Sådan kan du være sikker på, at du aldrig glemmer en opgave nogensinde igen

Reklame

Du er en organiseret person. Du tilføjer kommende begivenheder til din kalender, du planlægger din karriere i Trello, og du har et anstændigt mærkningssystem i Gmail for at sikre, at du altid reagerer på ting. Og alligevel, når du tjekker din opgaveliste, er der visse opgaver fra disse andre steder, som endnu ikke har nået den til listen.

Ja, du kan oprette et system til manuelt at tilføje elementer fra disse steder til din huskeliste, men det spilder tid. Ideelt, det skal være automatisk. Når du derefter tjekker din opgaveliste med ultimative Todoist filtre Sådan konfigureres de ultimative Todoist-filtre på 5 minutterSå du indtastede alle dine opgaver i Todoist, men processen med at arbejde igennem dem er noget tilfældig. Det er fordi du sandsynligvis ikke har gode filtre. Det vil ændre sig. I dag. Læs mere du har oprettet, har du alt det væsentlige lige der, og du vil aldrig gå glip af noget.

Lad os demonstrere, hvordan man ikke glemmer en opgave ved hjælp af Todoist som et hukommelsesfangstværktøj.

Vær forberedt på kalenderbegivenheder

Hvis hele dit liv er planlagt i Google Kalender, er det fornuftigt at udløse din opgaveliste fra visse poster i den. For eksempel når et møde kommer op, og du er nødt til at forberede ting på forhånd. Dette kræver en vis planlægning, og der er to måder at gøre det på.

Først skal du indstille påmindelsesmeddelelser til dine vigtige kalendere. Gå til kalenderen på din liste over kalendere, klik på pilen til højre og vælg derefter Rediger underretninger. Jeg har angivet, at jeg skal sende en e-mail en uge forud for begivenhederne, men du foretrækker muligvis en anden tidsramme. Jeg filtrerer også mine e-mails som vanvittige, så jeg ser faktisk aldrig disse, men det er ikke poenget. Pointen er, når e-mailen rammer min indbakke, jeg kan få den til at gøre seje ting.

Det andet trin er at oprette et filter i Gmail for at fange alle de begivenheder, du fokuserer på. Så for eksempel har du angivet et filter til at hente e-mails fra [email protected] med ordet ”møde” i emnet. Det er måden at udløse en opgaveliste en uge før dit møde.

Nu er der to måder at komme fra dette punkt til at have et nyt to-do-element på din Todoist-opgaveliste.

Den første måde er at indstille filteret til at videresende e-mailen til den private e-mail-adresse for et bestemt projekt. Jeg ville faktisk oprette et nyt projekt til dette, kaldet noget som ”Mødeforberedelse”. Denne mulighed fungerer kun for Todoist præmie Hvor meget mere produktiv er ToDoist Premium? Her er 6 gode grunde til at opgradereJeg fortsatte med at bruge ToDoist gratis i et stykke tid. Men fortsatte med at komme imod ting, jeg ville gøre og ikke kunne. E-mail-påmindelser. Tilføjelse af noter til opgaven. Ting, der virkelig ville tilføje en hel masse ... Læs mere , da kun premium-brugere kan acceptere nye opgaver via e-mail. Det indebærer også tilføjelse [email protected] og [email protected] til din Todoist "Accepter e-mail" -liste og verificer opsætningen.

Den anden mulighed er tilgængelig for alle og meget let at konfigurere, men den involverer at knytte både Gmail og Todoist til IFTTT, som ikke alle er glade for at gøre. Men trinnene er enkle.

1. Indstil Gmail-filteret for at tilføje en bestemt etiket til mødepåmindelserne.
2. Vælg en unik etiket, der kun skal bruges til dette formål.
3. Opret en IFTTT-opskrift til at udløse, når der er en ny e-mail på den etiket.
4. Indstil det til at udløse et nyt gøremål i dit udpegede projekt til mødeforberedelse.
5. Du kan også præfiksere eller tilføje tekst til dit emnelinje (desværre kan du ikke redigere emnet).

Jeg præfikser teksten "Forbered dig på", hvilket er nok til at det giver mening for mig. Du kan også indstille opgavens prioritet og forfaldsdato eller endda angive en note, der kan indeholde mængden af ​​den e-mail, der udløste opgaven. Hvis du vil føje etiketter til din opgave, kan du tilføje tekst med @Stolpe eller @Telefon at indstille dette.

Bemærk: Hvis du ikke bruger Todoist, kan du faktisk bruge den samme IFTTT-idé til at oprette opgaver i iOS-påmindelser, Evernote eller Toodledo. Eller du kan bruge den første metode til at oprette opgaver i ethvert opgaveliste system De 5 bud til at vælge den rigtige opgave-app til produktivitetForskellige mennesker organiserer sig på forskellige måder. Så at vælge en huskeliste-app afhænger virkelig af, hvilken type person du er. Her er fem bud, du kan tænke over til dit eget produktivitetssystem. Læs mere der accepterer e-mails, som f.eks. Husk The Milk.

