13 Google Kalender-hack for at øge din produktivitet

Nøgle takeaways

• Indstil standardpåmindelser for alle begivenheder i Google Kalender for at undgå at gå glip af vigtige aftaler og forbedre produktiviteten. Tilføj flere meddelelser, hvis det er nødvendigt.
• Integrer Google Kalender med andre værktøjer for at strømline arbejdsgange og undgå konstant at skifte mellem apps. Integrer for eksempel med Slack til planlægning og opdatering af status.
• Modtag en daglig dagsordens-e-mail for at prioritere vigtige påmindelser og aftaler. Konfigurer dette i indstillingerne for Google Kalender for at sikre, at du aldrig går glip af en notifikation.

Det er mere sandsynligt end ikke, at du har brugt Google Kalender mindst én gang, uanset om nogen har sendt dig en mødeinvitation, eller du bare endte med at bruge den, fordi den følger med din enhed.

Mens Google Kalender er en ret ligetil app, når det kommer til planlægning, kommer den med flere fantastiske funktioner og integrationer, der kan hjælpe med at øge din produktivitet og forbedre din overordnede effektivitet. Her er en liste over nogle af de bedste nedenfor.

1. Konfigurer standardpåmindelser

Det er altid nyttigt at indstille påmindelser for at undgå at gå glip af kommende begivenheder eller for at give dig selv tid nok til at forberede dig. Det kan dog være ret besværligt at konfigurere en påmindelse for hver ny begivenhed, du laver.

Heldigvis lader Google Kalender dig automatisk oprette standardpåmindelser for alle de begivenheder, du laver. Sådan gør du:

1. Gå til din Google Kalender-startside.
2. Klik på tandhjulsikonet til højre og vælg Indstillinger.
3. Under Indstillinger for mine kalendere, vælg din kalender.
4. Vælg Begivenhedsmeddelelser og vælg derefter + Tilføj meddelelse.
5. Vælg din foretrukne varighed ved at klikke på rullemenuen.

Fremover vil alle de begivenheder, du opretter, automatisk have disse standardpåmindelser. Bemærk, at du kan tilføje mere end én notifikation - lad os sige, at du vil modtage flere notifikationer for din begivenhed.

Det kan blive overvældende at administrere og bruge forskellige værktøjer på daglig basis, uanset om det er til personligt eller arbejdsmæssigt brug – hvilket kræver, at du konstant skifter mellem værktøjer for at være opmærksom på dine projekter og opgaver.

Mange af disse værktøjer giver dig mulighed for at integrere Google Kalender, så du ikke manuelt behøver at overføre oplysninger til eller fra din app til din kalender. For eksempel er Google Kalender en ret nyttig Slack-integration, du bør prøve hvis du bruger appen til virksomhedsbeskeder. Integrationen lader dig planlægge og slette begivenheder direkte fra Slack. Slack kan opdatere din status baseret på din tidsplan! Bemærk, at hvordan du integrerer Google Kalender med en app, varierer afhængigt af appen.

3. Modtag din daglige dagsorden via e-mail

Hvis du har for vane tilfældigt at stryge notifikationer væk uden at tænke over dem, er der en god chance for, at du måske overser dine kalendernotifikationer. Og hvis du prioriterer e-mails frem for andre former for kommunikation, er her et praktisk trick: du kan få din daglige tidsplan sendt direkte til din e-mail. På denne måde går du ikke glip af de vigtige påmindelser og aftaler.

At gøre dette:

1. Gå til Google Kalender, og klik på tandhjulsikonet.
2. Vælg Indstillinger > Indstillinger for mine kalendere.
3. Vælg den kalender, du vil modtage en e-mail fra.
4. Rul ned til Andre meddelelser.
5. Gå til Dagsorden og vælg E-mail fra rullemenuen.

Forvent at modtage en daglig dagsordens-e-mail hver morgen klokken fem om morgenen for at få et indblik i, hvordan din dag ville se ud.

4. Begynd din uge på en anden dag

Uanset om dit arbejde involverer skiftende tidsplaner, offshore-opgaver med forskellige ugentlige startdage, eller du blot foretrækker en utraditionel start på din uge, har Google Kalender dig dækket. Du kan nemt ændre startdagen for din uge i Google Kalender.

Du skal blot gå til din Google-kalender Indstillinger, Vælg Generel, og rul derefter ned til Vis indstillinger. Klik Start uge på og vælg fra lørdag, Søndag, eller Mandag.

5. Brug din stemme til at indstille en ny begivenhed

Hvis dine hænder ikke er frie i øjeblikket, men har brug for at planlægge en begivenhed med det samme, kan du bruge din stemme til at oprette en begivenhed i stedet for at åbne Google Kalender-appen og indtaste alle detaljerne.

