Sådan automatiseres Microsoft at gøre med IFTTT

Microsoft To Do er et praktisk værktøj til personlig opgavestyring. Men har du nogensinde prøvet at automatisere det for at øge din produktivitet endnu mere? IFTTT - "If This Then That" er et kodefrit værktøj til opgaveautomatisering. Ved hjælp af IFTTT kan du automatisere opgaveoprettelse, -fuldførelse eller krydsplanlægning i Microsoft To Do.

Klar til at stoppe din daglige manuelle skylning og gentage på Microsoft To Do? Sådan gør du det.

Automatisering af e-mail-beskeder for nye Microsoft-opgaver

Du skal bruge en IFTTT-applet til at automatisere e-mail-meddelelser til angivne e-mailadresser, når en opgave oprettes i Microsoft To Do. Denne applet vil bruge en kæde af to handlinger:

• Den første handling vil oprette en ny opgave, hver gang du føjer en begivenhed til Google Kalender.
• Den anden handling sender en e-mail med besked om opgaveoprettelse til udpegede modtagere.

I det mindste skal du have et IFTTT Pro-abonnement på $2,5/måned for at tilføje mere end én handling til en applet.

Lad os nu gå igennem en kreativ måde at bruge Microsoft To Do produktivt. For at begynde skal du logge ind på din IFTTT-konto eller oprette en konto på IFTTT hjemmeside hvis du ikke allerede har gjort det. Det kan du også gøre via mobilappen på Android eller iOS. Trinene er ens på tværs af platforme.

Følg derefter disse trin:

1. Klik på dit IFTTT-dashboard skab øverst til højre.
2. Klik Tilføje til højre for Hvis dette banner.
3. Skriv "Google Kalender" i søgefeltet, og klik på Google Kalender banneret, når det vises.
4. Vælg fra listen over udløsere Ny begivenhed tilføjet.
5. Hvis du bliver bedt om det, klik Forbinde og følg vejledningen på skærmen for at linke din IFTTT-konto til din Google-konto.
6. Klik derefter Opret trigger.
7. Klik på Så det banner. Skriv derefter "To Do" i søgefeltet. Vælg Microsoft at gøre når du ser det.
8. Klik Opret opgave i opgavelisten. IFTTT tilføjer din Microsoft To Do-konto som standard.
9. Du kan klikke Tilføj ny konto for at skifte Microsoft-konti.
10. Fra Hvilken opgaveliste? rullemenuen skal du vælge opgavelisten, der vil modtage kalenderudløseren
11. Det Opgavelegeme felt indeholder de ingredienser, der er inkluderet i den oprettede opgave; dette er opgavebeskrivelsen. Ingredienserne er fremhævet med gråt. Du kan lade dette være som standard eller fjerne det, du ikke vil inkludere i dine opgavedetaljer.
12. Klik Skab handling.
13. Klik derefter på krydsikonet (+) under Derefter banner.
14. Type Gmail i søgefeltet. Klik Gmail fra resultatet.
15. Vælg Send en e-mail.
16. Indtast e-mail-adresserne på de personer, du vil give besked i At adressere Mark. Hvis du tagger mere end én e-mailadresse, skal du adskille hver med et komma. For at tagge flere personer skal du indtaste deres e-mailadresser i CC adresse og BCC adressefelter efter behov. Disse tjener formålet med CC og BCC i almindelige e-mails.
17. Lad de andre felter være som de er. Rul derefter ned og klik skabhandling.
18. Klik Blive ved.
19. Klik til sidst Afslut for at aktivere din Applet.

Den oprettede Applet kører nu på din IFTTT-konto. Hver gang du tilføjer en Google Kalender-begivenhed, skriver den denne opgave til din Microsoft To Do-liste og sender en e-mail til de angivne adresser med detaljerne om opgaven. Dette er en fantastisk Google Kalender-tip til at øge produktiviteten.

Sådan bruges IFTTT til opgavereplikering i Microsoft To Do

Du kan krydsplanlægge opgaver fra en anden opgavestyringsapp som Asana, Trello eller Clickup på Microsoft To Do.

Appletten nedenfor vil oprette en ny opgave på Microsoft To Do, hver gang en ny opgave er tildelt dig fra din organisation på Asana:

1. Gå til skab øverst til højre og klik på Hvis dette banner.
2. Skriv "Asana" i søgefeltet og klik Asana.
3. Klik Ny opgave tildelt dig i et projekt. Klik Forbinde hvis du bliver bedt om det, og følg instruktionerne på skærmen for at forbinde IFTTT med Asana.
4. Vælg din Asana-konto og organisationens arbejdsområde. Angiv det projekt, du vil spore, ved at indsætte dets URL i Projektnavn eller URL boks.
5. Klik Opret trigger.
6. Klik på Så det banner.
7. Skriv "Microsoft" i søgefeltet og vælg Microsoft at gøre når den dukker op.
8. Klik Opret opgave i opgavelisten.
9. Vælg den ønskede Microsoft-to-do-opgaveliste fra Hvilken opgaveliste? dropdown.
10. Rul ned og klik Skab handling.
11. Klik Blive ved.
12. Klik til sidst Afslut for at implementere din Applet.

Når den er implementeret, vil din Applet udføre Asana-Microsoft To Do-workflowet i overensstemmelse hermed. Dette kan være en hjælp Asana-hack for at øge din produktivitet.

Sådan automatiseres opgavefuldførelse ved hjælp af IFTTT

Ved at bruge en anden IFTTT-applet kan du automatisk e-maile folk, når du har fuldført en opgave fra dem, der er føjet til Microsoft To Do.

Du skal kun sikre dig, at du sporer den samme opgaveliste som ovenfor i denne nye Applet. Sådan gør du:

1. Klik på dit IFTTT-dashboard skab og klik på Hvis dette banner.
2. Skriv derefter "To Do" i søgefeltet og vælg Microsoft at gøre når du ser det.
3. På den følgende side skal du klikke på Opgave i liste udført udløser.
4. Sørg for at indstille Hvilken opgaveliste? dropdown til opgavelisten, der blev brugt ved automatisering af opgaveoprettelse i de foregående afsnit. Hvis du f.eks. automatiserer oprettelse af nye opgaver på "Eksempelopgave", skal du vælge den samme opgave for triggeren.
5. Klik på Så det banner og skriv "Gmail" i søgefeltet. Vælg Gmail når det ses.
6. Klik Send en e-mail. Udfyld derefter e-mail-adressefelterne på den følgende side i overensstemmelse hermed, adskil e-mailadresserne med et komma.

   Afhængigt af din arbejdsgang kan disse også være de e-mails, du har givet besked, da du oprettede opgaven.

7. Lad de andre felter være som de er. Klik derefter Skab handling.
8. Klik Blive ved.
9. Klik til sidst Afslut for at aktivere din Microsoft To Do-opgavefuldførelse-applet.

Når du fuldfører den angivne opgave i Microsoft To Do, sender din IFTTT-applet en e-mail-meddelelse til de angivne adresser om, at du har fuldført den.

Udover disse eksempler, vi har givet ovenfor, har IFTTT også offentlige Microsoft To Do-applets, som du frit kan bruge. Du er velkommen til at udforske disse på IFTTT's Microsoft To Do offentlige applets-side.

Automatiser Microsoft at gøre uden begrænsninger

IFTTT har over 700 tjenester til automatisering. Den eneste lille begrænsning med det er, at nogle triggere muligvis ikke understøttes eller endnu ikke er tilgængelige. På trods af denne begrænsning kan du stadig sammenkæde Applet-enheder kreativt for at nå dit automatiseringsmål.