Sådan bruger du Airtable-automatiseringer til problemfri projektstyring

Hvis du konstant er på udkig efter et effektivt projektstyringsværktøj, skal du ikke lede længere end til Airtable. Platformen tilbyder et væld af funktioner til fremragende datavisualisering og forenklet redigering. Ud over disse kan Airtable også automatisere opgaver, hvilket reducerer den tid og indsats, du bruger på datahåndtering.

Airtable-automatiseringer er gode til at udføre gentagne opgaver som dataindtastning og e-mail-opdateringer. Lad os se på alle de typer automatiseringer, du kan opnå med den gratis version af Airtable.

Hvad er Airtable-automatiseringer?

Airtable automatiseringer er foruddefinerede sekvenser eller arbejdsgange, der kan øge din produktivitet markant med automatisering af gentagne opgaver. De reducerer fejlfrekvensen for manuelle processer, mens de sparer dig tid og kræfter på gentagne opgaver.

Der er tre hovedelementer i Airtable-automatiseringer:

• Udløser: Dette definerer den hændelse, der starter automatiseringssekvensen.
instagram viewer
• Udløserkonfiguration: Dette er den tilstand, hvor aftrækkeren udløses. Her bør du definere tabeldetaljerne og betingelserne på feltniveau, som en post skal matche for at udløse en hændelse.
• Handlinger: Dette definerer handlingen eller rækkefølgen af ​​handlinger, der skal udføres, når en automatisering udløses.

Når en Airtable-automatisering er slået til, ser den ud for hændelser i din base, der matcher trigger-konfigurationen. En automatisering udløses kun, når alle betingelser for udløseren er opfyldt.

Sådan opretter du en automatisering på Airtable

For at oprette en automatisering skal du konfigurere triggeren og det sæt handlinger, der følger efter triggeren. Sådan konfigurerer du en automatisering på Airtable:

Trin 1: Tilføj en trigger

Klik på fanen Automatiseringer Tilføj trigger. Dette viser dig en liste over triggere, som du kan vælge imellem. Listen inkluderer triggere i din Airtable-base og eksterne integrationer, der kan udløse en begivenhed, for eksempel en begivenhed oprettet på Google Kalender.

Trin 2: Konfigurer triggeren

Når du har valgt udløseren, kan du se og ændre egenskaberne for udløseren. Du kan også vælge at ændre triggertypen her.

Du konfigurerer triggerhændelsen baseret på triggertypen. For eksempel hvis triggertypen er Når rekorden matcher betingelserne, skal du angive den tabel, der skal overvåges, ud over de betingelser, en post skal opfylde for at udløse denne hændelse.

Trin 3: Tilføj handlingen

Dernæst skal du vælge den handling, du vil udføre. Du har flere muligheder her, lige fra oprettelse og opdatering af poster til at sende e-mails eller notifikationer på eksterne applikationer. For eksempel,

Trin 4: Konfigurer handlingen

Du skal nu konfigurere handlingen baseret på den valgte handling. For eksempel hvis handlingen er Send en e-mail, skal du angive e-mail-modtagere, emne, indhold og alle detaljer, du vil inkludere i e-mailen.

Trin 5: Tilføj yderligere betingelser eller handlinger

Du kan introducere yderligere logik og handlinger til din automatisering baseret på tidligere handlinger. Du kan gøre dette ved at gentage trin 4 og 5 efter behov.

Trin 6: Test automatiseringen

Inden du kører din nyoprettede automatisering, skal du klikke på Test automatisering for at kontrollere, om triggeren og handlingerne er sat op efter hensigten.

Trin 7: Tænd for automatiseringen

Du kan tænde for automatiseringen, når du er sikker på din opsætning. Bemærk, at når en Airtable-automatisering er slået til, gælder den ikke for eksisterende poster, der opfylder trigger-konfigurationen.

Sådan integreres Airtable-automatiseringer

Airtable-automatiseringer er ikke kun begrænset til oprettelse/opdatering af basisregistreringer og afsendelse af e-mails. Du kan også integrere det med eksterne applikationer som Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Kalender, Google Forms, Google Sheets, Outlook-e-mail, Outlook-kalender, GitHub-problemer, Facebook-sider, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Datacenter, Twilio og Hootsuite.

Her er nogle eksempler på brugstilfælde til eksterne integrationer af Airtable-automatisering:

1. Send beskeder til en kollega på Slack når de er tildelt en post: Udløseren for denne automatisering er Når rekorden matcher betingelserne, og betingelsen er, at modtageren af ​​en post ændres til en given bruger. Således vil Airtable køre Slack > Send besked handling, hvis alle triggere er til stede. Du kan konfigurere beskedteksten og modtagere.
2. Tilføj en post til en opgaveliste, når en begivenhed oprettes i en Google Kalender: Her er udløseren Google Kalender > Når begivenheden oprettes, og handlingen er Opret registrering. Du kan vælge, hvor den nye post skal hen, og udfylde detaljerne for den.
3. Føj fuldførte opgaver til et Google-regneark: Udløseren her er Når rekorden matcher betingelserne at statusfeltet for en post er ændret til afsluttet, eller at posten nu er i en filtreret visning, der kun viser de udførte opgaver. Handlingen er Google Sheets > Tilføj række. Du kan vælge det ønskede Google-ark, der skal opdateres, og de felter, der skal migreres fra basen til arket.

Begrænsninger af Airtable-automatiseringer

Selvom automatiseringerne på Airtable kan være ret praktiske, har de nogle begrænsninger. For hver Airtable-base kan du maksimalt have 50 automatiseringsarbejdsgange, uanset om de er aktive eller inaktive. Du kan dog omgå dette ved at kombinere flere handlinger i en enkelt automatisering.

Hver Airtable-automatisering kan have op til 25 handlinger. Dette er heller ikke meget af en hindring, da output fra én handling kan være input for en anden i samme arbejdsgang. Derudover har Airtable-automatiseringer forskellige køregrænser, afhængigt af din plan. Dette inkluderer både vellykkede og mislykkede kørsler.

Airtable fører en historik over dine automatiseringskørsler med detaljer om hver udført automatisering. Omfanget af denne funktion afhænger også af din arbejdsområdeplan.

Med den gratis version af Airtable kan du kun sende automatiske e-mails til samarbejdspartnere inden for den valgte base. Du kan dog konfigurere dette til eksterne e-mailadresser i andre arbejdsområdeplaner.

Kun nye ændringer kan udløse automatiseringen. Derudover er det værd at nævne det integrationer med Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center og Twilio er ikke tilgængelige på den gratis plan.

Spar tid med Airtable-automatiseringer

Automatiseringer på Airtable er effektive måder at optimere processer og skære ned på manuelt arbejde. Med den rigtige workflow-opsætning kan du genvinde flere timer hver uge i din projektstyringsrutine.

Så næste gang du sætter et projekt op, skal du bruge tid og kræfter på at opsætte Airtable-automatiseringer, så du kan slappe af og lade opgaverne klare sig selv.