7 IFTTT-opskrifter, du skal konfigurere til nemt samarbejde med andre

Reklame

Hvis renlighed er ved siden af ​​gudsfrygt, vil automatisering få dig til himlen. Hvorfor? For når dit liv er automatiseret, er det enklere, det er renere og det er lykkeligere.

Der er få tjenester, der er lige så effektive, når det kommer til at automatisere produktivitet som IFTTT. IFTTT hjælper dig spare penge Brug IFTTT til at spare og tjene pengeMåske er den bedste måde at holde sig orienteret om særlige tilbud online at omfavne IFTTT, de populære data kombinationstjeneste, der giver dig mulighed for at behandle data fra websteder og RSS-feeds til noget nyttigt til... Læs mere , transformer din e-mail og SMS ind i et sportstavlebord Drej din e-mail, SMS-indbakke eller noget andet i en resultattavle med IFTTT og ESPNHold dig op med dit favorit-sportshold, uanset hvor du vil. Den nye ESPN-kanal til If This Then That (ifttt) betyder, at du nemt kan konfigurere SMS, e-mail og endda telefonbeskeder til din favorit ... Læs mere , eller optimer Google Kalender-automatisering 9 IFTTT Hacks til at styrke dit liv med Google Kalender

Din kalender er en stor del af din produktivitet, og at styre den rigtigt kan gøre en reel forskel. De rigtige IFTTT-opskrifter kan hjælpe dig med at tage ansvar for din Google Kalender og få den til at udføre ... Læs mere .

Dette er bare toppen af ​​isbjerget med IFTTT. Lige når du tror, ​​du har dækket det hele, kommer nye opskriftsideer med. Når du samarbejder med en gruppe mennesker, tilbyder IFTTT endnu flere muligheder for at automatisere og forenkle processen med at arbejde med andre. Følgende er 7 nyttige opskrifter på enhver opgave eller projekt, du administrerer, der involverer en gruppe mennesker.

E-mail til kalender

Når du arbejder med en gruppe mennesker, som du ikke altid kan stole på at være på deres computer på samme tid i løbet af dagen, er e-mail det mest effektive kommunikationsværktøj.

Ud over kommunikation er det også en af ​​de bedste automatiseringsudløsere derude, fordi du kan sende en e-mail fra næsten hvor som helst. Folk har næsten altid e-mail konfigureret til deres telefoner. Så den første opskrift, du kan bruge, er at udløse begivenheder i Google Kalender med din e-mail.

Sådan fungerer det. I din e-mail (eksemplet her er Gmail) skal du oprette en etiket kaldet noget som "Gruppekalender".

Opret et filter, så enhver e-mail, der modtages med emnet "Gruppekalender" bliver markeret med denne etiket. I IFTTT skal du derefter oprette en e-mail-trigger, der søger efter den etiket.

Brug IFTTT, tag kroppen af ​​den e-mail og indsæt den i din delte kalender. Vælg bare Kalender-udløseren, og indstil den til "Hurtig tilføjelse af begivenhed", og lad teksten vise e-mail-adressen og kropsteksten.

Her er hvad der er cool ved denne trigger - Hvis nogen skriver "Forretningsmiddag i morgen kl. 20" i kroppen, placerer IFTTT smart denne begivenhed i timeslot kl. 20 i morgen på din kalender!

Der har du det. Enhver begivenhed kan føjes automatisk til gruppekalenderen med det rigtige emne i e-mailen.

Den eneste fangst her er, at den Google-e-mail, du bruger IFTTT med, skal være den, der bruges til den delte gruppekalender. Så længe du har konfigureret den med den samme Google-konto, fungerer denne opskrift godt.

Opret begivenhed i Google Kalender via SMS til IFTTT-nummer

Den næste opskrift er en anden måde at indsætte en begivenhed i den delte Google Kalender med undtagelse af denne gang via SMS-besked. Bare opsæt en IFTTT SMS-trigger med mærket meddelelse, og lav hashtaggen til noget #GroupEvent.