Hvilke andre triggere kan jeg indstille fra Google Kalender?

Bliv inspireret - der er masser af andre ting, du kan gøre med dette system.

• Hvis du har en kalender til fødselsdage, skal du indstille en opgave, der vil minde dig om at købe en gave.
• Hvis du har gæster, der ofte opholder sig, kan du udløse en opgave med at forberede turistaktiviteter og andre ting til deres ankomst.
• Hvis du sporer din vaccinationsplan for dine børn, skal du udløse en opgave for at ringe til aftalen.
• Hvis du kan lide at være forberedt på fester, du deltager i, udløse en opgave med at få gaver og delt mad klar.

Jeg får Google Kalender-underretninger for at udløse nye to-do-ting til koncerter og optrædener, hvilket minder mig om at få min musik og outfits i orden (da det altid er anderledes). En anden idé er at få alt, hvad du mærker "To-Do" til at gå til Gmail, men jeg finder det lidt over toppen.

Overvej de typer kalendere, du abonnerer på, og hvordan de kan hjælpe dig. Hvis du abonnerer på din Last.fm-kalender, der fortæller dig, hver gang dine yndlingsbånd spiller lokalt, kan du udløse opgaver til at købe billetter til optræden fra dine ultra-favoritbånd. Hvis du abonnerer på kalender på helligdag eller kalender på skoleferien, kan du udløse opgaver til at forberede festligheder eller børnepasning. Hvis du abonnerer på konkurrencekalendere til poesi-konkurrencer eller maratonløb, kan du angive en opgave for at sikre dig, at du er med i konkurrencen.

Få trello-kort eller basecamp-opgaver i Todoist

Bruger du Trello til generel brainstorming, blogplanlægning, arbejdsopgaver eller en anden måde at se din samlede livsplan på? Hent en kalender til dit Trello-bord. Gå til sidebjælken, klik på Menu dropdown, vælg derefter Power Ups og du vil se kalenderopsætningen.

Det er også muligt at få et iCal-feed i Basecamp og mange andre to-do list-tjenester.

Abonner på dette iCal-feed i Google Kalender; indstil en forfaldsdato i Basecamp eller Trello og få den vist på din Google Kalender. Dette udløser underretningen om at sende en opgave til Gmail og Todoist, så du glemmer ikke at fuldføre opgaven.

Dette system er især godt, hvis dine kolleger kan lide at planlægge samarbejde i Trello eller Basecamp, men du ikke ønsker at gå glip af en frist, der er tildelt dig. Du kan let finjustere Gmail-filteret til kun at fange opgaver, der er tildelt til dig selv.

En Killer Student Hack

Studerende kan bruge dette system til at udløse et sæt opgaver på forhånd til kommende eksaminer eller indleveringsdatoer. Du kan indstille en anmeldelse fra kalenderen, der skal sendes en måned fremover, og derefter udløse den for at indstille en række opgaver. For eksempel kunne du straks indstille en opgave med lav prioritet til at undersøge opgaven, en opgave med højere prioritet et par uger senere for at forberede en skitsere, en anden høj prioritetsopgave lidt senere for at afslutte et udkast, og den endelige højprioritetsopgave lidt senere for at sikre, at tildelingen er udført og indsendt.

For at være sikker på, at der aldrig bliver mistet noget, kan du udløse en ny anmeldelse en uge før forfaldsdatoen for at kontrollere, at den er udført og indsendt. På denne måde vil du ikke gå glip af noget, der tilføjes tæt på forfaldsdagen.

Hvad andet kan du gøre med Todoist og IFTTT?

Da der er hundredvis af andre IFTTT-integrationer, er der mange muligheder for Todoist. Selv daglige påmindelser kan lide at sætte en opgave for at sikre, at der er et vinteroverlevelsessæt i din bil, når vejret siger, at det kommer til sne (eller omvendt, et surfbræt på din bil, når det er solrige).

Men hvis du vipper rundt, er der nogle seje ting, du kan gøre, når du udløser IFTTT fra Todoist, som f.eks automatisk e-mailer din chef en rapport Automatiser dit liv og job med Todoist og IFTTTSpil kreativt med ToDoists underretningsfunktioner og IFTTT's evne til at udføre rigtig coole automatiseringer med dem. Vi viser dig, hvordan du kombinerer de to kræfter din produktivitet. Læs mere .

Hvordan integrerer du Todoist med IFTTT, Gmail og Google Kalender? Sætter du dig fast mellem et antal to-do lister til arbejde og leg? Fortæl os dine bedste hacks!

Billedkreditter: Glem ikke Via Shutterstock