Sådan gør du spor ændringer nemmere at bruge på Microsoft Word

Spor ændringer er et af de bedste værktøjer til at redigere Word-dokumenter og samarbejde med andre, men det kan blive kompliceret og rodet at bruge det. Hvis du er ny til denne funktion på Microsoft Word eller ikke kan tåle de røde markeringer og mærkelige indstillinger, skal du ikke give op på Track Changes endnu.

Når du først forstår, hvordan de forskellige komponenter fungerer, er funktionen nemmere at bruge. Du kan tilpasse funktionen til at komme med et mere ryddeligt system, når du reviderer et dokument eller gennemgår en andens redigeringer. Her er nogle ideer.

1. Vis revisioner i balloner

Sporændringer er ikke kun en tænd/sluk-knap. Når du først har lært det grundlæggende ved hjælp af MS Words Track Changes, kan du udforske dens funktioner og tilpasse din brugeroplevelse endnu mere.

En af hovedkomponenterne, du kan ændre, er markup-displayet. Når du går til Gennemgå > Vis markering > Balloner, har du tre muligheder:

• Vis revisioner i balloner
• Vis alle revisioner inline
• Vis kun formatering i balloner

Track Changes bruger som standard inline-revisioner, hvilket betyder at skrabe slettede ord ud og indsætte dine redigeringer i selve teksten. Et par af sådanne revisioner er overskuelige, men en hel bog af dem kan være en øjenpine. Denne indstilling fremhæver heller ikke formatering - at prøve at finde disse redigeringer er besværligt.

Brug af balloner kun til formatering er et skridt op i forhold til inline-revisioner. Sletninger og indsættelser vises stadig i hovedteksten, men eventuelle formatændringer vises i balloner i et panel til højre for teksten.

Hvis inline-redigering slet ikke er din præference, skal du skifte til revisioner i balloner. Du kan derefter slette, indsætte og formatere alt, hvad du vil, og en liste over dine ændringer vises i panelet til højre. Der er stadig rødt, men dine redigeringer er meget mere ryddelige og nemme at administrere.

2. Brug ingen eller simpel markering for at undgå distraktioner

Afhængigt af din redigeringsstil foretrækker du måske først at læse et dokument igennem, før du justerer det for at få en fornemmelse af dets flow, læsbarhed og potentielle huller. At fylde teksten med markeringer fra start kan virke kontraproduktivt.

Track Changes tilbyder to løsninger i Vis til gennemgang Drop down menu. Simpel markering skjuler balloner og inline-revisioner og viser kun lodrette røde linjer for at vise, hvor der er foretaget ændringer. Klik på en af ​​disse linjer for hurtigt at afsløre redigeringer. Klik igen for at skjule dem.

Ingen markering fjerner også de lodrette linjer. Du kan læse og redigere i fred, indtil du vælger andet. At arbejde med en af ​​disse indstillinger sikrer et klart dokument med minimale distraktioner. Hvis du arbejder med et team, skal du etablere bedste måder at samarbejde i realtid om Word, og nedsæt Track Changes-regler, så alle kan arbejde komfortabelt.

3. Brug alle markeringer eller originale sparsomt

Du behøver ikke at vise et Word-dokuments fulde opmærkning, medmindre du specifikt ønsker at gennemgå en bestemt revision eller integrere ændringerne.

Det er endnu mindre nødvendigt at se på den originale tekst. Du kan se på den originale tekst for kort at sammenligne de to versioner, for eksempel med hensyn til stil eller længde, men det er det hele. Så du behøver ikke at aktivere nogen af ​​disse indstillinger, før du rent faktisk har brug for dem. Dette kan hjælpe med at minimere din frustration over Spor ændringer.

4. Tilpas farver og markeringer

Når flere brugere arbejder på et Word-dokument og foretager ændringer, fremhæver funktionen Spor ændringer deres redigeringer i forskellige farver. Det mest rystende problem med Track Changes er ofte den røde standardfarve på dens markeringer, især når den dominerer tekster med mange revisioner.

Den gode nyhed er, at du kan ændre denne farve. Faktisk kan du farvekode hvert dokument, du arbejder på.

I Sporing sektionen skal du klikke på Skift sporingsmuligheder pil. Du vil se nogle grundlæggende indstillinger, som du kan ændre, men for at få adgang til flere muligheder, klik Avancerede indstillinger. Dette åbner et vindue, der tilbyder flere måder at gøre Track Changes til dine egne.