Udløseren vil være en Google Kalender-begivenhed igen, og alt hvad du behøver at inkludere er selve den aktuelle tekstbesked.

Den samme regel gælder. Hvis teksten nævner en bestemt dag og tid, er IFTTT smart nok til at indsætte den begivenhed i den rigtige tidsdel i din kalender. Det er en mere praktisk måde at oprette disse gruppebegivenheder i kalenderen via SMS snarere end e-mail, hvilket kræver, at du åbner din e-mail-app på din telefon, når du er på farten.

E-mail til regnearket

En anden af ​​mine yndlingsopskrifter om gruppesamarbejde er opskriften E-mail til regneark. Dette er perfekt til de projekter, der involverer en gruppe mennesker, der alle rejser ud i marken for at indsamle data.

Alle dine gruppemedlemmer har brug for er deres mobiltelefon med e-mail-forbindelse. Når de indsamler oplysninger, er alt det, de skal gøre, at sende en e-mail med emnet "addss:" efterfulgt af navnet på de indsamlede data.

Ligesom med værktøjet e-mail-til-kalender, vil du opsætte et filter på din e-mail-konto for at se efter den tekst inde i emnet.

Brug feltet "Har ordene" snarere end Emne, fordi emnet også vil indeholde anden information. Lav dette filter til at anvende etiketten “TILFØJ SPRAADSKAB” på denne e-mail.

Opret nu i IFTTT en e-mail-trigger, der ser efter e-mails med den etiket, der ankommer i din indbakke.

Opret derefter en Google Drev-trigger for at føje til et regneark. Indtast et regnearknavn, du har oprettet i Google Drev, og lad de data, der indsættes, bruge de tre felter - den modtagne dato, emnet (som inkluderer dataindsamlingselementet) og kropstesten (som vil være dataene) sig selv).

Dette tager en indgående e-mail fra dine gruppemedlemmer og indsætter automatisk deres data i gruppens regneark uden nogen indsats overhovedet.

Dette er en praktisk måde at samle data på ét sted, mens alle er på farten. Tænk på kraftværksarbejdere, der skal ud til markenhederne for at indsamle information fra maskiner; kontor-it-medarbejdere, der løber rundt og indsamler pc-oplysninger; eller politiske arbejdere, der tager valgoplysninger fra lokale borgere. Disse situationer kunne drage fordel af et automatiseret værktøj som dette.

Dropbox-underretninger

Nogle gange klipper enkle tekstlinjer undertiden ikke den. Dine gruppemedlemmer skal muligvis indsende hele formularer eller PDF-dokumenter til holdlagringsstedet. Dette er en situation, der bestemt kræver en automatiseret Dropbox-løsning. Med Dropbox er alt, hvad du skal gøre, at oprette en delt mappe, få alle dine holdkammerater til at linke deres mobile enheder til det delte bibliotek med en Dropbox-app, og du er færdig.

Men hvordan får du besked, når dine teammedlemmer har indsendt nye dokumenter til den delte mappe? Ah, nu er der et job til IFTTT! Opret først en Dropbox-trigger til den mappe, du oprettede, hvor dine teammedlemmer er i stand til at slippe dokumenter ind.

Handlingen vil være en SMS til din telefon, der giver dig filnavnet og et URL-link direkte til filplaceringen på DropBox.

I det øjeblik teammedlemmer kaster et dokument i den delte mappe, vil du som manager straks vide, at dokumentet er klar til dig. Dette er et godt værktøj til en lærer, der administrerer opgaver til en stor klasse; en redaktør, der venter på artikler; og mange andre scenarier.

Dropbox kan også underrette dig om ændringer i dine skymapper. Denne enkle opskrift hjælper dig med at udvide dine indstillinger med andre underretningsværktøjer.