Bare sig noget i stil med: "Hey Google, opret en kalenderbegivenhed: en middag med Jane Doe kl. 20.00. hos Chili. Udover at registrere alle oplysningerne, kan Google bede om yderligere oplysninger, før begivenheden gemmes.

Bemærk, at dette ikke er muligt, hvis du bruger en Apple-enhed. Siri kan ikke oprette begivenheder med Google Kalender. Hvis du ønsker, at Siri skal tilføje begivenheder til din Google-kalender, skal du indstille den som din standardkalender. Gør dette ved at gå til Indstillinger > Kalender > Standard kalender.

6. Integrer din kalender

Det kan være svært at håndtere din tidsplan, især hvis folk ønsker at sætte tidsplaner sammen med dig. Hvis du har en hjemmeside, så lad andre personer sætte en tidsplan med dig baseret på deres præferencer ved at indlejre din kalender på din hjemmeside.

7. Brug en online planlægningssoftware

At dele din kalender kan komme med ulempen ved at få udnyttet din fritid. Hvis du leder efter bedre kontrol over, hvornår andre kan planlægge aftaler med dig, er det værd at udforske værktøjer, der forenkler online planlægning, ligesom Calendly.

Når du tilmelder dig Calendly ved hjælp af din Gmail-adresse, synkroniserer den problemfrit din kalender med din Calendly-konto. Men det er ikke alt. Denne integration bringer en række fordele med sig, såsom automatiseret planlægning, tidszonehåndtering og tilpasning – hvilket gør bookingoplevelsen med dig til en mere personlig oplevelse.

8. Opsæt tidsblokke

Google Kalender kan hjælpe dig yderligere opnå maksimal produktivitet med tidsblokke. Funktionen lader dig tildele udpegede pladser, så du kan fokusere på specifikke projekter eller opgaver. Hvis du gør det, kan du fokusere din energi på bestemte mål effektivt, hvilket forhindrer dig i at udsætte og spilde tid på at skifte fra en opgave til en anden.

9. Afvis automatisk hændelser

Brug af Google Kalender hjælper dig ikke kun med at holde styr på dine aftaler. Du kan også bruge det til at sikre, at du opretholder en balance mellem arbejde og privatliv. Når du angiver en arbejdsplan, kan Google Kalender automatisk afvise mødeindkaldelser, når du er væk fra kontoret eller på ferie.

Du kan også sende dem en fravær-besked, der informerer dem om, hvad de kan gøre i mellemtiden, f.eks. henvise dem til en anden kollega, der kan håndtere deres anmodninger eller bekymringer.

10. Skift med en anden tidszone

At arbejde med mennesker i andre tidszoner kan gøre det vanskeligt at planlægge møder og sætte tidsplaner. I stedet for at bruge for meget tid på at konsultere en online tidszone konverter, kan du bruge Google Kalenders sekundære tidszonefunktion til at holde styr på tidsforskelle og forhindre planlægningsulykker.

Klik på i Google Kalender Indstillinger > Generel > Tidszone. Sæt kryds Vis sekundær tidszone under Tidszone.Du kan også tilføje etiketter til hver tidszone for yderligere organisering.

11. Opret tilbagevendende møder

Hvis du har møder hver uge eller måned, kan du oprette tilbagevendende møder i stedet for manuelt at oprette begivenheder hver gang. Når du opretter en begivenhed, skal du vælge rullemenuen, der siger Gentager sig ikke og vælg, hvor ofte du vil have begivenheden gentaget.

12. Opret en begivenhedsgenvej

Mens oprettelse af en ny begivenhed på Google Kalender kun vil tage dig flere klik, springer en begivenhedsgenvej de fleste trin over og bringer dig direkte til det nye begivenhedsvindue i Google Kalender.

Bare åbn din browser, skriv cal.new, og ramte Gå ind eller returnere. Derudover er der en lang liste over Google Kalender-genveje som kan hjælpe dig med at navigere og bruge appen mere effektivt.

13. Find et ideelt tidspunkt til møder

At finde det ideelle tidspunkt er endnu en kamp med at fastlægge et møde eller en tidsplan. Dette er sværere, jo flere mennesker er involveret, og situationen bliver mere forvirrende, hvis du smider forskellige tidszoner ind i ligningen.

Heldigvis har Google Kalender en Find et tidspunkt-funktion, der lader dig finde en tilgængelig tid for alle på holdet. Det kræver dog adgang til teamets Google-kalendere, og du kan kun bruge det via webappen, ikke på mobilappen. Denne funktion giver dig mulighed for at finde en gensidigt tilgængelig tid, der fungerer for alle på holdet.

Brug din kalender til din fordel

Google Kalender tilbyder en række produktivitetsfremmende funktioner og integrationer. Fra indstilling af standardpåmindelser til styring af tidszoner og brug af stemmekommandoer, kan beherskelse af disse hacks hjælpe dig med at få mest muligt ud af din kalender til effektiv tidsstyring.