Du kan vælge bedre farver til indsættelser, sletninger, formatering og mere. Du kan endda ændre, hvordan hver funktion er markeret, lige fra fed skrift til dobbelt gennemstregning og symboler. Derudover kan du endda justere udseendet af balloner. Hent inspiration fra produktivitetsapps med effektiv farvekodning eller bare vælg farver, der er lette for øjnene, når du bruger Track Changes.

At efterlade kommentarer er den næstbedste måde at give feedback på Microsoft Word udover Spor ændringer. Men overforbrug af kommentarer kan gøre redigerings- og læseoplevelsen lige så overvældende.

Det, der gør det nemmere at bruge kommentarer sammen med Track Changes, er at beslutte på forhånd, hvordan du vil bruge hver funktion. Når det kommer til kommentarer, kan du reservere dem til spørgsmål til forfatteren eller ideer til forbedring af teksten – ting du ikke kan sige gennem Track Changes uden at tilføje mere rødt.

Derudover er det bedst kun at fremhæve de ord, der vedrører dine kommentarer, ikke hele afsnit. Du kan endda placere dine kommentarer kun i begyndelsen eller slutningen af ​​kapitler.

Hvis du kæmper med et dokument, der er overbelastet med noter og kommentarer, kan du prøve at udforske de tilgængelige muligheder i Vis kommentarer Drop down menu. Denne funktion kan hjælpe dig med at organisere kommentarer på en måde, der giver mening for dig, uanset om du læser eller redigerer teksten.

Alternativt, hvis det dokument, du reviderer, er lille, men du har meget at sige, kan du overveje at gå til en tom side i starten eller slutningen af ​​dokumentet og angiver den feedback, du ville have lagt i kommentarer der. Du kan også gøre dette for individuelle kapitler. Kommentarværktøjet er mere praktisk, men du kan frit bruge det, når og når du vil have det.

Tøv ikke med at være kreativ med de funktioner, du har til rådighed, f.eks tilføjelse af Microsoft Words linjenumre til teksten og derefter henvise til specifikke linjer i din feedback. Tag dig tid til at lære alt, hvad denne tekstbehandlingssoftware har at tilbyde, og tilpas hvert Track Changes-job i overensstemmelse hermed.

7. Accepter eller afvis grupper af revisioner

Som skribent, der gennemgår en redaktørs revisioner, er det vigtigt nøje at overveje de fleste ændringer, selv når du laver dine egne redigeringer.

Men når det kommer til mindre rettelser såsom formatering eller staverettelser, er der en hurtigere måde at integrere ændringerne eller slippe af med dem. Du skal bare vælge hele afsnittet, højreklikke på det, og gå efter enten Accepter ændring eller Afvis ændring. Dit valg vil påvirke alle revisionerne i det pågældende afsnit.

Du kan gå endnu længere og integrere hele dokumentets revisioner. For at gøre dette, efter at have højreklikket på det fremhævede afsnit, skal du vælge den nedadgående pil under Acceptere i værktøjslinjen og derefter Accepter alle ændringer. Lige under det har du også mulighed for automatisk at stoppe Spor ændringer.

8. Juster din anmeldelsesrude

Som tidligere nævnt kan du bruge alt, der vil forbedre din brugeroplevelse med Track Changes, herunder produktivitetstilføjelser til Microsoft Word. Men selv blot at omarrangere layoutet af dit digitale arbejdsområde kan gavne din arbejdsgang.

Gennemgangsruden på Spor ændringer er en anden måde at se alle revisioner på, uden at de roder på din skærm. Du kan redigere et dokument uden markering og lade ruden generere en simpel liste over ændringer. Ved at klikke på pilen ved siden af Gennemgangsrude, kan du skifte den fra en lodret til en vandret position og tilbage igen.

Få sporændringer til at fungere for dig

Det kan virke komplekst ved første øjekast, men Microsofts Track Changes-program er faktisk meget enkelt og nyttigt, når du først har lært ins og outs. Uanset om du foretager eller modtager redigeringer, skal du indstille dine indstillinger for spor ændringer, før du begynder at arbejde for at gøre tingene lettere. Organiser, hvordan markeringer, kommentarer og din gennemgangsrude skal se ud i og omkring din tekst.

Det er nemmere at bruge Spor ændringer på Microsoft Word, når du først har oprettet et layout og farveskema, der motiverer dig i stedet for at overstimulere dig.