle kender. Hvis du er nødt til at formidle oplysninger, der ikke passer ind i nogle få afsnit, er det bedre at planlægge et virtuelt møde eller telefonopkald.

5. Besvar alle forespørgsler

Dette punkt kan synes at være i modstrid med den forrige markør, hvor vi bad dig om at holde e-mailen kort. Nå, at springe over ethvert spørgsmål af din klient for kortfattethed vil være en respektløs handling.

Adresser forespørgslerne i hvert afsnit i e-mailen i separate sektioner. Så klienten ved, at du læser deres e-mail opmærksomt. Når du ikke er i stand til at besvare et spørgsmål med det samme, skal du nævne det, når du kan.

6. Følg enkelt- og standardformat

Mens du skriver e-mails til dine kunder, skal du bruge et enkelt format til alle e-mails. Sørg for at bruge den samme type, skriftstørrelse, skriftfarve og tekststruktur på hver e-mail. Hvis du ikke har noget standardformat, vil en enkelt e-mail-tråd se underlig ud.

Til forretningskommunikation kan du bruge skrifttyper som Arial, Calibri og Verdana. For størrelse er 12 sikkert. Brug af farverige skrifttyper anbefales ikke til denne form for professionel interaktion - lad os holde os til sort.

7. Afslut med en underskrift

Uanset din professionelle status er det altid en god ide at have en e-mail-signatur med dine kontaktoplysninger nederst i dine e-mails. Dette hjælper folk med at huske dig, så de kan kontakte dig med det samme, når det er nødvendigt.

Det er let at tilføje en personlig signatur i slutningen af ​​e-mailen, og det får dig kun til at se professionel ud. Tilføj dine kontaktoplysninger i signaturen.

Relaterede: Sådan tilføjes en e-mail-signatur i Microsoft Office 365

8. Brug e-mail-skabelon uden for kontoret

Du kan tage på ferie, men mens du freelancer, skal du sørge for, at dine kunder ved det. Udover at advare dem personligt via e-mail, det vil være dejligt at have en ikke-kontor-svarer.

Mens du arbejder med flere klienter, skal du administrere deadlines. Ligeledes skal dine kunder vide, hvornår de kan forvente dit svar.

9. Opfølg altid

Det er vigtigt at følge op med dine kunder, når du forventede at få et svar, men ikke fik det. I en opfølgende e-mail kan du kopiere alle relevante oplysninger og vedhæfte alle vigtige filer igen for at hjælpe klienten nemt finde ud af de nødvendige oplysninger.

10. Brug det rigtige sprog

Brug det professionelle standardsprog, mens du kommunikerer med dine kunder. Undgå at bruge humørikoner i sådanne formelle samtaler. Start e-mailen med en høflig hilsen og direkte henvendelse til klienterne med deres navne.

Brug ikke ALLE CAPS eller akronymer som ASAP eller RSVP. Det er også bedre ikke at bruge en kort form for din klients navn.

11. Undgå at svare, når du er oprørt eller vred

Uanset hvor længe du er i freelancing forretning, at føle sig frustreret og vred af dit arbejde vil sandsynligvis ske. Hvis nogle e-mails fra klienterne gør dig ked af det, ville det naturlige instinkt være at svare med det samme.

Men afstå altid fra at svare, mens du bliver båret af følelserne. Forbliv professionel og skriv et poleret svar, når du er roet ned.

12. Kommuniker ved hjælp af andre metoder

Når du vokser som freelancer, ved du, hvornår du skal tage diskussionen offline. Mens du deler nogle tidsfølsomme oplysninger, skal du ikke kun stole på e-mails. Par det altid med enhver form for kommunikation i realtid som et telefonopkald eller en slap besked.

13. Forsøg ikke at få venner

Du er her for at opbygge et forretningsforhold med din klient, ikke for at blive venner med dem. Det er altid sikkert ikke at være sjov eller klog med din klient. Hold dig til informationen og hensigten med din besked. Der er ikke travlt med at vise dem din personlighed, mens du har et professionelt forhold.

14. Spring ikke over svar

At være forsinket med at svare på en e-mail eller helt springe over den kan koste dig et projekt. Hvis din indbakke er fuld af salgs-e-mails og unødvendige nyhedsbreve, kan du gå glip af vigtige e-mails fra din klient.

Marker e-mails fra eksisterende klienter som favoritter, så du får dem oven på din indbakke. For at få hurtig adgang til alle arbejdsrelaterede e-mails skal du holde dine e-mails ryddelige.

Smarte e-mail-etiketter vil imponere dine kunder

For at styre en virksomhed effektivt er afsendelse af e-mails en vigtig del af processen. Prøv disse hurtige hacks for at oprette en professionel e-mail og præsentere dig selv på en smartere og bedre måde for potentielle og eksisterende kunder.

De 5 bedste funktioner i Cloze til problemfri forretningsstyring

Hvis din virksomhed involverer freelancere eller konsulenter, kan du overveje at bruge Cloze til at blive bedre i ledelsen.

Læs Næste

Om forfatteren