Sådan opretter du det sidste perfekte tidsstyringssystem, du nogensinde vil bruge

Reklame

J.R.R. Tolkien skrev engang gennem karakteren af ​​Gandalf: ”Alt, hvad vi skal beslutte, er, hvad vi skal gøre med den tid, der er givet til os." Hvis du vil vide hemmeligheden bag at skabe verdens perfekte tidsstyringssystem, skal du lytte til Gandalf.

Min egen personlige vej til det perfekte tidsstyringssystem var lang, og det er fyldt med slagtekroppe fra tidligere forsøg. De siger, at vejen til helvede er brolagt med gode intentioner. Lad os bare sige, at jeg altid begyndte at bruge hvert nyt system med meget gode intentioner.

Jeg har prøvet Gqueues Tag Google Task Management og planlægning til et helt nyt niveau med GQueuesGoogle Tasks fungerer ikke, hvis du vil gå videre end dagens styring i morgendagens visionære planlægning. Det er her GQueues træder op til pladen. Læs mere , Todoist Hvor meget mere produktiv er ToDoist Premium? Her er 6 gode grunde til at opgradereJeg fortsatte med at bruge ToDoist gratis i et stykke tid. Men fortsatte med at komme imod ting, jeg ville gøre og ikke kunne. E-mail-påmindelser. Tilføjelse af noter til opgaven. Ting, der virkelig ville tilføje en hel masse ...

Læs mere , Google-opgaver Transformer Google-opgaver i en opgavestyringssuite med Google-opgaver offline [Chrome]Brug af Google Opgaver er som et kærlighed-had-forhold. Problemet med at bruge Google Tasks direkte i f.eks. Kalender eller inde i Google Mail er, at layoutet og brugergrænsefladen er ekstremt forenklet og ... Læs mere og ethvert liv-management trick ind i mellem. Hvis du er som mig, har du sandsynligvis gjort det samme. Det er en konstant søgning efter mere organisation med mindre arbejde. En måde at skabe mere tid på i din tidsplan, til at udføre alt, hvad du drømmer om at udføre, uden at gå tabt i søvn.

Hvad er det perfekte tidsstyringssystem?

Hvis du er som mig, har du sandsynligvis lyst til, at du har et system, der er næsten hvad du har brug for, men ikke helt. Der mangler næsten altid noget.

Det perfekte tidsstyringssystem skal have følgende kvaliteter.

• Tillader dig et "stille sted" at overveje dine livsmål og drømme
• Giver problemfri integration af opgaver relateret til dine mål
• Tillader dig nemt at organisere og planlægge dit ugentlige og daglige ansvar
• Hjælper dig med at undgå at glemme vigtige opgaver
• Er kompakt og enkel, men effektiv og altomfattende

Den sidste er som at bede om månen, er det ikke? Det er behovet for enkelhed kombineret med kravet om, at det skal være altomfattende, der gør at finde det perfekte system så umuligt.

Opret en samlingslinje for tidsstyring

Det ideelle tidsstyringssystem skal fungere som en effektiv samlebånd. Du har indgående arbejde (opgaver), og disse skal organiseres og planlægges og derefter integreres i din kalender. Denne proces ser sådan ud:

Problemet med de fleste forsøg på at bruge en enkelt app som gTasks Brug gTasks til at synkronisere dine opgaver med Google [Android]I disse dage er der en million og en god måde at administrere en opgaveliste online og via mobile apps. Når det er sagt, er der ofte stadig et par mennesker, der endnu ikke bruger en af ​​... Læs mere eller noget af det slag er, at disse apps er specialiserede til at håndtere en eller to dele af denne proces rigtig godt.