Dato for anmeldelse og SMS

Et andet almindeligt behov for grupper af mennesker, der arbejder sammen, er konstante møder. Det er et uheldigt behov, men der er ingen bedre måde at holde en gruppe på sporet end regelmæssige møder, hvor alle tjekker ind for at rapportere fremskridt. Problemet er, at der altid er mennesker, der glemmer møder.

Hvis du vil afhjælpe dette, er en cool tilgang at bruge Date / Time-triggeren i IFTTT. Du kan bruge det til at udløse alt fra e-mail til iPhone-underretninger, men i eksemplet nedenfor bruger jeg et scenario, hvor gruppen aktivt kommunikerer via en Facebook-side. Du kan udløse en anmeldelse til en Facebook-side med IFTTT, men først skal du oprette dagen / klokkeslættet.

Så lav bare den tilpassede besked, du vil smide på Facebook-siden, når tidspunktet for mødet nærmer sig.

Hvis gruppen aktivt bruger denne side, skal du ikke have en eneste fraværende person på mødet.

Facebook-side # Hjælp Hashtag til gruppe-e-mail

Her er et andet scenarie. Lad os sige, at du driver et websted, der er vært for virksomheder, og at du har en voksende base af kunder, der har brug for din teknisk support. Dit tech supportteam er stort, men dine kunder klager over, at det ikke altid er nemt at komme i kontakt med teknisk support.

Her er en måde at få dine kunder begejstret for din teknisk support. Giv tilbud om at sende ethvert spørgsmål fra helpdesk på din Facebook-side med hashtaggen #Hjælp, og få denne meddelelse straks ud til hele teknisk supportgruppe.

Trigeren på IFTTT er en Facebook-side-trigger, hvor du opretter hashtaggen.

Denne trigger går til output af e-mail-meddelelse. Lav emnet et flag som "GRUPPEHJÆLP" og indsæt meddelelsens post i kroppen.

Dette vil gå til din egen e-mail-adresse, så bare opret et filter i din e-mail-konto og lad den automatisk videresende denne meddelelse til hele dit team af teknisk supportpersonale. Let!

Næste gang en af ​​dine klienter lægger mærke til, at dine servere er nede, kan du stole på, at hele din tekniske supportgruppe vil høre om det på nøjagtigt samme tidspunkt - i det øjeblik, en klient rapporterer det!

Toodledo til e-mail, når opgaverne er udført

En af de bedste tilføjelser til IFTTT var efter min mening Toodledo. Du har brug for en slags to-do-liste for fuldt ud at styre en gruppe, og med Toodledo integreret i IFTTT, kan du gøre alle slags cool automatisering med det.

Ville det for eksempel ikke være rart at få en anmeldelse, hver gang nogen på dit team afslutter deres opgave?

Intet problem. Opret en trigger i IFTTT for hver gang en opgave er afsluttet.

På udgangssiden skal du vælge e-mail. Det, der er fantastisk, er, at denne e-mail kan sendes til flere personer, ikke kun din e-mail-konto, der er registreret hos IFTTT. Du kan indtaste op til fem adresser på personer, der har brug for at vide, hvornår opgaverne er afsluttet af teamet.

Der er andre ting, du kan gøre med Toodledo, som du kan se fra triggerlisten ovenfor. Du kan også udløse, når der oprettes nye opgaver, eller kun nye opgaver med bestemte tags.

Del dine egne tricks og opskrifter

Med lidt kreativitet er det bare bemærkelsesværdigt, hvor meget du kan automatisere samarbejdet mellem individuelle medlemmer i en gruppe. At arbejde med andre mennesker kan være en kompleks række opgaver, udfordringer og succeser - så hvorfor ikke forenkle det hele ved at automatisere al kommunikation, planlægning og styring, som du kan? På denne måde kan du fokusere på det aktuelle projekt, som igen giver et meget bedre slutresultat.

Har du nogensinde brugt IFTTT til at automatisere gruppeopgaver? Del nogle af dine egne tricks og opskrifter i kommentarfeltet nedenfor!

Billedkreditter: Kreativ bæredygtighed Via Flickr