Hvordan skriver man professionelle e-mails? 8 enkle regler at leve efter

Vi sender og modtager e-mails hver dag. Alligevel laver vi pinlige fejl, som vi ikke helt kan "fortryde." Så det kan være besværligt at skrive en effektiv e-mail, der holder din læsers handling, mens du er opmærksom på udfordringerne i vores verden.

Med det i tankerne har vi samlet et par vigtige regler, du har brug for at vide, når du mailer folk. Følg disse enkle regler for at skrive bedre e-mails ubesværet.

1. Overvej hilsener og afmeldinger igen

"Håber du får en dejlig uge!" plejede at være en vidunderlig måde at starte en e-mail på. Ikke mere! I betragtning af, hvor usikkert livet er, kan dette komme ud som skødesløst og alt for løsrevet.

Det samme gælder for afmeldinger som "Hilsen", "Bedste ønsker" eller "Skål" - der fungerede helt fint før, men kan undertiden lyde tilbagetrukket fra virkeligheden.

Så hvorfor ikke holde det simpelt og ægte? Gå til afmeldinger som "Bliv sikker", "Pas på" eller "Med venlig hilsen." Med hensyn til hilsener kan "Håber, at alt er godt" eller "Håber du og dine kære holder dig i sikkerhed" være gode udgangspunkt.

2. Inkluder en klar emnelinje

Denne e-mail-regel er lige så gammel som selve e-mailen. Det skyldes, at folk ofte beslutter, om de vil åbne en e-mail baseret på emnelinjen eller ej.

Med alt vores arbejde nu online er behovet for at prioritere det, der er vigtigt, og ignorere det, der ikke er afgørende. Derfor, hvis du stadig lader emnelinjen være tom, er chancerne for, at din e-mail bliver ignoreret.

Den ideelle emnelinje har mindre end 10 ord. Vælg en, der adresserer dine bekymringer og kommunikerer, hvad e-mailen handler om. "Forslag til luftfartsprojektet", "Mødeplanlægning" eller "Hurtige spørgsmål om din præsentation" er nogle gode emnelinjeeksempler, du kan tage et signal fra.

3. Brug en professionel underskrift

Har en foruddefineret signaturblok, som du bruger til at svare på e-mails på alle dine personlige enheder. Det skal have dit navn, din virksomhedstitel og dine kontaktoplysninger.

Dette giver din modtager en god idé om, hvem du er, og hvordan du kontakter dig, hvis behovet opstår. Når det kommer til skrifttype og størrelse på din professionelle signatur, skal du sikre dig, at den er den samme som resten af ​​e-mailen.

Også, afslut dine e-mails med tillid men gå ikke overbord med ordsprog eller personlige detaljer.

4. Præsenter dig selv, hvis du mødes første gang næsten

Vi er alle kommet i situationer, hvor vi har været nødt til at sende en e-mail til en, vi ikke har mødt. At få en e-mail fra en fremmed kan være underligt. Og det siger det let.

Så tag et øjeblik på at introducere dig selv for e-mail-modtageren. Kontekst er kritisk, og første indtryk betyder stadig. Så tilføj en linje som ”Hej! Dette er Tracy fra Multiseon Pvt. Ltd, og jeg sender en e-mail, fordi du har udtrykt din interesse i at købe vores elektroniske produkter ”.

Eller når du bliver introduceret til nogen via e-mail, kan du også sende dem en linje, der siger, hvor dejligt det er at e-møde dem.

5. Skriv medfølende e-mails

Vi kan ikke understrege vigtigheden af ​​denne. Livet er hårdt. Mest af alt er det meget usikkert.

Gik de glip af en deadline? Mødte de ikke til det planlagte Google Meet? Før du sender en streng e-mail - stop og tænk igennem. Hvad hvis der er en medicinsk nødsituation?

Vær derfor medfølende og spørg, om alt er i orden med dem. En e-mail som ”Vi savnede dig på mødet i dag. Bare at tjekke ind for at se, at alt er okay. ” kan opbygge relationer, der tåler tidens prøve.

6. Komprimer / ændre størrelse og navngiv vedhæftede filer, når du kan

Vi taler ikke meget om denne e-mail-regel, for når vi sender store vedhæftede filer, antager vi automatisk, at vores modtager har plads nok. Store filer tager mere tid at downloade og kan blive irriterende på ingen tid.

Gør det derfor et punkt at komprimere eller ændre størrelsen på dem. Hvis du deler for mange filer på én gang, er det en god praksis at tilføje en høflig note, der fortæller, hvad vedhæftede filer er til.

Navngiv også dine vedhæftede filer, inden du sender dem. Afsender dit CV? Omdøb filen som Tracy_Mackenzie_CV og start på højre fod.

7. Brug ikke e-mail som en anden app til onlinemeddelelser

Årsagen til, at vi alle elsker instant messaging er, at det er øjeblikkeligt.

Men når du blander de to og bruger e-mail som erstatning for instant messaging, risikerer du at være irriterende og uprofessionel.

Derfor skal du vide, hvornår du skal sende en e-mail, og hvornår du skal følge den op med en anden. Gør det ikke begå den fejl at sende for mange opfølgende e-mails fordi de måske arbejder hjemmefra. Ring heller ikke til nogen, der beder dem om at kontrollere en e-mail.

Hvis det haster, skal du bruge en anden kommunikationsmetode.

8. Brug humor til at helbrede, men sparsomt

Mens mange bruger humor til at lette stemningen i disse ekstraordinære tider, er problemet med at bruge humor i e-mails, at det kan slå tilbage.

Hvis du vil bruge humor i en e-mail, skal du kun gøre det, hvis du kender personen godt. Du ønsker ikke at komme ud som respektløs eller uhøflig, hvis nogen er i en alvorlig situation. Desuden kan det, der lyder sjovt, måske ikke læse sjovt.

Ord til de kloge: Hvis du er i tvivl, er det bedst at udelade det.

Angiv svar uden for kontoret og forbedr din balance mellem arbejde og privatliv

Mens du mailer folk i disse dage, skal du også være opmærksom på timerne. Da livsstil fra hjemmet får trækkraft, er grænserne mellem arbejde og vores personlige liv blevet sløret. Svar uden for kontoret gør det let at forstå, når nogen er tilgængelige til et møde eller svarer på en e-mail.

Se på din e-mail-klients indstillinger, og konfigurer autosvar, når du er væk eller ikke ved dit skrivebord. For eksempel kalder Gmail det Vacation Responder, mens Microsoft Outlook bruger Out of Office-svar.

Vi håber, at disse gyldne regler for at skrive effektive e-mails og de rigtige e-mailvaner hjælper dig med at spare tid og skabe de rigtige svar.

Undgå disse 6 fejl for bedre e-mail og tekstkommunikation

Forbedre dine kommunikationsevner ved at undgå fejl som f.eks. At bruge for mange emojier eller skrive alle bogstaver.

Læs Næste

Om forfatteren