Tidsporingsværktøjer 4 fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android]Uanset hvem du er, er tiden en utrolig vigtig vare. Vi tildeles alle den samme tid - 86.400 sekunder hver dag - og det er op til os, hvordan vi bruger den tid ... Læs mere eller ved hjælp af Pomodoro teknik Pomodoro Web App Tomato.es er tidsstyring enkelKan du ikke fokusere? Gå på arbejde nu. Tomato.es er en gratis Pomodoro-timer, du kan bruge direkte i din browser - og det er muligvis den bedste sådan app, jeg nogensinde har brugt. Pomodoro-teknikken er enkel: ... Læs mere gøre dig udsætte mindre Hvorfor udsættelse ikke kan helbredes med opgaveradministrationsapps [Opinion]I den længste tid har jeg kæmpet med tidsstyring, og i nogle aspekter gør jeg det stadig. En af mine mange metoder til at ”overvinde” min manglende tidsstyring var at bruge task management-applikationer. JEG... Læs mere ved at administrere din ugentlige plan, men hjælper dig ikke med at organisere dine opgaver.

Det var ikke før Justin viste mig sin teknik med at bruge LEGOS som en tidsstyringsmetode Sådan bruges LEGO'er til at styre din tid bedreJeg tror, ​​jeg har fundet det ultimative produktivitetsværktøj: LEGO'er. Forlad ikke! Lad mig forklare. Læs mere at jeg begyndte at få noget at vide, der kunne fungere bedre for mig. Dette førte til, hvad jeg troede, ville blive mit bedste og sidste styringssystem gennem tidene, ved hjælp af Trello Trello - Et unikt, enkelt og kraftfuldt projektledelsessystem fra et godt hjemBetyder navnet Joel Spolsky noget for dig? I så fald vil du læse dette indlæg, fordi det viser Spolskys seneste og største projekt. Og hvis ikke, skal du vide, at dette er ... Læs mere .

At sætte brikkerne sammen

Trello var dog stadig ikke et let sted at gøre planlægge livsmål Sådan opretter du et Vision Board og opfylder dine store målDu kan kalde dem som store klipper eller store, behårede, dristige mål. Nogle kalder det en spandliste. Tømning af denne spand kræver handling. Det er her, et visuelt værktøj som Trello viser sig at være nyttigt. Læs mere , og at styre opgaver fra det ene trin i tidsplanen til det næste var meget klodset.

Af disse grunde besluttede jeg endelig at tage alle de erfaringer, jeg har lært af tidligere systemer Jeg har testet og kombineret alt i et enkelt, automatiseret tidsstyringssystem, der gør det alle.

1. - Opret dit Master Time Management Sheet

Den arbejdsgang, som jeg stjal fra Justin og anvendte i Trello-systemet, fungerer godt. Grundlæggende starter du på den ene side med alle dine indkommende nye opgaver, som du på en eller anden måde skal passe ind i din tidsplan. Til venstre for det har du en liste over alle de opgaver, du vil udføre denne måned. Til venstre for det denne uge.

Dette system fungerede for mig i cirka fire eller fem måneder. Jeg begyndte at glemme ting, der var på nogle af listerne. De blev ikke flyttet til “i dag” og blev lige begravet. Systemet begyndte at svigte mig.

Så her er hvad jeg gjorde. Du skal først oprette et Google-regneark og oprette fire ark.

I dette tilfælde starter du til venstre og opretter en Indgående ark. Dette viser alle de indgående opgaver fra dine forskellige andre systemer.

Til højre for dette opretter du en Månedlige krav ark. Til højre for det oprettes en Ugentlige krav ark. Til højre for dette oprette din Ugentlig plan ark.

Vi kommer til at formatere disse individuelle ark i et øjeblik. Men opretter først en ugentlig kalender i Ugentlig plan ark ved at oprette en række ugedage og en kolonne på hver halve time i en hel dag.

Nu hvor du har din ugentlige tidsplan klar til brug, er det tid til at begynde at indtaste opgaver i dit nye tidsstyringssystem!

På den Indgående ark, oprette overskrifter til Opgave, Projekt, dato tilføjet, Etiket, Prioritet, Link, Planlagt, og Færdig.

Disse felter vil alle give mening i et øjeblik, hvor vi begynder at fodre dit "indkommende" ark med automatiske feeds.

2. - Opret og automatiser dine livsmål

Den første af disse feeds er dine livsmål.

Den vigtigste lektion, jeg lærte, er, at når det kommer til de store mål, har du brug for et rum der er ren og kun beregnet til et formål - at overveje de ting, der er mest vigtige for du.

Af alle de tidsstyringsapps, jeg nogensinde har prøvet, er dette et formål, til hvilket Todoist er perfekt.

Det er rent og enkelt. Du opretter de store livsmål til venstre, og derefter på højre side, nedbryder du de virkelig store mål i de delmål, som du vil arbejde mod hele dit liv.

For eksempel er et af mine livs mål at have en lykkelig familie. Nogle delmål heraf er "Giv en positiv barndom" til mine børn, eller "Vær en hengiven & omsorgsfuld mand". Under disse delmål er der, hvor flere detaljer går hen. For eksempel ville det at bygge et soveværelse til min datter helt sikkert give hende en mere positiv barndomsoplevelse.

Nu er dette en handlingsrettede opgave. Hvad du vil gøre er at oprette etiketter til disse handlinger, der kan håndteres, så ToDoist automatisk sender disse til dit master Time Management System.

Du skal bruge ToDoist Premium at have adgang til etiketter (det er billigt og det er værd!)

I ToDoist skal du bare klikke på etiketter i venstre navigationslinje, og klik derefter på Tilføj etiket knap.

I eksemplet ovenfor tilføjede jeg “@happy_family” til selve opgaven for at opbygge en soveværelsesopgave, efter at have oprettet en happy_family-etiket, til at mærke den.

Hvorfor hjælper disse mærker dig? For nu kan du bruge IFTTT at få øje på de mærkede opgaver og indsætte opgaverne i dit helt nye Indgående ark i Google Sheets.

I IFTTT skal du blot vælge ToDoist-udløseren og vælge Ny opgave oprettet med etiket.

Dernæst kan du vælge fra en rulleliste med de etiketter, du oprettede, samt det projekt, hvor du brugte etiketten.

Til sidst skal du indstille handlingen til Google Drev, vælge Føj række til regnearket, og skriv det rigtige navn på dit Google-regneark, hvor du oprettede arket "Indkommende".

Bemærk felterne i det output? Det er de samme felter, som du lige har oprettet i regnearket.

Så nu, hver gang du opretter en Life Goal-relateret opgave i ToDoist og anvender en af ​​de etiketter der du har oprettet IFTTT-triggere til, indlæses denne opgave automatisk i det indgående regneark.

Tænk over det. Nu kan du læne dig tilbage, rydde dit sind og bare planlægge dine livsmål. Ingen bekymringer for, hvordan du planlægger, hvad du skal gøre for at opnå dem - bare brainstorm og mærk opgaver, som du skal udføre for at komme dertil. Lad automatiseringen tage sig af resten.

Tredje - Automatiser dine presserende krav

Naturligvis er dit liv mere end bare dit livsmål. Lad os indse det, daglige krav, telefonopkald og e-mails bombarderer dig konstant med nye krav og nye opgaver. Du har også brug for en måde at håndtere disse krav på.

Svaret til dette er også at automatisere et "indkommende" feed fra din e-mail-konto. Bare rolig, det er virkelig let. Bare opret en IFTTT-trigger for hver gang du stjerne en e-mail i din indbakke.

Opret derefter den samme handling, som du gjorde før - Føj række til regnearket. Sørg for at indtaste det samme regnearknavn korrekt. Du skal også tilpasse Formateret række så det udsender de krævede felter for den indgående tabel, du oprettede.

Den vigtige ting er bare at sikre sig, at emnet for e-mail-linjen stemmer overens med “Opgave” -feltet i dit regneark.

Hver gang du stjernemarkerer en e-mail i din indbakke, tilføjes den e-mail-emnelinje til dit regneark som en anden indgående opgave.

Det smukke ved dette er, at når du scanner e-mails, og du finder en e-mail, der kræver din tid, skal den blive en opgave, der er planlagt i din arbejdsgang. Spild ikke din tid med at prøve at udføre opgaven med det samme. Stjern det bare og gå videre.

Nu hvor du har fået dine livsmål og dine daglige e-mails alle automatiserede til at udfylde de indgående opgaver kø af dit nye tidsstyringssystem, er det tid til at komme ned til at organisere arbejdsgangen til det system.

Fjerde - Organiser din tidsstyring Workflow

Nu kommer den sjove del. Hvis du har brugt ToDoist til at planlægge dine langsigtede mål, og du har stjernemarkeret vigtige ting i dine e-mails, vil du se, at en masse nye opgaver er ankommet på arket!

Husk Planlagt og Færdig felter, du har oprettet? Nå, det var ekstramateriale, der ikke bliver udfyldt af automatiseringen. Dette skyldes, at mens du vælger hvert opgavenavn og flytter dem over til Denne måned eller Denne uge ark, skal du notere, at du har planlagt den opgave. Når du afslutter opgaven, kan du markere den som udført ved hjælp af feltet Udført.

Når en opgave er planlagt, findes den i arket Måned eller Uge. Ideen er, at du hver måned skal flytte alle indgående opgaver, som du tror, ​​du kan udføre denne måned til Denne måned ark.

Det Denne måned og Denne uge ark skal have følgende felter: Opgave, Hvem for?, Frekvens, Gentage og Livsmål.

Når du flytter et opgavenavn fra indgående til denne måned, skal du tage dig tid til at udfylde disse felter. Hvem (hvilken klient eller person) er opgaven til? Er det en opgave, du skal gentage hver måned? Er det fra et af dine livsmål?

Det vigtigste er, at du definerer, hvornår opgaven skal afsluttes af. Sortering efter dette felt hjælper dig med at prioritere, hvilke opgaver du skal udføre, når du planlægger din uge.

Husk, gør dette hver måned. Tag også tid i begyndelsen af ​​ugen til at flytte opgaver fra Denne måned ark til det samme Denne uge ark. Eller i de tilfælde, hvor opgaven gentages månedligt, kan du muligvis bare tilføje opgaven direkte til din ugentlige kalender og opdatere "Next Due" -feltet.

Dette er dette systems skønhed. Det kan hjælpe dig med at styre alt - opgaver relateret til disse vigtige livsmål, dagligdags daglige opgaver, der kommer ud af e-mails, månedlige og ugentlige opgaver, som du har brug for, uanset hvad, og derefter de vigtige opgaver, du føjer til det Indgående ark dig selv.

Efterhånden som opgaverne bliver behandlet og flyder fra fane til fane, bliver de dateret og prioriteret, og så tilføjer du det endelig til din skema for den kommende uge. Dette er tidsplanen på den sidste fane, som du oprettede i starten af ​​denne artikel. Dette bruger tidsblokerende strategi Tidsblokering - Det hemmelige våben til bedre fokusLeder du efter en mere effektiv måde at organisere dine arbejdsdage på? Prøv tidsblokering. Denne tidsstyringstaktik kan hjælpe med at holde dig på sporet, mens du holder distraktioner, udskud og uproduktiv multitasking i skak. Læs mere som Rob for nylig skrev om - hvilket fungerer ganske godt.

Du overvejer muligvis farvekodning af disse opgaver, når du føjer dem til din tidsplan for ugen. Måske skal du oprette en farvekode til hver anden klient eller bruge forskellige farver til at betegne forskellige projekter eller prioriteter.

Nøglen med dette system er, at det er i stand til at håndtere alt fra din livsplanlægning og målopnåelse 5 kritiske fejl, der skal undgås, når du sætter målMålindstilling er en fantastisk måde at skære ned på udskud og øge produktiviteten. Hvis du ikke har mål, har du ikke retning. Uden retning er det let for dig at føle dig fortabt og forvirret. Heldigvis,... Læs mere , til de projekter, du arbejder på lige nu.

De planlægges derefter for at blive udført på den anden og tredje fane og til sidst planlagt og udført på den sidste fane. Så længe du er disciplineret nok til at sætte dig ned og bruge dette system til at planlægge din kommende måned og uge, øger det din produktivitet mange gange.

Har du fundet dit perfekte tidsstyringssystem endnu? Ser det ud som om det muligvis fungerer for dig? Del dine egne oplevelser og tip til tidsstyring i kommentarfeltet nedenfor!

Billedkreditter: Tidsadministration Via Shutterstock